Аренда автотранспорта что нужно знать бухгалтеру организации

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Аренда автотранспорта что нужно знать бухгалтеру организации" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Аренда автотранспорта: что нужно знать бухгалтеру организации

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Организацией (ООО), применяющей общую систему налогообложения, 11.05.2016 приобретен легковой автомобиль. Стоимость автомобиля без НДС составляет более 100 тыс. руб., но менее 3 млн. руб. Автомобиль будет сдаваться в аренду физическим лицам.
Как учитывать приобретенный автомобиль в бухгалтерском учете и в целях налогообложения?
Какую дополнительную отчетность нужно будет предоставлять, учитывая, что в организации до этого момента не было на учете автотранспорта?
Должна ли организация платить за загрязнение окружающей среды?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Аренда организацией личного транспорта работников: налоговый и бухгалтерский учет

Нередко случается, что организация для обеспечения мобильности работников использует их личные легковые автомобили. Как правило, при этом с работниками заключаются договоры аренды транспортного средства без экипажа. Предположим, что таким образом решает проблему оперативности в работе некая организация, применяющая общий режим налогообложения. При этом в договорах аренды транспортного средства предусмотрены: сумма ежемесячной арендной платы (допустим, 3000 руб. в месяц), компенсация расходов на содержание автомобилей (горюче-смазочные материалы (ГСМ), ремонт, мойка, парковка, транспортный налог).
Рассмотрим, возможно ли учесть расходы по аренде и содержанию автомобилей при исчислении налога на прибыль, возникает ли необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов с сумм арендной платы и указанной компенсации, каков порядок списания ГСМ, как правильно оформить путевой лист, если конкретный маршрут поездки неизвестен.

Гражданское законодательство Российской Федерации предусматривает два вида договоров аренды транспортного средства, в том числе договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации — договор аренды транспортного средства без экипажа (статьи 642—649 ГК РФ) 1 .

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Арендные платежи за арендуемое имущество учитываются в составе прочих расходов согласно подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Кроме того, согласно статьям 636, 645 и 646 Гражданского кодекса арендатор несет расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное.

В рассматриваемом случае это прямо предусмотрено договором аренды.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (например, на ГСМ, запчасти, мойку) организация вправе включать в расходы на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в зависимости от назначения используемого транспорта 2 . Все перечисленные расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии соответствия критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ (т. е. расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены).

Следует отметить, что плательщиками транспортного налога являются лица, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации зарегистрированы транспортные средства (ст. 357 НК РФ). Это означает, что в рассматриваемой ситуации исчисление и уплату транспортного налога должны осуществлять физические лица — арендодатели.

Путевой лист

Этим документом подтверждаются не только расходы на ГСМ, но и в целом экономическая обоснованность и производственная направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а организации, не относящиеся к организациям автомобильного транспорта, могут разработать свою форму путевого листа. Главное, чтобы в этом документе были все реквизиты, предусмотренные указанной нормой 3 , а именно:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Если организация разработала свою форму путевого листа, ее следует утвердить в учетной политике.

В соответствии с разъяснениями Росстата 4 на оборотной стороне формы № 3 «Путевой лист легкового автомобиля» указываются пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы организации, а также для начисления зарплаты водителю.

На необходимость включения в состав реквизитов путевого листа маршрута поездки указывается и Минфином России 5 . По мнению главного финансового ведомства, подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Вместе с тем, судя по тому, что разрешается еженедельное (даже ежемесячное) составление путевого листа 6 , организация может самостоятельно решить, исходя из характера разъездов, каким образом заполнить путевой лист, чтобы соблюсти требование об указании маршрута (в рассматриваемом случае — по факту, поскольку конкретный маршрут не известен).

Читайте так же:  Как исправить ошибку в трудовой книжке

Необходимо отметить, что такая запись, как «разъезды по городу», налоговый орган с большой долей вероятности не устроит. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер разъезда (например, поездка в банк, на переговоры к контрагенту).

Обратите внимание

Для подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие показатели:

  • реальная протяженность маршрута;
  • фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра;
  • фактический расход топлива на 100 км;
  • нормы потребления топлива на 100 км.

