Для чего необходим график отпусков

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Для чего необходим график отпусков" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

График отпусков – порядок составления и утверждения

Для его составления необходимо руководствоваться установленными законодательными нормами и придерживаться строго оговоренных сроков.

Нередко при составлении графиков отпусков возникают разногласия по поводу времени выхода на отдых того или иного сотрудника или возможности разделения полагающегося отдыха. Стороны не всегда четко понимают, чье мнение приоритетнее при определении этих вопросов. Трудовой кодекс отвечает на все спорные вопросы и регулирует противоречия между наемными лицами и работодателями, главное, знать статьи закона и правильно их применять.

Очередность отпусков

Обязательность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска ставит перед работодателем серьезные задачи. Каждый работник должен в течение 12 месяцев выбрать положенное ему по закону время отдыха, чтобы восстановить душевные и физические силы.

Минимальный срок отпускного периода в РФ определен в 28 дней. Такое количество дней предоставляется всем вне зависимости от должности, возраста и уровня образования. Но существует немало категорий работников, которые, кроме обязательных дней, получают прибавочные к очередному ежегодному отпуску или обеспечиваются специальными дополнительными днями за вредность выполняемой работы. При этом работодатель обязан не просто учесть все нюансы и дать каждому отдельному работнику то количество дней, на которое он может претендовать по закону, но и распределить так отдых каждого, чтобы впоследствии это не сказалось на производственном процессе. Чем больше организация и выше в ней количество наемных сотрудников, тем сделать это становится сложнее.

Для того чтобы соблюсти право каждого трудящегося и не навредить организации труда и было определено понятие очередности отпусков, которое закреплено в Трудовом кодексе РФ.

Необходимость графика отпусков

Для упрощения формирования очередности и исключения случаев непредоставления кому-либо из сотрудников отпускного периода, было введено понятие графика предстоящих отпусков. Его применение носит далеко не рекомендательный характер, в статье 123 ТК РФ в пункте 2 прописано, что составление графика есть обязательная процедура для обеих сторон трудового договора как для работодателя, так и для наемных лиц.

Составленный график позволяет решать множество проблем. Работникам он дает возможность планировать свои действия, зная, что отказать в реализации права, закрепленного на бумаге, руководство организации не сможет. И хотя чисто теоретически возможность отсрочки отпускного периода в связи с производственной необходимостью существует, но на практике такое случается нечасто.

Работодателю данный документ позволяет:

  1. Своевременно подготавливать нужную документацию для оформления отдыха, а бухгалтерии начислять компенсационные выплаты.
  2. Производить своевременные рокировки и подготавливать замены на места временно отсутствующих работников.
  3. Следить за тем, чтобы право на отдых реализовывалось своевременно и тем самым не нарушались нормы закона.

Как видно, этот документ весьма важен, а потому должен быть составлен в строгом соответствии с правилами.

Процедура составления

Процедура создания графиков очередности ежегодно предоставляемого отдыха несложна, но имеет аспекты подготовки, которые требуют разъяснения.

Речь идет о больших предприятиях и компаниях, где каждое подразделение выполняет свою, строго установленную, функцию. Такое разделение позволяет начальникам отделов принимать участие в определении сроков и продолжительности отпусков.

Обычно процедура оформления отпускной очередности выглядит следующим образом:

  1. Сотрудники внутри одного отдела или подразделения самостоятельно решают, когда они будут отдыхать. На этом этапе они вправе не только выбрать нужные им даты, но и разделить отдых на несколько составных частей.
  2. Начальник отдела оценивает пожелания подчиненных и соотносит их с производственной возможностью. На этом этапе крайне важно также урегулировать любые возникающие споры в коллективе. В каждой организации есть свои негласные правила между сотрудниками о том, как правильно распределять периоды.
  3. Сформированные в отделах документы вновь отправляются к кадровикам, которые перепроверяют сведения на соответствие нормам, в частности, следят, чтобы была правильно указана продолжительность отрезков.
  4. Проверенные бланки отдаются директору организации, который также имеет право не согласиться с какими-то аспектами и инициировать изменения.

Вообще график очередности – это соглашение между сторонами трудового договора. Ни одна из сторон не может самолично диктовать условия и выставлять свои требования. Конечно, бывают и исключения, например, учителя средних школ в большей своей массе отдыхают в строго отведенные летние месяцы, во время каникул. Они не могут взять отпуск в разгар учебного года и сорвать учебный процесс.

