Акт приема-передачи дел бухгалтера. скачать образец

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Акт приема-передачи дел бухгалтера. скачать образец" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Документы бухгалтерского учета

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

Классификация

Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

  • внутренние и внешние;
  • распорядительные и оправдательные;
  • разовые и накопительные;
  • строгого учета и обычные.

В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

Первичные документы

Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

  • наименование;
  • номер документа;
  • суть сделки или операции;
  • данные составителя;
  • подпись руководителя организации и печать (если она используется).

Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

Учетные регистры

Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

  • в специальных книгах (журналах);
  • на отдельных листах и карточках;
  • в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
  • непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.

Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.

Сроки хранения

Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

Ответственность бухгалтера

Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:

  • бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
  • учетную политику и локальные нормативные акты;
  • сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
  • переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).

Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так:

Акт о приеме-передаче дел по бухгалтерскому учету

Открыть документ в галерее:

Текст документа:

Утвержден постановлением МИД от 26.03.2007 N 45

в соответствии с приказом загранучреждения от «__» _________ 20__ г. N ______ составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующее:

1. Денежные средства и другие ценности, находящиеся в кассе на основании акта инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей от «__» ________ 20__ г. (прилагается).

2. Денежные средства на текущем счете в банке (согласно выписке банка по всем имеющимся счетам раздельно): __________________________________

3. Бухгалтерские документы, находящиеся в бухгалтерии, за текущий год и прошедшие годы, не сданные в установленном порядке в архив загранучреждения:

Примечание. В аналогичном порядке передаются бухгалтерские документы, составленные на машинных носителях информации.

4. Печати, штампы, ключи и другие ценные предметы, находящиеся на ответственном хранении в бухгалтерии:

5. В акте о приеме-передаче дел должно быть отражено:

соответствуют ли остатки по данным синтетического учета данным регистров аналитического учета на последнюю отчетную дату (на 1-е число предыдущего месяца), а также остаткам в кассовых книгах и данным банковских выписок;

Читайте так же:  Договор купли-продажи земельного участка. образец заполнения

состояние дебиторской и кредиторской задолженности, включая расчеты по возмещению налога на добавленную стоимость за приобретенные товарно-материальные ценности и оказанные услуги, и принятые меры по их устранению.

Акт приёма-передачи документов

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

[3]

Акт приема-передачи документов (образец)

akt_priema-peredachi_dokumentov.jpg

Похожие публикации

В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации. Просто так важные документы передавать нельзя — стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи). Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке. Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п., он будет выступать в качестве важного доказательства.

Читайте так же:  Что нужно знать об ипотеке советы по ипотеке от экспертов

Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

В каких случаях требуется оформление акта?

Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:

при передаче документации от одного сотрудника другому;

при смене руководящих лиц в организации;

при перемещении важных документов внутри предприятия;

при сдаче бумаг на хранение в архив компании.

Особенности составления документа

Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

его полное наименование;

дату и место составления;

состав комиссии (при ее назначении);

подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;

присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;

Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);

подписи членов комиссии.

При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом. Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту. Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

Составление акта при смене генерального директора

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Составление акта при смене бухгалтера

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера необходимо составлять для того, чтобы у нового сотрудника был на руках точный перечень имеющихся в наличии бумаг. Если в состав бухгалтерской документации входят бланки строгой отчетности – на них следует составить отдельный акт. Передачу печати также стоит оформить новым актом. При передаче дел могут присутствовать представители специально созданной комиссии.

Рекомендации по оформлению акта

Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.

Видео (кликните для воспроизведения).

Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.

Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).

Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.

В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок). При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них. Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.

Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц. При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.

Так как генеральный директор и главный бухгалтер являются материально ответственными лицами, перед передачей дел они обязаны провести инвентаризацию имущества и документов. Об этом сказано в п. 22 Методических указаний, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Акт передачи дел главного бухгалтера

Процедура приема и передачи дел главного бухгалтера нормативными документами не регулируется, поэтому рекомендуем использовать пошаговую инструкцию, учитывающую большинство факторов. Вы можете воспользоваться приемлемыми для вас рекомендациями.

Инструкция по передачи дел

Каждая компания может самостоятельно устанавливать правила приема-передачи дел, закрепив порядок приказом, в котором следует указать:

  • причину передачи дел;
  • сроки проведения;
  • ответственное за передачу лицо;
  • лицо, принимающее дела;
  • членов комиссии;
  • дату завершения учетных процессов.