Затраты на ГСМ

Налоговое законодательство Российской Федерации не содержит положений, ограничивающих величину расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

Таким образом, затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к расходам в размере фактических затрат.

Следует иметь в виду, что при проверке обоснованности произведенных затрат налоговые органы ориентируются на Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае большого превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

По нашему мнению, организация вправе использовать самостоятельно разработанные нормы с учетом специфики своей деятельности (например, передвижение по городу в часы «пик», климат), исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Разработанные нормы должны быть закреплены приказом руководителя организации.

НДФЛ и страховые взносы

Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг, являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

В случае если физическое лицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налогообложение физического лица, являющегося резидентом Российской Федерации, производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Выплаты физическому лицу, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не являются объектом обложения страховыми взносами (часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). То есть выплаты работникам, связанные с арендой транспортного средства, не облагаются страховыми взносами.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

В соответствии с п. 2 ст. 8 закона о бухгалтерском учете имущество, являющееся собственностью организации, должно учитываться обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося в организации. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, используются забалансовые счета.

У арендатора учет арендованного автотранспортного средства осуществляется на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре.

Если арендованное имущество используется арендатором для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, то согласно п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности.

В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

В бухгалтерском учете арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль.

На наш взгляд, при этом могут быть использованы следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 — 3000 руб. — начислена сумма по договору аренды транспортного средства за месяц;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет «Налог на доходы физических лиц» —390 руб. — удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%;
Дебет 73 Кредит 50 (51) — 2610 руб. — выплачено вознаграждение исполнителю;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 (76, 60) — списаны расходы на эксплуатацию арендованных транспортных средств.

Валерий Молчанов,
Сергей Родюшкин,

эксперты службы
Правового консалтинга ГАРАНТ

Статья опубликована в журнале
«Налоговая политика и практика»
№ 8 август 2010

1 Договор аренды транспортного средства с предоставлением таких услуг — договор аренды транспортного средства с экипажем регулируется статьями 632—641 ГК РФ.
2 См. письма Минфина России от 28.12.2005 № 03-03-04/1/463, УФНС России по г. Москве от 13.10.2007 № 20-12/035154.
3 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117.
4 Письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.
5 Письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.
6 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 03.02.2006 № 03-03-04/2/23.

Аренда автотранспорта: что нужно знать бухгалтеру организации

В статье мы рассмотрим как осуществляется бухгалтерский учет аренды автомобиля у физических, юридических лиц.

Для передачи во временное пользование имущества (в данном случае — автотранспорта) арендатор (наниматель) заключает с арендодателем-наймодателем (физическим либо юридическим лицом) договор аренды (см. → учет аренды основных средств: проводки). Правовой аспект по части договора аренды автотранспорта определяет и регулирует в России Гражданский кодекс (гл. 34 ГК РФ). Любая организация вправе для своих нужд:

  • арендовать автомобиль у юридического лица, своего работника, стороннего гражданина с экипажем (фрахтование на время) или без него;
  • заключить договор безвозмездного временного пользования машиной (без вознаграждения) → скачать ;
  • компенсировать траты своему работнику, связанные со служебными поездками на личном автомобиле без оформления договора.
Читайте так же:  Льготы по оплате транспортного налога в московской области

Во всех перечисленных вариантах налоговая нагрузка у налогоплательщиков разная. Если арендодателем (наймодателем) является юридическое лицо (ИП), арендные платежи для него являются доходом, с которого следует платить налог. У физлица в связи с договором аренды возникают отдельные обязательства по налогам.

Основанием для отражения в бухучете действий, связанных с арендой автотранспорта, является акт приемки-передачи автомобиля, включающий согласованную цену, пробег, результаты техосмотра, сам договор аренды. Полученный в пользование автотранспорт отмечается на счете 001. Арендные платежи фиксируются на счетах расходов по той деятельности, для которой арендован автомобиль. Платежи отражают по проводкам: ДТ 26 («Общехозяйственные расходы», то есть затраты на нужды организации), 20, 23, 25,29,44, КТ 60 (73,76).

Аренда автотранспорта может отражаться проводками в бухгалтерии следующим образом:

  • ДТ 20 (44) КТ 76 — зачислена арендная плата;
  • ДТ 76, КТ 68 — удержан НДФЛ с арендной платы;
  • ДТ 76, КТ 50(51) — произведена плата за аренду.

