Что входит в командировочные расходы

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Что входит в командировочные расходы" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Как оплачиваются командировочные дни? Особенности и правила

Когда сотрудники отправляются в другую местность для выполнения определённого задания, руководитель вступает с ними в особый вид трудовых отношений. При этом работы разъездного характера и командировки – разные вещи.

О нормативной базе

Налоговый кодекс РФ

Командировки регламентируются целым набором нормативных документов, среди которых:

  • Инструкции Минфина вместе с Постановлениями Правительства
  • Налоговый Кодекс
  • Трудовой Кодекс

В каждом из этих документов разъясняются те или иные вопросы относительно командировок.

Из чего состоят выплаты?

Самая важная статья, имеющая отношение к компенсациям в данном случае – группа расходов, необходимая для выполнения сотрудником поручений:

  • На то, чтобы проехать к командировочному месту
  • В связи с оформлением аренды по жилым помещениям
  • Суточного характера
  • Любая другая группа расходов, если она заранее согласована с руководством предприятия

Рассчитывать в зависимости от оклада или среднего заработка?

Как именно оплачиваются расходы в этой ситуации? Средняя заработная плата обязательно сохраняется за сотрудниками, отправляющимися в командировку.

Алгоритм, по которому производятся расчёты компенсаций, отражается не только в нормативных законодательных актах, но и во внутренней документации предприятия.

По данным правилам есть лишь исключение в виде времени, отработанного в выходные и праздники. Здесь расчёт идёт с опорой на повышенный оклад.

О доплате к командировочным

За счет чего производят доплаты

Многие руководители выплачивают дополнительные суммы тем, кто отправляется в командировку.

Особенности перечисления таких доплат должны быть отражены в установленных для предприятия Положениях о командировках. Это особенно важно для ситуаций, когда оплата «по окладу» выше, чем средний заработок.

В местных локальных актах также прописываются все суммы, которые выплачиваются сверх необходимого минимума.

Есть много вопросов, которые должны присутствовать в локальных Положениях о командировках:

  1. Дополнительные нормативы, если их принятие не ухудшит положение командировочных сотрудников по сравнению с действующими нормативами.
  2. Информация с правилами поведения индивидуально для тех, кто отправляется в командировки.
  3. Необходимые документы, которые предоставляются после командировки.
  4. Алгоритм взаимодействия между сотрудником и его руководителями.
  5. Величина положенных выплат, порядок их перечисления.

Трудовой и коллективный договор могут содержать дополнительные положения, касающиеся командировок.

Общая схема оплаты командировочных

Работодатель издаёт приказ или распоряжение, если работника необходимо отправить в командировку. Для этого используются бланки по форме Т-9, либо Т-9а.

В 2016 году было отменено обязательство заполнять следующие документы:

  • Журнал учёта командировок
  • Командировочные отчёты
  • Служебные задания
  • Командировочные удостоверения

Но сотрудник в любом случае должен представлять бумаги, подтверждающие его проживание в оплачиваемом жилье. Для решения этой задачи подойдут договор аренды вместе с распиской о получении денежных средств в счёт этого договора, кассовые чеки со счетами за использование гостиничных номеров, документы по оплате проезда до обозначенного места.

Когда сотрудник возвращается к постоянному месту работы, он должен заполнить служебную записку. Форма документа – свободная. В документе надо написать, сколько фактически времени человек находился в командировке, и подтвердить применение:

  • Переданного на основе доверенности транспортного средства
  • Автомобиля в личном владении
  • Транспорта в собственности организации

Обязательным остаётся заполнение авансового отчёта, с приложением всех подтверждающих бумаг. Среди них чеки товарного и кассового типа с дополнительными расходами, документы на расход ГСМ, путевые листы вместе с квитанциями на жильё, транспортные билеты.

Количество дней в командировке – единственный ограничитель при расчёте суточных выплат.

Экономическая служба на предприятии проводит проверку авансового отчёта. Если всё в порядке, руководитель утверждает документ.

После этого переходят к перерасчёту средств, выданных ранее. По отчёту выводят конечный итог:

  • Сотрудник получает сумму, израсходованную сверх полученной ранее
  • Сотрудникам в кассе возвращают оставшиеся денежные суммы

О выплатах и основаниях для них

Приказ о командировке обязательно содержит данные по:

  • Источнику, откуда поступило финансирование
  • Способам передвижения
  • Общему сроку, за который требуется выполнить задачу
  • Дате прибытия на место
  • Месту, где проводится командировка
  • Заданию от производства, его главной цели
  • Индивидуальной информации самого сотрудника
  • Номеру регистрации вместе с датой документа
  • Уставным реквизитам организации

Начисление авансовой суммы по предстоящей поездке – обязанность отдела бухгалтерии и его сотрудников. При перечислении денежной суммы с соответствующим размером опираются на расходно-кассовые ордера.

Основание для получения дополнительных выплат – перерасчёт сумм, которые были выделены ранее.