2. Завершение учетного процесса

Главный бухгалтер, сдающий дела, должен сформировать все первичные документы, сделать соответствующие бухгалтерские записи, подготовить отчетность, рассчитать страховые взносы, статотчетность и т. д.

3. Инвентаризация

Инвентаризация денежных средств проводится, независимо от того, был ли заключен договор о материальной ответственности. Результаты инвентаризации оформляют описями в трех экземплярах и прикрепляют к акту приема-передачи дел.

4. Проверка

Для объективной оценки состояния дел целесообразно провести аудиторскую проверку. Если это невозможно, вновь назначенный главный бухгалтер своими силами должен проверить учет и отчетность, особенно внимательно – за текущий год.

5. Акт приемки-передачи

Акт приема-передачи нужно составить для разграничения ответственности передающего и принимающего лица. Дополнительно данный документ помогает получить представление о том, в каком состоянии находятся:

[2]

  • основные финансовые показатели компании;
  • первичная документация.

В акте должны быть отражены следующие вопросы:

  • Характеристика работы бухгалтерии и состояние бухгалтерского учета.
  • Учет денежных средств.
  • Учет расчетных операций.
  • Учет основных средств и нематериальных активов.
  • Материальный учет.
  • Расчеты с работниками.
  • Отчетность.
  • Организация хранения документов.
  • Опись первичных документов.
  • Остатки по счетам.
  • Недостающие документы с объяснительными записками предыдущего главного бухгалтера.
  • Замечания к акту.
  • Передача фирменной печати, штампов, ключей от сейфа, ключей от «Клиент-Банка», сертификатов оператора связи.
  • Подписи сдающего и принимающего главных бухгалтеров и членов комиссии.
  • Дата приемки-передачи дел.
  • Документ, на основании которого переданы дела (приказ).
Читайте так же:  Можно ли беременной встать на биржу труда

В больших компаниях в бухгалтерии работает, кроме главного бухгалтера, целый штат сотрудников. В акт приема-передачи включаются только документы, которые непосредственного контролировал главный бухгалтер.

После прихода на должность нового работника может возникнуть вопрос о части его ответственности. Новый главный бухгалтер не может быть привлечен к ответственности за неподобающее ведение бухучета или неуплату налогов предшественником.

Если увольняющимся главным бухгалтером был причинен материальный ущерб компании, он должен возместить его полностью. Но в случае если главбух не подписывал договор о полной материальной ответственности, возмещение возможно только в размере его средней заработной платы.

Вступление в должность

Вполне возможна ситуация, когда главному бухгалтеру не от кого принимать дела, так как бывший сотрудник уже уволен. Нужно учитывать, что без подписания акта приемки-передачи невозможно будет доказать отсутствие части документов. Можно посоветовать принимать дела только после проведения аудита, чтобы избежать возможных неприятностей.

Если смена главного бухгалтера планируется при еще работающем предшественнике, желательно принять нового главбуха на должность заместителя. Так можно без спешки передать дела, и только после этого издавать приказы об увольнении-назначении.

Смена главного бухгалтера нередко происходит по причинам, которые могут стать для нового работника неприятным сюрпризом. Именно по этой причине не стоит относиться к процессу приема-передачи дел как к простой формальности.

Увольнение главного бухгалтера. Акт приёма-передачи дел

В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.

В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.

  1. Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
  2. Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
  3. Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
  4. Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
  5. Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).

На чем построить увольнение?

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Главный бухгалтер хочет уйти сам

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.

Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

  1. Подложные документы при оформлении трудового договора.
  2. Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
  3. Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
  4. Прогул.
  5. Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
  6. Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
  7. Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
  8. Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
  9. Ликвидация организации.
  10. Сокращение штата или численности.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.

Читайте так же:  Особенности денежных переводов форсаж

Основания, связанные с материальной ответственностью

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

  • совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
  • своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
  • участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

  • у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
  • собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
  • главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.

Как передать дела в новые руки

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

  • основание передачи (статью увольнения);
  • сроки проверки и передачи дел;
  • состав комиссии, осуществляющей проверку;
  • личные данные принимающего лица;
  • подписи сторон, печать организации.

Кому передавать?

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Проверка дел

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

  • учет финансов, кассы;
  • госплатежи;
  • итог инвентаризации;
  • обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Что передавать?