Что касается арендодателя, то если для него сдача в аренду автотранспорта — доминирующий вид деятельности, то это действие фиксируется как реализация ДТ 62, КТ 90.1.1. Во всех остальных ситуациях денежные средства, полученные в виде дохода от аренды, включают в разряд внереализационных: ДТ 62, КТ 91.1.

Согласно ГК РФ, ст. 644 и 646 при арендовании автомобиля без экипажа расходы по ремонту, страхованию, ГСМ, берет на себя арендатор. Он же оплачивает аренду, стоянку и парковку. Арендная плата, затраты, связанные с ремонтом и эксплуатацией авто (покупка бензина, приобретение, замена масляного фильтра и т. п.), страховка причисляются к прочим расходам и учитываются при налогообложении на доходы. Этот момент имеет непосредственное отношение к ситуациям, когда арендодатель — физическое либо юридическое лицо. Наймодатель (он же владелец автомобиля) оплачивает лишь прохождение техосмотра. Все описанные понесенные расходы должны быть доказательными и подкрепленными подтверждающими документами. Только тогда они могут учитываться в налогообложении и фиксироваться бухгалтерией.

При арендовании транспортного средства с экипажем у физического или юридического лица производятся следующие отчисления, которые отражаются в бухучете:

  • НДС засчитывается по арендному платежу, если наймодатель — юрлицо либо ИП;
  • НДФЛ удерживается налоговым агентом (организацией), если машина арендована у физлица;
  • НДФЛ высчитывается, если наймодатель — ИП и у него регистрационное свидетельство не подразумевает сдачу в аренду имущества.

ЕСН с арендной платы, когда наймодатель — физическое лицо либо ИП (НК РФ, ст.236), не взимается.

Пример #1. Отражение в бухучете арендатора аренды автотранспорта без экипажа

Видео (кликните для воспроизведения).

Организация арендовала у своего сотрудника, гражданина РФ, личный автомобиль стоимостью 400 тыс. руб. Согласно договору арендатор оплачивает расходы, связанные с покупкой бензина, ремонтом, эксплуатацией машины. Арендная плата по заключенному двустороннему договору аренды без экипажа составляет 10 тыс. руб. Расходы по ГСМ — 600 руб. С арендной платы осуществляются отчисления по НДФЛ, НДС к вычету, что фиксируется в бухгалтерии, включая и расходы по ГСМ. Все действия по налогообложению производит организация (она же налоговый агент) за своего работника.

Дебет Кредит Характеристика
001 Машина передана к учету
26 73 Зачислена арендная плата
73 68 (НДФЛ) Удержан НДФЛ
73 50 Выплачена аренда ТС
10 60 Зачтен ГСМ
19 60 Высчитан НДС по ГСМ
68 (НДС) 19 Принят НДС к вычету
26 10 Списан ГСМ
90 26 Зачтены траты на ГСМ и аренду в расходах
001 Машина возвращена собственнику по окончании срока в соответствии с договором

Что учитывает бухгалтерия при фрахтовании на время (аренде машины с экипажем)?

Аренда автотранспорта с экипажем означает, что владелец не просто сдал в аренду свою машину организации, но и начал на нее работать, управляя автотранспортом. Договор аренды с экипажем обязывает владельца автомобиля самостоятельно за свои деньги содержать его и осуществлять любой ремонт (НК РФ, ст. 634). Арендатор вносит лишь арендную плату, берет на себя расходы, связанные исключительно с коммерческой эксплуатацией (покупка топлива и т. д.). Эти расходы впоследствии учитываются при калькуляции налогооблагаемого дохода (НК РФ, ст. 253, п.1, пп.2).

При арендовании транспортного средства без экипажа для отражения в бухучете учитываются следующие моменты:

  • НДС засчитывается в порядке, предусмотренном при аренде с экипажем (актуально для юридических лиц и ИП);
  • НДФЛ взимается по ставке 13%, если наймодатель — физическое лицо;
  • ЕСН с арендного платежа не высчитывается, если машина взята в аренду у ИП либо физического лица.