О конкретных днях, их оплате

Время по оплате суточных рассчитывают, опираясь на документы вместе с авансовым отчётом. В счёте гостиницы легко найти информацию по датам приезда и отъезда, периоду проживания. Такую же функцию выполняют проездные документы.

Оплата суточных происходит по отдельным дням командировки. Это значит, что в расчёт берутся только дни, фактически проведённые в месте пребывания.

Что касается оплаты на среднем уровне, то она считается по графику времени работы. Заполняет такой график только принимающая сторона.

Рассчитываем средний заработок

В данном случае действия выполняются в последовательности, определённой нормативными актами:

[2]

  • Итоговая величина по заработной плате рассчитывается по предыдущим 12 месяцам, предшествующим командировке.
  • Если есть отчисления, не входящие в заработную плату – их исключают из формулы. Это касается больничных листов, отпусков.
  • По последним 12 месяцам определяют дни, которые были отработаны фактически. За исключением неявок на рабочее место.
  • Заработная плата средней величины – результат деления показателя итогового заработка за один год на дни, отработанные за тот же период времени.

О суточных. Учёт рабочего времени

Когда сотрудник прибывает в место командировки, он подчиняется правилам внутреннего распорядка, действующим у принимающей стороны.

Когда сотрудник возвращается, он сдаёт табель учёта рабочего времени. Документ заполняется по месту командировки.

При этом учитывается индивидуальный график работы, составленный для сотрудника на основном месте.

Фиксированные суммы перечисляются таким сотрудникам за каждый день. Это одна из обязательных гарантий.

Для расчёта в итог по количеству дней включают следующую информацию:

  1. Каждый день, пока сотрудник находился на рабочем месте. Не исключая выходные и праздники.
  2. Все дни, которые работник был в месте прибытия.

Законодательство устанавливает минимально необходимый размер суточных выплат – он равен 700 рублям. При заграничных командировках выплаты увеличиваются до 2500 рублей.

Руководство на предприятии может выплатить суточные выше, чем установлено по нормам. Главное – чтобы размеры доплат были закреплены в локальных актах. По использованным суточным командировочные сотрудники не отчитываются.

Расходы. Как правильно возмещать?

Денежная компенсация предполагается только расходам в разумных пределах, при наличии документального подтверждения. Кроме того, возмещение выплачивается и на расходы, заранее не расписанные. В таком случае важно подтвердить возникшую в них необходимость.

Кассовые листы и чеки АЗС предъявляются в ситуации с использованием личного транспорта. Если в путешествиях командировочный сотрудник пользовался другими средствами передвижения, предъявляются соответствующие билеты.

Отдельная статья на оплату питания в перечнях расходов отсутствует. Подобные расходы относятся к группе так называемых «суточных».

Нет установленных нормативов и в отношении жилья, которое снимается во время командировки. Но есть одно условие, важное для данной группы расходов – экономическая выгода. Даже страховой сбор может быть принят к оплате. Хотя его нет в списке обязательных расходов, но это вложение учитывается при расчёте налоговых сборов. Что касается возмещения стоимости багажа – то это вопрос чисто индивидуального характера.

Читайте так же:  Заявление на алименты образец заполнения

Каждый случай рассматривается индивидуально, с учётом производственной необходимости, экономической выгоды решения.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Командировочные расходы в 2016 году

Командировка является необходимостью почти для всех организаций, при этом работодатель, направляя работника в командировку, обязан выплатить ему командировочные расходы.

Именно поэтому порядок направления в командировку и возмещаемые работнику расходы регулируются не только статьями 166 — 168 ТК РФ, но и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). Но на практике возникает много вопросов в отношении оформления и выплаты командировочных расходов.

Расходы на командировку

Трудовой кодекс в ч. 1 ст. 168 указывает обязательные расходы, которые необходимо возместить работнику в командировке:

  • транспортные расходы работника,
  • расходы на проживание;
  • суточные.

Кроме того, в ТК РФ содержится указание о том, что возмещаются иные расходы, которые работник согласовал с работодателем. Это означает, что фактически перечень командировочных расходов открытый и работодатель вправе определить, какие расходы на служебные командировки можно возмещать.

При этом законодательство не ограничивает максимальные и минимальные пределы командировочных расходов, выплачиваемых коммерческой организацией. Конкретный размер и порядок выплаты таких расходов должны содержаться в коллективном договоре или локальном акте организации. И для командировочных расходов в 2016 году этот принцип сохранился.

Оформление командировки

Если ранее для направления работника в командировку и оплаты командировочных расходов необходимы были командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной работе, то изменения, внесенные в Положение, отменили эти документы. Теперь согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения обязательным является только письменное распоряжение руководителя о направлении в командировку – действует это уже при выплате командировочных расходов в 2015 году. В отношении распоряжения не установлена определённая форма. Это может быть приказ, к примеру по унифицированной форме Т-9. Но рекомендуется указывать место, цель, срок командировки. В случае использования служебного транспорта рекомендуется это указать. Кроме того, в локальном акте могут быть установлены документы, которые необходимо оформлять. И в таком случае для работника будет обязательным именно такой порядок.