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

  • балансовые и кассовые отчеты;
  • документы структурных подразделений;
  • банковские бумаги;
  • архивные документы со сроком до 5 лет;
  • ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Образец акта приема-передачи дел

Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.

Акт приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел – это документ, предназначенный для официальной регистрации факта передачи обязанностей и должности от одного сотрудника другому при увольнении, уходе в отпуск или переводе в другой филиал/отдел. Составление происходит в несколько шагов:

  1. Создание специальной комиссии: Назначение приемника и полная проверка текущей документации/качества работы. На этом этапе выявляются всевозможные ошибки и нарушения, допущенные уходящим сотрудником. Позднее они будут перечислены в акте и обработаны назначенным на должность лицом. В случае обнаружения серьёзных просчётов/недостач вопрос выносится на более высокий уровень, после чего назначается повторная, углублённая проверка всей документации и проделанной работы;
  2. Подготовка документации и текущих задач к передаче: На этом этапе новый сотрудник обучается, принимает все дела и должностные инструкции, получает рекомендации и ответы на все возможные вопросы. Комиссия проверяет успешность прохождения обучения и принимает решение о переходе к следующему шагу.
  3. Оформление акта приема передачи дел: На основании полученных данных заполняется тело документа, и выставляются подписи всех участников процесса. После этого передача считается завершённой.

Количество экземпляров определяется численностью заинтересованных сторон. Обычно, документ составляется для личного дела и для отдела кадров, т. е. в двух экземплярах.

Что же касается составления акта при уходе сотрудника (например, главного бухгалтера или руководителя ТСЖ) в отпуск, то процесс, аналогичен описанному выше, и для оформления используется один тот же образец. Разница лишь в том, что должность сдаётся на время и ошибки, допущенные в ходе работы, могут быть исправлены тем же сотрудником по возвращении из отпуска.

Передача дел при смене главного бухгалтера

Так как это особый случай, рассмотреть его стоит отдельно. Во время увольнения главного бухгалтера проверкой занимается не только комиссия и приемник, но и специальная аудиторская компания или группа сотрудников. Во внимание принимаются все важные для организации процессы и документы:

  • Соответствие формы заполнения бухгалтерских документов стандартам предприятия;
  • Корректный учёт движения ДС, наличие необходимых документов, подходящие условия хранения наличности, своевременность регистрации всех операций;
  • Корректность учёта взаиморасчётов
  • Правильность начисления амортизации и допустимое состояние основных средств;
  • Корректный учёт имущества организации: своевременность проведения инвентаризации, наличие подписей главного бухгалтера, полнота учёта, состояние имеющегося имущества;
  • Правильность и своевременность расчётов с сотрудниками. Корректность оформления личной документации
  • Все вопросы, касающиеся налогового учёта и взаимодействия с гос. органами;
  • Надлежащее хранение бухгалтерских архивов и прочей документации;

Информация по каждому вышеперечисленному пункту заносится в акт приема-передачи дел, где свои подписи проставляют все члены комиссии, увольняющийся и вновь назначаемый главный бухгалтер, глава организации. Данный образец содержит унифицированную форму, официально утверждённую законодательством РФ:

[1]

Стоит также упомянуть, что акт приема-передачи используется и для обмена судебными делами между государственными органами судебного аппарата. Для составления подобного вида документа используется следующий образец:

Читайте так же:  Выращивание грибов, овощей

Передача дел при смене руководителя товарищества собственников жилья

Как и любая другая организация, ТСЖ назначает и периодически переизбирает руководство, в связи с чем имеет место вопрос освоения должности новым сотрудником. Общая последовательность действий при смещении руководителя аналогична описанной выше ситуации (при увольнении). Специально созданная комиссия из трёх членов правления ТСЖ проводит комплексный аудит и регистрирует все недочёты, в том числе расхождения в вопросах инвентаризации и состоянии имущества. В случае раскрытия серьёзных нарушений, вопрос выносится на рассмотрение общего собрания.

Примерный образец акта приема-передачи должности и дел председателя ТСЖ:

Также предлагаем просмотреть полезную видеоконсультацию по оформлению увольнения главы бухгалтерского отдела:

Акт приема-передачи бухгалтерских документов

Акт — нормативный документ, составленный в нескольких экземплярах и подписанный сторонами для подтверждения установленных событий или фактов. При смене бухгалтера на предприятии составляется и подписывается акт приема-передачи бухгалтерских документов. На государственных предприятиях этот документ имеет унифицированную форму, но может меняться ведомством ввиду особенностей хозяйственной деятельности.