Сведения, вносимые в график

Согласно законодательным нормам, бланки очередности могут составляться на специально разработанной унифицированной форме или на самостоятельно разработанных формах. При разработке, главное, чтобы учитывались требования к обязательным сведениям, которые должны быть внесены в документ.

К обязательной информации относят:

  1. Период действия документа.
  2. Поименное перечисление абсолютно всех сотрудников фирмы.
  3. Продолжительность отпусков по каждому работнику. Здесь важно индивидуальное соблюдение, проверить, у кого остались неотгулянные периоды за прошлый год, и учесть все отрезки будущего календарного года.
  4. Начальные и конечные даты отсутствия.

Кроме обязательных граф, в таблице могут добавляться и иные столбцы, для внесения уточняющей информации. Например, для уточнения подразделения, к которому относится тот или иной сотрудник. Рекомендуется всегда оставлять один столбец с названием «примечание», чтобы внести в него какие-то непредусмотренные данные.

Оформление документа

Составление графика отпусков – это особая процедура, которая требует придерживаться установленных норм. Каждая организация сама для себя решает, в каком виде данный документ будет вестись. Хотя форма установлена по закону и обсуждению не подлежит, но вот вид заполнения сможет быть либо бумажным от руки, либо посредством внесения сведений в компьютерную программу, специально разработанную для этих целей.

Вне зависимости от избранного вида ведения заниматься вопросами очередности должен кадровый работник, а в случае его отсутствия сотрудник, который выполняет его полномочия. Это может быть помощник руководителя или даже сам директор фирмы.

В оформлении бланка принимают участие несколько ответственных лиц, но отвечает за правильность его составление кадровый работник. Именно он рассылает формы по структурным подразделениям для первичного заполнения, а после проверяет правильность внесенной информации. Кадровик при оформлении обязан проверить сроки и продолжительность, чтобы отрезки не накладывались друг на друга, а количество дней отпуска соответствовало положенному.

Читайте так же:  Как работает мобильный эквайринг суть и принцип работы системы

Окончательно утвержденный бланк подписывается начальников кадрового отдела, а затем утверждается руководителем организации или тем, кто исполняет его обязанности.

Унифицированная форма Т-7

Большинство работодателей при составлении графика предпочитают пользоваться специальной формой Т-7, которая разработана Госкомстатом России еще в 2004 году и действует и поныне. Эта форма отвечает всем требованиям составления, кроме того, в ней можно убирать ненужные строки или столбцы или добавлять их.

В шапку унифицированной формы Т-7 вносятся следующие данные:

  1. Наименование организации.
  2. Номер бланка и дату его заполнения.
  3. Год действия графика очередности.

Основная часть бланка представлена в виде таблицы, которую следует заполнять таким образом:

  1. Название структурного подразделения, к которому относится работник.
  2. Должность сотрудника.
  3. Фамилия, имя, отчество работника в полном виде.
  4. Табельный номер.
  5. Количество полагающихся дней отдыха. Отразить сведения можно в совокупном порядке, если весь период будет выбран за один раз. Если общее количество разделяется на несколько составных частей, то вносить сведения необходимо по каждому отрезку отдельно, разбивая одну строку на несколько подстрок и указывая в каждой, сколько дней на нее приходится.
  6. Дата начала отдыха, которая была запланирована.

В конце заполненный шаблон подписывается ответственными лицами.

Утверждение графика

Утверждение графика отпусков в форме Т-7 производиться в двухстороннем порядке:

  1. Профсоюзной организацией.
  2. Директором предприятия.

Профсоюз защищает права работников и следит за тем, чтобы вся составляемая документация учитывала права наемных лиц и никоим образом не нарушала их. Поэтому каждый сотрудник при наличии спорных вопросов, которые не урегулировались самостоятельно, может обратиться к представителям профсоюза за помощью. Далеко не все организации имеют представителей профсоюза, да и их наличие не говорит о том, что членство в нем возникает автоматически. Члены профсоюза отчисляют взносы и получают защиту от организации.

Если профсоюзная организация в компании есть, то с ней в обязательном порядке согласовывается вся локальная документация, к коей относится и график очередности отпускных периодов. После изучения формы председатель профсоюза должен его письменно утверждать.