Выдача аванса на командировочные расходы

Работодатель не просто возмещает расходы работника, но и обязан выдать аванс до отъезда (п. 10 Положения). Сумма определяется исходя из ориентировочных расходов на проезд и проживание и суточных. Расходы могут быть оплачены работодателем в безналичном порядке, когда транспортная организация или гостиница выставит счет за командировочные расходы, или выданы работнику наличными. Заявление на выдачу аванса может содержать расчет, но смета может составляться и как отдельный документ с расчетом суточных исходя из продолжительности командировки и размера, установленного в организации. Законодательно форма не установлена, и организация самостоятельно определяет, кто составляет документы и как именно подтверждается размер затрат на командировочные расходы.

Аванс на командировочные расходы выдается работнику наличными или переводится на банковскую карту работника.

За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные, размер которых законодательством не установлен. Организация самостоятельно устанавливает их в локальном акте. Только в целях налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

  • 700 рублей в день при командировках по России;
  • 2500 рублей в день при командировках за границу.

Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо. Основное — правильно определить размер суточных в зависимости от фактического срока командировки.

Надо отметить, что при расчете командировочных расходов за границей есть особенности – суточные за время нахождения на территории иностранного государства номинируются в валюте иностранного государства и определяются также в локальном акте организации. Но в связи с тем, что при командировке за границу работник пересекает границу РФ, то есть очень часто находится в день въезда и выезда и на территории РФ, и на территории заграничного государства, п. 17 Положения установлено, что суточные в день выезда рассчитываются как за время нахождения за рубежом, а в день въезда – как за время нахождения в РФ. Время пересечения границы определяется по штампам в заграничном паспорте. При оформлении заявления на аванс на командировку за границу надо это учитывать.

Иные расходы

Как выше уже говорили, перечень командировочных расходов открытый, и работодатель может установить в локальном акте расходы, размер, порядок отчетности в отношении типичных для организации расходов. Например, в отношении представительских расходов могут быть установлены лимиты, перечень и формы документов, необходимых для подтверждения командировочных и представительских расходов. Тем более что для признания в составе расходов в целях налогообложения прибыли к представительским расходам всегда было повышенное внимание, и в отношении переговоров в командировках порядок признания и требования к документам аналогичны (Письмо Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759 ). Минфин России в своих Письмах от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807 , от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 приводит примерный перечень документов. Поэтому к заявлению на командировочные расходы может быть предусмотрено приложение, к примеру, сметы и программы представительского мероприятия. И также впоследствии к авансовому отчету должен быть приложен отчет о мероприятии с указанием участников, места проведения, вопросов, которые обсуждались на встрече, и достигнутых результатов.

Отражение в учете

В связи с тем, что командировка – это всегда поездка в производственных целях, то и списываются расходы на командировку проводкой на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91) или же на счета формирования первоначальной стоимости приобретенного имущества (08, 10, 15) в зависимости от цели командировки.

Выдача денежных средств может производиться как из кассы (счет 50), так и перечислением на банковскую карту работника (счет 51).

Суточные командировочные расходы в 2019-2020 году

Нередко работники индивидуальных предпринимателей и организаций отправляются в служебные поездки за пределы места своей работы. Такой вид поездок называется командировками. Трудовой кодекс РФ (статья 168) содержит определение понятия «командировочные расходы» и перечень гарантий в случае направления работника в командировку.

Таким образом, предприятие гарантирует сотруднику не только сохранение рабочего места и средней заработной платы, но и возмещение затрат, понесенных в служебной поездке. В нашей статье мы рассмотрим, какие виды командировочных расходов существуют в 2019-2020 году, как их рассчитать и документально подтвердить, и многие другие вопросы, связанные с этой темой. При этом наиболее детально будут рассмотрены суточные командировочные расходы в 2019-2020 году.

Читайте так же:  Как разделить ипотечную квартиру при разводе без последствий

Виды командировочных расходов

Командировочные расходы в 2019-2020 году можно разделить на следующие виды:

  1. Суточные — затраты работника на личные нужды (поиск жилья, питание).
  2. Аренда жилья (бронирование).
  3. Проездные (пользование общественным транспортом, оформление проездных документов и прочее).
  4. Топливо, ГСМ если сотрудник отправился в командировку на личном транспорте.
  5. Стоимость оформления паспорта и иных документов при командировке за границу.
  6. Другие расходы (мобильная связь, интернет, обмен валюты и другое).

Вышеперечисленные командировочные расходы прописывается в коллективном договоре или в локальном акте организации или фирмы.