Если собственник арендуемого автомобиля — физическое лицо, то социальный налог начисляется только по той сумме, которая идет на оплату за вождение машиной и его эксплуатацию. Исключение составляет часть ЕСН, перечисляемая в ФСС РФ (НК РФ, ст.238). Примечательно, налоговая база у ЕСН и взносов в ПФР одинаковая.

Пример #2. Отражение в бухгалтерском учете организации фрахтования на время

Организация арендовала у гражданина России (физлица, не ИП) личный автотранспорт с экипажем. Согласно договору наниматель (арендатор) выплачивает наймодателю ежемесячно 35 тыс. руб., включая сумму 20 тыс. руб. за управление автотранспортом и его эксплуатацию. Бухгалтерия в своем учете отражает операции при помощи соответствующих проводок.

Дебет Кредит Характеристика
20 76 Затраты по аренде и оплата управления авто (35 тыс. руб.)
Начислен единый социальный налог — ЕСН (4620 руб.), из которого:

частично средства идут в федеральный бюджет

69-3-1 ФФОМС 69-3-2 ТФОМС

На страховую часть пенсии по труду 69-2-3 накопительную часть пенсии. ЕСН к уплате в федеральный бюджет с учетом страхования по пенсии — 2800 руб. (20000 * 14%) 76 68 Начислен НДФЛ 4550 руб. (35 тыс. руб. * 13%) 76 50 (51) Расчет с наймодателем, включая вычет НДФЛ (35 тыс. руб. — 4550 руб. = 30 450 руб.)

Иные ситуации, учета аренды и использования автомобиля юридического и физического лица для служебных целей

Покрытие денежных трат работника, связанных с использованием его личной машины для служебных поездок, осуществляется посредством компенсационных выплат организацией. Порядок компенсирования за использование своего автотранспорта государственными гражданскими служащими для служебных целей регламентирует правительственное Постановление РФ № 563 от 2.07.2013. Все понесенные расходы, которые организация собирается возместить работнику, должны быть оформлены документально и обоснованно подтверждены.

Размер возмещаемой суммы определяется с учетом установленных Постановлением №563 предельных размеров компенсации. Возмещаемые суммы не облагаются обязательными страховыми взносами, ЕСН либо НДФЛ (для НДФЛ — если компенсируемая сумма не больше предельной) и включаются в разряд прочих расходов по производству или реализации. Их учитывают при расчетах налога на прибыль. Если компенсируемая сумма больше установленного предела, организация, выступая как налоговый агент, должна высчитать с разницы НДФЛ. Бухгалтерия отражает расчеты и перечисления по компенсации и НДФЛ (если нужно) соответствующими проводками.

[3]

Правовые нормы договора безвозмездного пользования автомобилем (договора ссуды) определяет Гражданский кодекс РФ (ст.689, 607,610,615,621,623 ГК РФ). Ссудополучатель, принявший машину во временное пользование, обязуется вернуть ее в исправном состоянии с учетом нормального износа согласно договору. Следовательно, ссудополучатель несет ответственность за техническое состояние автомобиля, следит за его исправностью, за свои деньги производит при необходимости ремонт. Понесенные расходы могут включаться в налогообложение на прибыль как внереализационные затраты (гл.25, ст.250 НК РФ), если использование транспортного средства связано с производством либо реализацией.

Читайте так же:  Возврат процентов по кредиту при покупке квартиры

Актуальные ответы на вопросы по бухгалтерскому учету автомобиля

Вопрос №1: Как выплачивается и отражается в бухгалтерском учете компенсация сотруднику, который использует личную машину в служебных целях?

Оплата производится один раз за месяц. Основание для компенсационных платежей — приказ нанимателя, где указана заранее оговоренная величина выплат. Компенсация не включает период, когда машина не эксплуатируется, то есть отпускное время, командировки, периоды временной нетрудоспособности по причине болезни и т. д. В бухучете отражается: Дебет 26, Кредит 73 субсчет «Расчеты по компенсационным платежам за использование личного автотранспорта».

Вопрос №2: Кто оплачивает расходы по эксплуатации и ремонту авто при договоре аренды с физлицом?