Форма заполнения акта передачи дел бухгалтера обычно регламентируется правилами о порядке составления актов, при заполнении которых во избежание ошибок предоставляется пример. На негосударственных (небюджетных) предприятиях акт приема-передачи бухгалтерских документов может иметь простую форму в виде описи дел, принимаемых новым главбухом.

Пример акта приема-передачи бухгалтерских документов

Акт приема-передачи бухгалтерских документов при смене директора или в других случаях — это документ, содержащий информацию о состоянии бухгалтерской отчетности в период передачи дел новому главному бухгалтеру. В дальнейшем акт приема-передачи документов может использоваться при составлении отчетности, а также снять ответственность с бухгалтера за неправильное ведение бухучета за период, предшествующий смене должностного лица. Содержание акта урегулировано нормативными документами (шаблон заполнения ниже), но может дополняться или сокращаться в зависимости от специфики деятельности предприятия.

Акт приемки обязательно дополняется документами о состоянии предприятия и служебными записками членов специальной комиссии, которая формируется для документальной проверки и приема-передачи дел при смене бухгалтера предприятия.

Составляется образец и акт приема-передачи бухгалтерских документов в трех экземплярах (руководителю, передающему и принимающему дела бухгалтеру). Четвертый экземпляр оформляется при передаче дел в представительстве или филиале и передается в головной офис. Дополнительно может быть составлен акт приема-передачи печати.

Как оформлять

По понятиям о делопроизводстве, акт приёма передачи документов бухгалтерии регламентирован формой — стандарт, заполнить которую не составит труда.

Ниже рассмотрим пример приёма документации одним предприятием от другого с указанием обязательных реквизитов:

  1. для начала, следует указать название документа с кратким уточнением сути;
  2. следующей строкой детализируем место работы организации (город)- составителя акта и дата документа;
  3. далее следует информация об организации, передающей документацию, а именно: фиксируют её наименование, форму управления (ООО, ИП, ОАО и другие), должность, занимаемую лицом ответственным за передачу (руководитель либо другое уполномоченное в подписании данного рода документов лицо) с полным уточнением имён, фамилий и отчества;
  4. затем специфицируются такие же данные о стороне – получателе документации;
  5. следует перечисление документов, передающихся лицами.

Целесообразно составлять акт приема-передачи дел а в случае предоставления крайне ценных документов либо, когда их список внушителен, оформив его в виде таблицы.

Данные таблицы подлежат написанию в следующем порядке:

  1. первый столбец – номер по порядку документа, который следует передать;
  2. второй столбец – полное наименование;
  3. третий столбец – дата составления документа;
  4. четвертый столбец – номер, присвоенный документу во внутреннем документообороте предприятия;
  5. пятый столбец – следует информация, о том передаётся ли оригинал документа или заверенная копия;
  6. шестой столбец – итоговое число листов, составляющих акт.
Видео (кликните для воспроизведения).

При желании, можно внести дополнительную информацию. Ниже таблицы следует указать количество составленных экземпляров акта и число переданных на руки каждой заинтересованной стороне, подписи директоров предприятий, либо ответственных лиц, также оттиски печатей предприятий. При передаче документов от физического лица юридическому лицу, требуются подписи ответственных с каждой стороны и печать предприятия, участвующего в передаче документации.

Источники


  1. Под., Ред. Ванян А.Б. Афоризмы о юриспруденции: от античности до наших дней / Под. Ванян. — М.: Рязань: Узорочье, 2012. — 528 c.

  2. Лазарев, В. В. История и методология юридической науки. Университетский курс для магистрантов юридических вузов / В.В. Лазарев, С.В. Липень. — М.: Норма, Инфра-М, 2016. — 496 c.

  3. Петражицкий, Л.И. Теория права и государства в связи с теорией нравственности; СПб: Лань, 2013. — 608 c.
  4. Евецкий, А.А. О юридических лицах / А.А. Евецкий. — М.: ООО PDF паблик, 2009. — 879 c.
  5. Басовский, Л. Е. История и методология экономической науки / Л.Е. Басовский. — М.: ИНФРА-М, 2011. — 240 c.
Акт приема-передачи дел бухгалтера. скачать образец
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here