Не рекомендуется включать в командировочные следующие затраты:

  • обслуживание в барах, ресторанах и кафе;
  • услуги оздоровительных учреждений (бассейны, ) при гостинице, где остановился откомандированный работник;
  • использование услуг сторонних организаций во время командировки.

Суточные командировочные расходы в 2019-2020 году и их сумма

Как уже было отмечено, суточные расходы в командировках нет необходимости подтверждать документами.

В письме Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03 — 03 — 06/1/206 сказано, что для учета суточных, выплаченных работнику в командировке, не требуются подтверждающие документы в виде счетов или кассовых чеков.

Но, тем не менее, в п.7 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, в последней редакции от 29.07.2015 N 771 сказано, что «Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки». Следовательно, командированный работник, должен сдать проездные документы в бухгалтерию.

Работодатель выплачивает работнику суточные командировочные расходы в таких случаях:

  • если это командировка, то работодатель устанавливает сумму выплаты самостоятельно (сумма расходов вносится в локальный нормативный акт или в коллективный договор) в пункт Положение о командировках. В локальных актах необходимо указать нюансы, которые не описываются в законодательных документах. Например, какого класса гостиницу оплачивать руководящему составу и рядовому работнику, оплачивать ли питание, багаж и т.п.
  • если работа связана с выездами (например, экспедиция, работа в полевых условиях) — сумма расходов прописывается не только в нормативном акте или в коллективном договоре, но и в трудовом договоре.

То есть, суточные являются расходов, понесенных откомандированным работником на дополнительные нужды.

Сумма суточных командировочных расходов в 2019-2020 году может быть разной. Это зависит от норм организации, ее локальных актов, значимости командировки, статуса сотрудника и других факторов.

Для заграничных командировок норма суточных командировочных расходов в 2019-2020 году не может превышать 2,5 тысяч рублей в сутки. Для поездок в пределах России — 700 рублей. Данная норма действует для работников государственных предприятий. У частных организаций есть возможность самостоятельно устанавливать размер суточных командировочных расходов. Размер суточных командировочных расходов необходимо отразить в коллективных договорах и локальных актах по трудовому праву.

14 июня 2016 года Госдумой был принят Федеральный закон «О внесении изменений в Налоговый кодекс РФ», который вступает в действие с 1 января 2018 года.

Согласно п. 2 ст. 422 НК РФ с 01.01.2017 с сумм, превышающих 700 рублей для поездок по России и 2 500 рублей для выполнения служебных заданий за рубежом, должны быть удержаны и уплачены страховые взносы.

Законодательство РФ не ограничивает минимальный размер выплат работнику, отправленному в командировку.

Для того чтобы оплата командировочных расходов в 2019-2020 году была выполнена работодателем в полном объеме, необходимо правильно оформить соответствующие документы.

Документы, которые подтверждают расходы в командировках

Напомним, что в 2015 году правительством были отменены следующие командировочные документы:

  • командировочное удостоверение;
  • служебные задания;
  • отчеты после возвращения работника из командировки.

В 2019-2020 году при направлении работника в служебную командировку необходимо оформить в обязательном порядке следующие документы:

  • письменное решение директора в форме приказа;
  • при поездке работника в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте – служебная записка, в которой работник должен указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитанную необходимую для командировки сумму. Порядок составления служебной записки должен быть прописан в локальном акте организации или ИП.
Видео (кликните для воспроизведения).

Все сведения о командировке в 2019-2020 году будут заноситься в служебную записку. К записке нужно будет приложить сопровождающие документы. В авансовом отчете должны содержаться данные о сумме расходов работника, отправленного в командировку. Этот документ заполняется в трехдневный срок с момента возвращения работника из поездки.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п.26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749).

Несмотря на официальную отмену командировочного разрешения, для подтверждения расходов, все-таки лучше оформлять такой документ. В письме Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03 — 03 — 06/1/206 разъяснено, что для того чтобы подтвердить расходы на суточные, организации достаточно разработать и утвердить локальный нормативный акт, в котором зафиксирован их размер, приказ о направлении работника в командировку, служебное задание, отчет о командировке и самое главное – командировочное удостоверение. Чеки, квитанции, накладные, подтверждающие расходование суточных, представлять не обязательно.

Т.е. руководитель должен определить в локальном акте Положения о командировках, применяется ли в организации оформление командировочного удостоверения. Если да, то необходимости в чеках и БСО нет. Если командировочное удостоверение не применяется, то подтверждать расходы суточных, будут чеки, квитанции и т.п.

Первый день командировки — день выезда работника. Факт отбытия работника подтверждается билетами (на поезд, самолет, автобус). Последний день поездки — прибытие работника на свое место работы.

Для отправления работника в командировку, работодатель выдает ему аванс. Все расходы работника, как уже было отмечено, в течение трех дней с момента возвращения, фиксируются в авансовом отчете.

Затраты на проезд (для учета налогообложения), должны подтверждаться следующими документами:

  • билетами;
  • талонами на посадку;
  • квитанциями за багаж и провоз ручной клади;
  • путевым или маршрутным листом;
  • договором на оказание услуг автотранспортных компаний;
  • служебной запиской, в которой обосновывается использование такси.