Если машина арендуется без экипажа, то обязанность по эксплуатации, ремонту, и, соответственно, имеющие отношение к этому расходы, возлагаются на того, кто арендовал автотранспорт. Собственник автомобиля всю ответственность по этим вопросам берет на себя, когда заключен арендный договор с экипажем. Сюда входит оплата за запчасти, текущий либо капремонт и т. д.

Вопрос №3: Учитываются ли ремонтные затраты при налогообложении и бухучете, если по договору арендатор не должен ремонтировать авто, но фактически это делает?

Поскольку договор аренды такой обязанности по части ремонта у арендатора не предусматривает, то и налогообложением подобные расходы не учитываются. В бухгалтерии денежные траты на ремонт относят ко внереализационным расходам (Положение по бухучету 10/99).

Вопрос №4: В каких случаях предпринимателю нужно платить НДФЛ и нужно ли это фиксировать бухгалтерии?

Указанный налог высчитывается и отражается бухучетом только тогда, когда в регистрационном свидетельстве ИП не обозначена сдача имущества в аренду. Это касается как аренды транспортного средства с экипажем, так и без него.

Вопрос №5: Кто обязательно должен платить налоги за аренду авто?

Налог платит тот, кто получает с аренды доход. Когда арендодателем является работник организации, а наймодателем — сама организация, где он работает, НДФЛ в бюджет платит налоговый агент (организация за своего сотрудника). Она же отражает этот факт в бухучете, а по окончании года подает декларацию налоговикам по форме 2-НДФЛ. Крайний срок подачи — 31 марта, следующее за истекшим периодом прошедшего года.

Аренда автотранспорта: что нужно знать бухгалтеру организации

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

[1]

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Учредитель и генеральный директор организации (в одном лице) планируют использовать свой личный автомобиль для нужд организации. При этом на автомобиле будет ездить другой сотрудник.
При каких условиях можно будет затраты, связанные с содержанием автомобиля, максимально включать в расходы организации для целей налогообложения?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Затраты, связанные с содержанием автомобиля, в рассматриваемой ситуации можно будет включить в расходы предприятия для целей налогообложения при заключении следующих договоров:
1) договора аренды транспортного средства без экипажа;
2) договора безвозмездного использования автомобиля (ссуды).
При этом наиболее целесообразным видом договорных отношений между предприятием и учредителем (владельцем) автомобиля мы считаем аренду автомобиля без экипажа. Подробности приведены ниже.

Обоснование позиции:
Поскольку за рулем автомобиля будет находиться сотрудник предприятия, не являющийся владельцем автомобиля, мы не рассматриваем такие варианты отношений между предприятием и учредителем, как выплата компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля или аренда автомобиля с экипажем, как неприменимые в рассматриваемой ситуации.

Аренда автомобиля без экипажа

Безвозмездное использование автомобиля

Сравнение вариантов

Аренда автомобиля без экипажа позволит признать для целей налогообложения расходы на содержание автомобиля. Недостатком являются необходимость начисления арендной платы, перечисление ее собственнику автомобиля и удержание с нее НДФЛ 13%.
Безвозмездное использование автомобиля предприятием также позволит признать для целей налогообложения расходы на содержание автомобиля. При этом арендная плата и ее налогообложение отсутствуют. Однако при этом предприятие должно будет увеличить налогооблагаемую прибыль на среднерыночную величину арендной платы и начислить с нее налог на прибыль по ставке 20%.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Путевой лист;
— Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли);
— Энциклопедия решений. Форма и условия договора аренды транспортных средств;
— Энциклопедия решений. Сходство и различие договоров аренды транспортных средств с экипажем и без экипажа;
— Энциклопедия решений. Аренда транспортного средства без экипажа;
— Энциклопедия решений. Безвозмездное пользование транспортным средством.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РКА Буланцов Михаил

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

30 сентября 2016 г.

Читайте так же:  Реструктуризация ипотеки физическому лицу в втб 24 условия, документы и порядок действий

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Сотрудник со своим авто: правильно оформляем аренду транспортного средства

Все чаще на предприятие приходят работать сотрудники со своим автомобилем. В таком случае фирма может арендовать у них транспортные средства. В этом есть свои плюсы и минусы для каждой из сторон, но главное правильно, с точки зрения закона, бухгалтерского и налогового учета, оформить аренду автомобиля. Об этом и пойдет речь.