Последним этапом утверждения становится виза руководителя фирмы. После того как он ее проставляет, подготавливается и издается приказ о принятии и утверждении бланка очередности на следующий год.

Внесение изменений и дополнений

Запланированные действия могут подлежать изменениям или дополнениям. Это стандартная практика, так как жизнь вносит свои коррективы, а на предприятии могут возникать форс-мажорные ситуации. Изменения в действующий документ могут вноситься как по инициативе работника, так и нанимателя.

Руководитель имеет довольно ограниченный спектр полномочий, позволяющий ему действовать вопреки установленным планам. Инициировать перенос он может только при наличии достаточных оснований и с согласия самого работника. Более того, наниматель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска по графику выдать человеку письменное уведомление о скором начале отпуска. Если срок пропущен или извещение вообще не выдано, то отпускник имеет законное право отказаться идти на отдых, а потребовать переноса на то время, когда ему будет удобно.

Самим работникам перенести периоды гораздо проще. Для этого они пишут заявление, где должны просить о возможности перенести запланированное время на иной месяц. Руководство должно принять заявление, но соглашаться с ним не обязано. Если просьба не стыкуется с производственными нуждами, то может быть отклонена. При одобрении директор подписывает прошение и разрешает изменения.

На основании разрешения от руководителя издается приказ о переносе отпуска, при этом исправлять весь график нет нужды. Приказ об изменении графика издается только в случае массовых корректировок.

В самом бланке есть специальные столбцы, которые позволяют править информацию. При перенесении отпускного периода проставляется не только новая дата, но и сведения о документе, который стал основанием для такого решения.

Срок хранения

Сроки хранения документации определяются по специальному перечню, который утвержден Приказом Министерства культуры России №558 от 25.08.2010 года. Согласно этому нормативному акту, хранить графики отпускных периодов следует в течение одного календарного года. Такая информация изложена в пункте 693 Перечня. Срок хранения начинает свой отсчет сразу после окончания календарного года, к которому относился документ.

Эти формы не сдаются на временное хранение в архив организации и уж тем более не передаются в государственные архивные учреждения. Уничтожать их следует, как и иные локальные документы по актам.

Ответственность за отсутствие графика

Составление графика отпусков – это обязанность нанимателей. В ТК РФ в статье 123 есть четко установленные сроки для окончательного принятия документа на следующий год. Конечной датой введения будущей очередности считается середина декабря текущего года, а если быть точнее, то форма должна быть утверждена за 14 дней до начала нового года.

Если сроки не соблюдены, то работодателю грозят административные наказания в виде штрафных санкций:

  1. Для юридических лиц штрафы составляют от 30 до 50 тысяч рублей.
  2. Для должностных лиц от одной до пяти тысяч рублей.
  3. Физическим лицам – индивидуальным предпринимателям, также дается от 1 000 до 5 000 рублей.

Штрафные ставки прописаны в КоАП РФ статье 5.27 части 1.

Судебная практика

Центральный районный суд г. Читы рассмотрел ходатайство от индивидуального предпринимателя, который просил отменить ранее установленные административное наказание, которое было назначено ввиду выявленных значительных нарушений, в том числе и отсутствия графика отпусков.

Ходатайству о пересмотре дела ИП апеллирует к тому, что сам факт, из-за которого были выявлены многочисленные нарушения, был истолкован неверно. В частности, бывшая сотрудница, права которой были нарушены, принята не по трудовому договору, а по гражданско-правовому соглашению.

После изучения дела суд отказал в удовлетворении просьбы на основании того, что все вскрытые факты свидетельствуют о нарушениях норм трудового законодательства.

Читайте так же:  Индексация пенсии по случаю потере кормильца

Составление графика отпусков: правила и типичные ошибки

Длительность нахождения сотрудника в отпуске, время его начала и выхода на работу документально закрепляется графиком отпусков, обязательным для выполнения как работником, так и работодателем. Эта норма касается не только крупных предприятий, где предварительное планирование отдыха сотрудников определяется, прежде всего, необходимостью рациональной организации рабочего процесса, но и небольших компаний без профсоюзного органа.