Расходы на проживание работника, находящегося в командировке, подтверждаются такими документами:

  • кассовым чеком;
  • квитанцией или талоном о заключении договора на проживание (в гостинице, отеле);
  • договором аренды жилья;
  • распиской хозяина квартиры о получении оплаты проживания.

Алгоритм и пример расчета суточных командировочных расходов в 2019-2020 году

Порядок расчета оплаты труда работника, отправленного в командировку в 2019-2020 году, определен нормами действующего законодательства РФ. Для сотрудника, находящегося в командировке, размер оплаты зависит не от оклада, а от среднегодового заработка. Расчет производится на основании следующего алгоритма:

1. Сначала определяется сумма, которая начисляется работнику как заработная плата за последний год (до отбытия в командировку).
2. Из этой суммы необходимо вычесть сумму выплат, которые не входят в основной размер зарплаты (это могут быть отпускные, больничные и другие выплаты).
3. Корректируются суммы, которые работник получал в виде всевозможных премий.
4. Высчитывается количество дней, отработанных по факту работником — из общего числа рабочего времени следует вычесть часы отсутствия работника (по разным причинам).
5. В результате необходимо полученную сумму заработка сотрудника разделить на количество дней, на протяжении которых работник находился на своем рабочем месте.

Читайте так же:  Заявление на разрешение временное проживание

Исходя из последней полученной цифры, должен получиться результат, который и начисляется сотруднику в качестве командировочной выплаты.

Приведем такой пример: откомандированный работник уехал в другой город по приказу руководства. Время его отбытия — 2 сентября, 12 часов 25 минут. Дата его прибытия — 5 сентября, 6 часов 15 минут. Первый день командировки — 2 сентября, последний — 5 сентября. Суточные будут начислены за три дня.

Оплата выходных и праздничных дней в командировке

Случается, что выходные и праздничные дни могут совпасть со временем нахождения в командировке:

1. Работник находится в дороге в праздник или выходной по пути на место назначения или возвращаясь с командировки.
2. Выполняет трудовые обязанности по месту командирования.

В этом случае законодательство обязывает применять один из двух вариантов:

  • оплатить выходной или праздничный день в двойном размере;
  • предоставить отгул и произвести одинарную оплату.

Сумма суточных командировочных расходов в 2019-2020 году должна подтверждаться документами, которые были оформлены при отправлении работника (приказ о направлении в командировку).

Суточные командировочные должны быть обоснованы справкой из бухгалтерии для налоговой инспекции.

[1]

Оплата командировочных расходов в 2019-2020 году

Сотрудник, отправленный в командировку, получает денежные средства за все дни, которые он находится в отъезде. В сумму выплаты, кроме рабочих дней, входят:

  • дни в пути;
  • выходные дни;
  • больничные;
  • праздничные дни;
  • вынужденные остановки.

Бухгалтерские проводки по суточным командировочным расходам

Командировка по России

Деньги на командировку выдаются сотруднику из кассы под отчет. Аванс, который ему выдается, должен отражаться соответствующей проводкой в бухучете:

наличные денежные средства, выданные сотруднику с целью оплаты командировочных расходов.

перечисление средств на специальный карточный счет

учет суммы аванса, который выдан сотруднику для оплаты командировочных издержек

По возвращении работник предоставляет в трехдневный срок отчет о потраченных в командировке денежных средствах и прилагает документы, подтверждающие расходы.

Командировка за границу

Если сотрудника отправили в командировку заграницу, то аванс может быть выдан как в иностранной валюте, так и в рублях. Выдача аванса в иностранной валюте может производиться только по безналичному расчету.

Как вариант, работнику можно выдать корпоративную карточку (в рублях и иностранной валюте). Средства можно отправить на личный счет работника, оформив справку о проведении валютной операции. Перерасчет производится по курсу ЦБ РФ на дату операции.

Рассмотрим пример. Работника направили в длительную командировку, на протяжении которой курс валют претерпел изменения (вырос курс доллара):

перечислено на командировочные расходы работника

субсчет «Прочие доходы»

отражение курсовой разницы

отражение расходов подотчетного лица.

Однодневная командировка

В завершение рассмотрим особенности командировки длительностью в один день:

  • За работником сохраняется рабочее место.
  • Работнику выплачивается среднедневная заработная плата, если день нахождения в командировке совпадает с рабочим днем. Если командировка приходится на выходной или праздничный день, то размер оплаты удваивается.
  • Работнику оплачиваются затраты, подтвержденные документально.
  • Суточные в командировке по России не оплачиваются.
  • Суточные в зарубежной командировке оплачиваются в размере 50% установленной нормы.