Заключение договора аренды на автомобиль сотрудника имеет свои преимущества и недостатки как для него самого, так и для компании, в которой он работает. Итак, прежде чем вдаваться в подробности бухгалтерского оформления этого соглашения, рассмотрим его плюсы и минусы для обеих сторон.

Плюсы для предприятия:

  • сохранность оборотных активов и возможность использовать их в более рентабельных направлениях;
  • предприятие не несет страховой ответственности;
  • возможность расторжения договора аренды без больших затрат;
  • доходы от работы принадлежат предприятию;
  • минимальные затраты на обслуживание;
  • не нужно платить амортизацию;
  • оплачиваются только затраты в рабочее время или дни;
  • все затраты согласно договора можно списать.

Минусы для предприятия:

  • налоги в фонды (налог на прибыль, НДФЛ);
  • оплата обязательных платежей согласно договору (арендная плата, топливо) независимо от результатов деятельности предприятия;
  • после окончания срока договора право собственности остается у арендодателя (сотрудника).

Плюсы для сотрудника:

  • зарплата сотрудников со своим авто, как правило, выше, чем у сотрудников без автомобиля;
  • оплата топлива;
  • дополнительный доход в виде арендной платы, если он не включен в заработную плату.

Минусы для сотрудника:

  • оплата страховки;
  • оплата ремонта;
  • быстрый физический износ автомобиля;
  • амортизация не оплачивается;
  • другие члены семьи (владельцы) могут использовать авто только в нерабочее время;
  • использование авто в нерабочее время и расходы на топливо не оплачиваются.

Заключение договора аренды

Для того, чтобы все было в правовом поле, предприятие могло списать затраты, а сотрудник получать доход от сдачи в аренду авто, заключается договор аренды. В нем оговорены все основные понятия, требования и сроки аренды. С точки зрения закона, правовые отношения в данном случае регулируются Гражданским и Хозяйственным Кодексами. А с точки зрения бухгалтерии – Стандартами (положениями) бухгалтерского учета (ПБУ), а именно – Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 14 «Оренда».

Первичным документом, подтверждающим начало аренды¸ является акт приема-передачи автомобиля в аренду. С момента подписания этого акта, вступает в силу все договорные обязательства касательно аренды автомобиля. При сдаче или расторжении договора, также составляется акт приема- передачи автомобиля, во избежание споров и конфликтов.

Бухгалтерский учет после заключения договора

В бухгалтерском учета аренда автомобиля, как правило, относится к операционной аренде. Автомобиль в данной ситуации выступает основным средством (ОС) и отражается на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы». При постановке на учет отражается стоимость согласно договора аренды. За каждым таким ОС закрепляется индивидуальный инвентарный номер, который впоследствии применяется и для аналитического учета.

В договоре должно быть указано, для каких видов работ используется автомобиль. В зависимости от того, что это за работы, доходы, полученные от эксплуатации транспортного средства могут относиться как к основным (отражаются на 703 счете), так и к «другим операционным» (отражаются на 713 счете).

Относительно затрат, то здесь такая же ситуация. При использовании авто в основной деятельности затраты списывают на 23 счет, при использовании в других областях – а 949 счет. Все доходы и расходы, связанные с арендой авто, отражаются в том периоде, когда фактически были получены или совершены. Все доходы и затраты также отражаются и в финансовой отчетности на соответствующих счетах.

Как правило, предприятие оплачивает только затраты на топливо. Нормы расхода топлива регулируются приказом Министерства транспорта. Стоит отметить, что расходы на страхование гражданской ответственности и амортизацию не списываются предприятием, так как это не предусмотрено Налоговым Кодексом Украины. Поэтому арендодатель сам оплачивает стоимость страховки и не получает сумму амортизации.

Что касается налогового учета, то тут все операции, так же как и в бухгалтерском, отражаются в момент их возникновения и относятся к соответствующему периоду. В результате сдачи автомобиля в аренду сотрудник получает доход. Из этого дохода выплачиваются налоги, а именно НДФЛ. Причем плательщиком выступает юр. лицо, то есть предприятие-арендатор. Оплата суммы налога должна быть произведена не позднее, чем через 20 календарных дней после сдачи отчета за последним календарным днем отчетного периода. При несвоевременной оплате предприятию насчитывают штраф.

Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля

«Требуется водитель с собственным а/м. Стабильная зарплата, оплата ГСМ». Объявления с вакансиями подобного рода встречаются достаточно часто. Однако оформить отношения с работниками, использующими для служебных поездок собственную машину, можно тремя разными способами. И каждый из них имеет налоговые нюансы.

Вариант первый. Ссуда

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль, без ограничений и рисков.

Минусы:

  • Необходимость заключения дополнительного договора.
  • Работник не получает дополнительного вознаграждения.
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС.

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной (договор ссуды). Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации (учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ). Поэтому фирма может учитывать не только расходы на ГСМ (ст. 695 ГК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), но и расходы по ремонту (текущему и капитальному), техобслуживанию, страхованию и так далее (ст. 695 ГК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Документальное оформление данных расходов будет в точности таким же, как и по собственному транспорту организации. То есть для учета расходов, помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, услуг по страхованию и т п.

Договор ссуды избавит организацию и от проблем с единым социальным налогом и НДФЛ. Ведь по договору ссуды никаких выплат за предоставление машины в пользу сотрудника не производится (он может получать более высокую зарплату чем та, которую ему установили бы при работе на автомобиле организации). Соответственно базы для начисления налога не возникает.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможность использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Для этого нужно всего лишь оформить приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником. Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные.

[2]

Вариант второй. Аренда

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без ограничений.
  • Работник получает дополнительное вознаграждение.
Читайте так же:  Как составить доверенность в банк правильно

Минусы:

  • Необходимость заключения дополнительного договора.
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС.
  • Риск доначисления ЕСН, если автомобилем управляет собственник.
  • Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Если помимо компенсации стоимости ГСМ работодатель планирует выплачивать сотруднику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды уже не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, ТО и страховку. Но при условии, что эти обязанности арендатора прямо зафиксированы в договоре (ст. 644 и 646 ГК РФ, пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание, что в данном случае оформлять нужно договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо. В то же время законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда в этом случае существует риск доначисления ЕСН, т.к. налоговая может посчитать, что на деле заключен договор аренды с экипажем).

Поскольку аренда не признается услугой, с арендной платы ЕСН начисляться не должен (ст. 38, п. 1 ст. 236 НК РФ). Одновременно арендная плата является доходом сотрудника (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ) при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант третий. Компенсация

Плюсы:

  • Не нужно заключать дополнительный договор.
  • Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС.
  • Работник получает дополнительное вознаграждение.
  • Выплаты не облагаются НДФЛ и ЕСН.

Минусы:

  • Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах.
  • Возможны споры с налоговой по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и ТО.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае нет необходимости заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса гласит: если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).
Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации за износ, а не оплаты ГСМ!), который можно учесть при налогообложении ограничен (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1,2 тыс. руб. в месяц. А для более мощных авто — 1,5 тыс. руб. в месяц.

А вот ЕСН и НДФЛ компенсация облагаться не будет. Причем, независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ст. 238 и 217 НК РФ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций. Главное, чтобы они выплачивались в соответствии с законодательством, то есть по правилам статьи 188 ТК РФ.

Видео (кликните для воспроизведения).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и ТО, так как они не являются доходом сотрудника в том смысле, которое этому понятию придает ст. 41 НК РФ. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Ведь для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Источники


  1. Власенко, Н.А. Модернизация специальностей в юриспруденции. Сборник материалов по итогам подготовки паспорта специальностей научных работников / Н.А. Власенко. — М.: Проспект, 2015. — 747 c.

  2. Вышинский, А.Я. Марксистско-ленинское учение о суде и советская судебная система / А.Я. Вышинский. — М.: [не указано], 2015. — 177 c.

  3. Подведомственность и подсудность дел судам и арбитражным судам. Судебная практика. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2017. — 144 c.
  4. Карсетская, Е. В. Проверка трудовой инспекции. Практические рекомендации для работадателя / Е.В. Карсетская. — М.: АйСи Групп, 2016. — 168 c.
  5. Наследственные споры. Судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 816 c.
Аренда автотранспорта что нужно знать бухгалтеру организации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here