Отсутствие этого документа на предприятии может стать поводом для довольно солидного штрафа: от 30 до 50 тыс. руб., согласно статье 5.27 КоАП РФ.

Правила составления графика отпусков

График составляется кадровой службой предприятия либо лицом, выполняющим функции кадрового делопроизводства, с учетом пожеланий сотрудников. Особенно важно соблюсти требование добровольности при определении сроков очередного отпуска для категорий работников, имеющих право на его использование в любое удобное для них время.

К этим категориям относятся:
  • сотрудники, возраст которых не достиг 18 лет (ст.178 КЗоТ);
  • матери двух и более детей возрастом до 12 лет, независимо от наличия отца и его участия в воспитании детей, отцы, опекуны либо попечители, занимающиеся воспитанием 2 и больше детей до 12 лет без участия матери (ст.1721 КЗоТ);
  • мужья во время пребывания его жены в отпуске в связи с беременностью и родами (статья 123 ТК РФ);
  • почетные доноры России (Закон № 5142-I от 09.06.1993);
  • лица, пострадавшие в результате аварии на ЧАЭС или получившим суммарную дозу радиационного облучения свыше 25 сЗв (Закон №1244-I от 15.05.1991 и Закон № 2-ФЗ от 10.01.2002 соответственно);
  • ветераны труда и войны (в т. ч. инвалиды войны);
  • ветераны боевых действий, происходивших на территории других стран, (в т. ч. получившие инвалидность как следствие своего участия в боевых действиях);
  • лица, получившие почетное звание Героя войны или Труда как в СССР, так и в РФ, полные кавалеры орденов Славы и Трудовой Славы.

Какие существуют основные виды заработной платы? Они перечисляются в статье.

Как происходит начисление сдельной заработной платы? Каковы ее особенности, преимущества и недостатки?

Это не означает, что сотрудник волен диктовать условия при выборе отпускного периода. Руководство предприятия имеет право устанавливать время отдыха для работников таким образом, чтобы обеспечивалось выполнение производственных задач. Так, ограничения относительно количества сотрудников, одновременно отсутствующих на работе, в графике отпусков должны быть учтены.

Обязанности по составлению графика на кадровую службу возлагаются отдельным приказом руководителя. По тому же приказу при отсутствии кадровиков их функцию может выполнить любой сотрудник, имеющий необходимую квалификацию и доступ к информации.

В сводной таблице по отпускам должны быть указаны все сотрудники из списочного состава организации на момент его утверждения. Таким образом, принятый на работу до приказа об утверждении графика человек должен быть внесен в него, даже если в период определения очередности ежегодного отдыха он в штате отсутствовал.

График отпусков: сроки составления для всех работников по действующим нормам ТК РФ (ч.1 ст. 123) должны быть утверждены не позднее 16 декабря года предыдущего. Чем крупнее предприятие, тем раньше должен быть начат этот процесс.

Составлять предварительные таблицы по отпускам на крупных предприятиях начинают уже с конца сентября – начала октября. Небольшие организации с числом работников до 20-30 человек могут начать распределение дней отдыха за две-три недели до конечного срока утверждения.


Для начала необходимо издать приказ о составлении графика отпусков, его подготовке и возложить эту обязанность на конкретное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство. Следующим этапом проводится анализ количества дней неиспользованного за предыдущие годы отпуска, дополнительных дней отдыха и права на получение их в удобное для сотрудника время. Важно, чтобы в график были включены все дни отпуска за год, на который он составляется, включая неиспользованные дни за текущий и предыдущий годы.

Для выяснения пожеланий самих сотрудников можно воспользоваться опросным листом (листом согласования сроков). В случае возникновения спорных ситуаций (когда одновременно на отпуск претендуют несколько сотрудников, либо отсутствие члена трудового коллектива в период активной работы предприятия может угрожать снижением необходимого уровня производства) окончательные сроки могут быть установлены администрацией. В этом случае необходимо письменное извещение или согласие сотрудника.

Для документального закрепления графика отпусков может применяться форма № Т-7, утвержденная Постановлением ГКС РФ №26 от 06.04.2001, однако с 1 января 2013 года ее использование не обязательно. Важно, чтобы в сводной таблице-графике указывались такие реквизиты:

  • ФИО работника;
  • его должность, структурное подразделение (на крупных предприятиях графики могут быть сформированы по каждому подразделению);
  • количество дней отпуска в плановом году;
  • примерная длительность нахождения сотрудника в отпуске;
  • фактический период отдыха.