Варианты компенсации командировочных расходов

В каждой служебной поездке предстоят командировочные расходы. Отправляясь в служебную поездку вы, как правило, тратите деньги на покупку билетов, оформление визы или оплату проживания. К этому можно добавить расходы на такси, оплату мобильной связи и многое другое. Возмещение командировочных расходов — обязанность работодателя. Даже если сотрудник потратил свои средства, впоследствии ему обязаны вернуть деньги.

Какие затраты предстоят

После того как издается приказ об отправке сотрудника в служебную поездку (по форме Т9 или Т9а), необходимо зайти в бухгалтерию и получить аванс на покупку билетов, оформление визы или другие первичные траты. Иногда оформляется командировочное удостоверение, куда записываются дата убытия и прибытия, все расходы на командирование. Однако в последнее время эти бланки отменены и являются делом добровольным, то есть их можно и не заполнять.

При выдаче аванса из кассы составляется заявление на командировочные расходы, где указывается сумма и срок, на который она выдается. Образец этого документа можно скачать на нашем сайте. Точный размер аванса нигде законодательно не установлен, но выданной суммы должно хватить на оплату проезда до пункта назначения, оплату отеля. Сюда же входят и суточные.

В командировочные расходы включаются:

  • суточные (мелкие траты, оплата общественного транспорта, питания и т.п.);
  • оплата такси, другого транспорта и провоза багажа;
  • проживание в отеле или другом месте;
  • мобильная связь и Интернет;
  • траты на оформление загранпаспорта;
  • оплата бензина (если для поездок использовался автомобиль);
  • услуги переводчика (если требуются);
  • оплата страховок, консульских сборов за получение визы.

Оплата командировочных расходов происходит по возвращении в организацию или на предприятие. Вернувшись из командировки в течение 3 дней нужно составить авансовый отчет о потраченных средствах, а также произвести окончательный расчет по выданным ранее средствам.

[3]

Если командированный потерял квитанции и чеки, работодатель вправе отказать ему в компенсации. Чтобы избежать подобного исхода, можно запросить копии утерянных документов в гостинице или авиакомпании.

Работодатель должен получить:

  • авансовый отчет и заполненное удостоверение;
  • чеки, квитанции об оплате отеля, билетов и т.п.;
  • отчет о выполненной в командировке работе (проведенной встрече, подписании договора).

Смета составляется с учетом всех понесенных расходов. Что входит в суточные командировочные расходы? Суммы, предназначенные для оплаты еды и других мелких трат, которые неизбежно возникают в поездках. Получая такие выплаты, сотрудник уже не должен брать чеки в каждом ресторане или кафе.

Иногда в суточные входят и траты на такси, если, например, нужно срочно добраться на деловую встречу или выехать в область. Однако когда речь идет о крупных суммах, вы можете запросить у таксиста чек об оплате (он обязан выдавать его по требованию) и предъявить в бухгалтерию для компенсации. Если бухгалтер сочтет затраты на такси в командировке обоснованными, то компенсирует их. Минимальная норма суточных и алгоритм их начисления часто заранее устанавливается локальными документами компании, например коллективным соглашением.

Расчет командировочных

Как рассчитать командировочные расходы? Сделать это довольно просто. Суточные возмещаются за каждый день, включая праздники, субботу и воскресенье, а также время в пути и период пребывания на больничном.

При их расчете бухгалтер отталкивается от среднего ежедневного заработка и минимальной нормы, установленной государством. Алгоритм расчета у каждой бухгалтерии свой, поскольку размер суточных может быть разным. Например, в компании N могут брать за норматив 700 рублей и умножать его на количество дней в командировке. А в компании L все будет рассчитываться по-другому: сумму оплаты за день работы, например 1200 рублей, умножат на дни пребывания в поездке.

Для удобства составляется смета, где отражаются все расходы. Выглядит она в виде таблицы Excel с колонками затрат и итоговыми суммами.

Читайте так же:  Обзор и отзывы мфо платиза

Такая смета содержит:

  • персональные данные сотрудника;
  • дату начала и конца поездки;
  • виды расходов, суммы, нормативы;
  • итоговую сумму всех трат.

На эти суммы, так же как и на другие командировочные, не начисляются страховые взносы и налог на доходы физлиц, если они менее нормы: 700 рублей для России и 2500 рублей для заграничных поездок. Если сотруднику, например директору, начислены более крупные суммы, то они уже подлежат налогообложению.

Такие начисления положены, если поездка по своим срокам превышает один день. Рассчитанный по всем правилам объем суточных согласно смете должен покрывать все затраты во время поездки, которые не подлежат компенсации. К таким тратам, к примеру, относится не только оплата питания, но и проезд в местном транспорте.

Смета расходов при заграничной командировке

Смета командировочных в зарубежных поездках может отличаться от той, что формируется при командировках внутри страны. Во-первых, сумма суточных в этом случае гораздо выше. Во-вторых, компенсация будет на порядок больше за счет оформления более дорогих билетов, визы, а иногда и загранпаспорта.

В среднем расходы будут в 3,5, а иногда и 5 раз больше, чем при обычных служебных командировках по России. Отличается и формула начисления суточных. Их можно оплачивать и при однодневных путешествиях (утром вылететь на встречу, провести переговоры и вечером вернуться). Просто в этом случае оплачивается только половина суточных — не 2500, а 1250 рублей.

Траты при поездке за границу делятся на следующие виды:

  • суточные в валюте;
  • расходы на обмен валюты;
  • консульские сборы при оформлении визы;
  • госпошлина при получении загранпаспорта или траты на посреднические услуги;
  • проживание, проезд, питание из расчета на более высокие цены, чем в России;
  • представительские траты (ресторан или зал для проведения переговоров и т.п.);
  • услуги переводчика или других консультантов;
  • оплата участия в конференции, мастер-классе, выставке;
  • хранение багажа, аэропортовые и другие сборы;
  • оплата услуг курьера, переносчика багажа;
  • мобильный, Интернет, сканирование, ксерокопирование.

Расчет командировочных в этом случае может осуществляться в иностранной валюте, что иной раз представляет определенные сложности. Учет валюты ведется в рублях по текущему курсу. Если аванс был выдан в рублях, то валютные траты пересчитываются по курсу на дату платежа. Минимальная сумма суточных, которая не облагается налогом и взносами на соцстрах, — 2500 рублей. Бывает и так, что за день въезда суточные начисляются в национальной валюте, а за день выезда — в иностранной.

Расходы при поездках за рубеж

Однако для каждой страны Министерство финансов установило свои нормы суточных и их предельные размеры для возмещения оплаты проживания. Эти нормативы отражаются в долларах и в евро. Самые высокие суммы суточных предусмотрены для Великобритании, Норвегии и других стран с высоким уровнем жизни. В среднем они составляют от 54 до 92 долларов или евро в сутки.

На компенсацию оплаты жилья возмещение расходов может достигать 70–200 долларов или евро и зависит от страны пребывания, а также того, меняет ли сотрудник рубли на валюту самостоятельно, оплачивая все соответствующие комиссионные сборы банков.


Иногда, особенно в случае, если в командировку едет руководство, выдается платежная карта, чаще всего VISA Gold, которая обеспечивает и определенные скидки. Для отчета в банке просто берется распечатка на официальном бланке, где будет четко прописано, когда и где были совершены те или иные траты. Карта очень удобна, чтобы оплатить деловой ужин в ресторане или аренду конференц-зала, нужного для мастер-класса оборудования. В этом случае командированный может не беспокоиться о ношении крупных сумм, арендовать камеры или банковские ячейки для их хранения.

Если было потрачено больше выданного, необходимо утвердить авансовый отчет и получить компенсацию. В случае недорасхода нужно будет внести деньги в бухгалтерию или ее удержат из заработной платы. Деньги могут быть сняты с зарплатной карты или удержаны при выдаче на руки.

Как и внутренние командировки поездки за рубеж подтверждаются специальным приказом руководства, авансовым отчетом и иногда служебным заданием. Командировочное удостоверение совершенно не обязательно оформлять. Во-первых, по закону этого уже не требуется, а во-вторых, в паспорте будет делаться отметка о пересечении границы, и бухгалтер сможет увидеть, сколько времени длилась поездка.

В случае потери или кражи средств, выданных на командировку, либо подтверждающих траты документов вопрос решается неоднозначно. Скорей всего, сотруднику придется потратить свои личные деньги. Фактически, если он не может подтвердить факт кражи, съема жилья и других расходов, работодатель может их и не возмещать.

Поэтому лучше сразу после происшествия обратиться в полицию и все задокументировать. Потом нужно взять справку о возбуждении дела или заблокировать корпоративную платежную карту. Что касается документов (чеков и квитанций), то можно попробовать запросить их повторно. В этом случае есть шанс вернуть хотя бы часть потраченных на поездку средств. Бухгалтер сможет сделать нужные проводки и к командированному больше не будет вопросов.

Командировочные расходы — 2017: спорные и рискованные

Каждый бухгалтер знает как важно грамотно оформить командировку, заполнить все командировочные документы, проверить правильность учета командировочных расходов в целях налогообложения. Вам помогут рекомендации, а также подборка писем контролирующих органов по теме командировок.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Перечень командировочных затрат, которые принимаются в расходах в целях налога на прибыль в 2017 году, конкретизирован, но он не является закрытым (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Рассмотрим самые «популярные».

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

  • учитываются в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (включая оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс»; проезд в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание)
  • учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т.п.

Подтверждение электронного пассажирского авиабилета :

  • маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе;
  • посадочный талон и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета).

Подтверждение электронного пассажирского Ж /Д билета :

  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Электронный билет подтвердят документы:

  • сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета ,
  • посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Наем жилого помещения в командировке

По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Читайте так же:  Получение гражданства новой зеландии

Суточные в командировке

Суточные — дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Ограничения по сумме в законах нет, устанавливается в локальных актах организации. Выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Подробнее про суточные читайте в статье Суточные при командировках в 2016 году: размеры выплат, изменения.