Плановая длительность отпуска может указываться как точными датами, так и месяцами. А все предусмотренное законодательством время для отдыха по желанию работника может быть разделено на несколько частей, но с учетом того, что одна из них должна составить не менее 14 дней.

После составления проекта графика отпусков этот документ визируется начальником кадровой службы и руководителями соответствующих подразделений, после чего утверждается главой организации.

Нужен ли отдельный приказ?

Вопрос о том, следует ли по этому поводу издавать отдельный приказ, до сих пор однозначно не урегулирован. Гриф «Утверждаю» на документе иногда рассматривается в качестве самодостаточного подтверждения согласования с руководством.

Однако во избежание споров с проверяющими, хотя порядок составления графика отпусков будет соблюден и без этого, желательно такой приказ (в произвольной форме, «Об утверждении графика отпусков на хххх год») включить в документооборот.

В документ могут вноситься изменения, связанные с различными обстоятельствами. Это:

  • прием или увольнение сотрудников;
  • обращение самого работника с просьбой о переносе отпуска в связи с личными обстоятельствами (обычно на более поздний период);
  • возможность того, что отсутствие сотрудника негативно скажется на работе организации (производственная необходимость);
  • денежная компенсация нескольких неиспользованных дней по согласованию с сотрудником.

Любые изменения в графике вносятся на основании отдельного приказа руководителя. Вновь поступившие работники могут вноситься как в основной список (на основании приказа об изменениях в очередности предоставления отдыха), так и в дополнительный, который прилагается к основному.

[1]

Типичные ошибки

Составление графика отпусков: типичные ошибки таковы:

  • неправильный расчет длительности основного и дополнительных отпусков;
  • несогласование сроков отпуска для совместителя с основным местом работы;
  • когда не учитывается право работника на отпуск в удобное для него время (льготные категории) либо отсутствуют документы, подтверждающие право на эту льготу;
  • отсутствие согласия работника со сроками, указанными в графике, в письменном виде.
Читайте так же:  Отказ в увольнении

Как составляется должностная инструкция менеджера по развитию персонала? Кликайте по ссылке.

Ищете заявление о переводе на другую должность: пример? Как его правильно заполнить?

Как правило, при самостоятельном обнаружении ошибки ее возможно исправить по согласованию с администрацией предприятия.

Видео (кликните для воспроизведения).

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Сервисы для соискателей

Продвижение резюме

Доверьте составление резюме профессионалам!

Узнайте какой вы специалист и добейтесь большего

Автоматическое поднятие резюме в результатах поиска

Отправьте свое резюме в ведущие кадровые агентства

Отправьте свое резюме в компанию мечты

Образование и консультации

Что нужно знать про график отпусков

Нужно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников, в частности:

  • сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери;
  • сотрудников в возрасте до 18 лет;
  • участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий.

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать право отдельных категорий сотрудников на незапланированный отпуск в определенных обстоятельствах. Например, право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ) или право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Таким образом, составлять график отпусков работодатель в общем случае может без учета мнения сотрудников, не забывая при этом об «исключительных» категориях.

[2]

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков после его утверждения?

По этому вопросу нет единого мнения, и сложились две противоположные позиции.

Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит. График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров — то есть является организационно-распорядительным документом (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение локального акта, а значит, работодатель обязан знакомить сотрудников с документом.

В условиях отсутствия единой позиции и во избежание спорной ситуации работодателю рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. С этой целью можно:

  • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?

Указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку потом придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска. Если отразить конкретные даты изначально, то это избавит работодателя от дальнейших согласований и возможного пересечения отпусков разных сотрудников.

Вместе с тем такой порядок удобно использовать при сменной работе. Если смены на дату составления графика еще неизвестны, то укажите месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником (ст. 123 ТК РФ).

Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?

Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0. В нем говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем, то есть без включения указанных дней в текущий график.

Если работодатель решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска в текущем графике, то период отпуска необходимо согласовать с сотрудником в обязательном порядке. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению, в отличие от дней отпуска на новый рабочий год, работодатель уже не вправе.

Нужно ли в график отпусков включать внешних и внутренних совместителей, сотрудников-срочников?