Условиями признания суточных в расходах является подтверждение:

  • производственного характера командировки;
  • продолжительности нахождения работника вне места постоянного жительства согласно (п.7 Положения о служебных командировках)

Определяется на основании:

  1. Проездных документов.
  2. Документов о найме жилого помещения в месте командирования, если работник ездил на личном транспорте и билетов у него нет.
  3. Служебной записки, справки или иного документа принимающей стороны, который подтверждает срок прибытия и убытия командированного работника.
  4. Расчета размера суточных (например, справка бухгалтера), факта получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

​ Важно: Командировочные расходы, связанные с направлением дистанционного работника в служебную командировку, учитываются по налогу на прибыль в общем порядке в силу того, что 25 глава НК РФ не устанавливает зависимости от способа работы сотрудника (Письмо Минфина РФ от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788).

Прочие расходы в командировке

Контролирующие органы не возражают против включения в расходы следующих затрат (условие — компенсация таких расходов установлена в локальном нормативном акте организации и есть распоряжение руководителя организации о возмещении):

Какие затраты рискованно относить на расходы по налогу на прибыль

Первое. Оплата полисов ДМС от несчастных случаев при приобретении авиа — и железнодорожных билетов, которые являются приложением к данным билетам командированным работникам.

Расходы на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте командированных работников также могут быть учтены в качестве командировочных расходов, если коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрено возмещение указанных расходов.

Способ оформления уплаты страховых взносов (на основании отдельного страхового полиса, являющегося приложением к билету, включением сумм взносов в стоимость проездного документа) принципиального значения не имеет. Вместе с тем налоговые органы могут не согласиться с таким способом учета расходов на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль .

Второе. Расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (которые включают в себя расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (Письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Третье. Суточные, выплачиваемые работнику, направленному в длительную командировку (более полугода).

Мнение 1: в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы работников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке (Письма Минфина РФ от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304, УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 № 16-15/[email protected]).

Мнение 2: срок нахождения в командировке определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) и максимальным пределом не ограничен. Следовательно, независимо от длительности нахождения в командировке, работодатель вправе учесть в расходах по налогу на прибыль в части выплат суточных всю сумму, установленную в локальном акте организации (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.09.2015 № Ф05-12177/2015 № А40-167292/2014).

Четвертое. Затраты на проживание командированного сотрудника в месте командирования в арендованной квартире, но расходы документально не подтверждены. Однако, имеется судебная практика, которая в качестве альтернативы разрешает учесть в расходах сумму 700 руб. (по России) или 2 500 руб. (по зарубежным командировкам) (Постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 11.12.2009 № 05АП-5540/2009 по делу № А59-2701/2009; ФАС Северо-Западного округа от 09.02.2007 по делу № А26-5126/2006-28, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.06.2008 по делу № А05-4612/2007).

Пятое. Расходы по оплате стоимости билетов к месту командирования и обратно, если даты поездки не совпадают со сроком командировки. Имеются положительные для налогоплательщика разъяснения контролирующих органов и судебная практика (Письма Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800, от 30.07.2014 № 03-04-06/37503; Постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2), однако налоговые органы вправе высказать претензию и запросить пояснения. В данной ситуации многое будет зависеть от причины и количества дней несоответствия.

Шестое. Организация для выполнения работ привлекла сотрудника контрагента, возместила ему затраты по проезду и иные командировочные затраты. Согласно разъяснению Минфина России (Письмо от 24.09.2015 № 03-03-06/1/54684) возмещение командировочных затрат физлицам, не являющимся работниками компании, не учитываются в расходах по налогу на прибыль в силу того, что поездка стороннего специалиста командировкой не считается.

Видео (кликните для воспроизведения).

Зарегистрируйтесь на курс «Налог на прибыль для бухгалтеров». Вы научитесь вести учет доходов без ошибок, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.

Источники


  1. Перевалов, В. Д. Теория государства и права / В.Д. Перевалов. — М.: Юрайт, 2013. — 432 c.

  2. Мачин, И. Ф. История политических и правовых учений. Учебное пособие для прикладного бакалавриата / И.Ф. Мачин. — М.: Юрайт, 2016. — 220 c.

  3. Чернявский, А. Г. Теория государства и права в схемах. Учебное пособие / А.Г. Чернявский. — М.: КноРус, 2016. — 112 c.
  4. Бастрыкин, А.И. Актуальные проблемы теории государства и права. Учебное пособие / А.И. Бастрыкин. — М.: Юнити-Дана, 2014. — 237 c.
  5. Исследования по истории и теории развития авиационной и ракетно-космической науки и техники: моногр. . — М.: Наука, 2011. — 264 c.
Что входит в командировочные расходы
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here