График отпусков составляют для всех сотрудников организации, которые планируют продолжать работу в следующем году (ст. 123 ТК РФ). Поэтому нужно включать всех: и совместителей, и срочников – при условии что срочный договор закончится не в декабре текущего года.

Кстати, поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя необходима информация о запланированном времени отпуска на основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Для этого работодатель может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.

Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые приняты в организацию за несколько месяцев до составления графика?

Читайте так же:  Правила регистрации устава ооо

Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику предоставляют ежегодно. Право на использование отпуска за первый год в общем случае возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы новичка в организации. Отпуск за второй и последующий годы предоставляют в любое время в соответствии с принятой очередностью, которая фиксируется в графике отпусков. Это следует из положений статей 122 и 123 Трудового кодекса РФ. Таким образом, включать отпуск за первый рабочий год в график не обязательно. Вместе с тем на практике такое включение удобно, поскольку дает комплексное представление о времени отдыха всех работников.

Сервисы для соискателей

Продвижение резюме

Доверьте составление резюме профессионалам!

Узнайте какой вы специалист и добейтесь большего

Автоматическое поднятие резюме в результатах поиска

Отправьте свое резюме в ведущие кадровые агентства

[3]

Отправьте свое резюме в компанию мечты

Образование и консультации

Что нужно знать про график отпусков

Нужно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников, в частности:

  • сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери;
  • сотрудников в возрасте до 18 лет;
  • участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий.

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать право отдельных категорий сотрудников на незапланированный отпуск в определенных обстоятельствах. Например, право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ) или право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Таким образом, составлять график отпусков работодатель в общем случае может без учета мнения сотрудников, не забывая при этом об «исключительных» категориях.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков после его утверждения?

По этому вопросу нет единого мнения, и сложились две противоположные позиции.

Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит. График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров — то есть является организационно-распорядительным документом (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение локального акта, а значит, работодатель обязан знакомить сотрудников с документом.

В условиях отсутствия единой позиции и во избежание спорной ситуации работодателю рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. С этой целью можно:

  • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?

Указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку потом придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска. Если отразить конкретные даты изначально, то это избавит работодателя от дальнейших согласований и возможного пересечения отпусков разных сотрудников.

Вместе с тем такой порядок удобно использовать при сменной работе. Если смены на дату составления графика еще неизвестны, то укажите месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником (ст. 123 ТК РФ).

Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?

Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0. В нем говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем, то есть без включения указанных дней в текущий график.

Если работодатель решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска в текущем графике, то период отпуска необходимо согласовать с сотрудником в обязательном порядке. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению, в отличие от дней отпуска на новый рабочий год, работодатель уже не вправе.

Нужно ли в график отпусков включать внешних и внутренних совместителей, сотрудников-срочников?

График отпусков составляют для всех сотрудников организации, которые планируют продолжать работу в следующем году (ст. 123 ТК РФ). Поэтому нужно включать всех: и совместителей, и срочников – при условии что срочный договор закончится не в декабре текущего года.

Кстати, поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя необходима информация о запланированном времени отпуска на основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Для этого работодатель может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.

Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые приняты в организацию за несколько месяцев до составления графика?

Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику предоставляют ежегодно. Право на использование отпуска за первый год в общем случае возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы новичка в организации. Отпуск за второй и последующий годы предоставляют в любое время в соответствии с принятой очередностью, которая фиксируется в графике отпусков. Это следует из положений статей 122 и 123 Трудового кодекса РФ. Таким образом, включать отпуск за первый рабочий год в график не обязательно. Вместе с тем на практике такое включение удобно, поскольку дает комплексное представление о времени отдыха всех работников.

Читайте так же:  Беженство в европу

Для чего необходим график отпусков?

Трудовое законодательство Российской Федерации требует своевременного оформления и ведения графика отпусков, как одного из важнейших документов в кадровом документообороте. Данная статья позволит работодателям подготовиться к новому календарному году и своевременно оформить график отпусков с учётом соблюдения всех законодательных норм и правил в 2018 году.

График отпусков является одним из важнейших документов в кадровом делопроизводстве, качественно позволяющий регулировать отпускные периоды сотрудников с учётом потребностей и возможностей организации, соблюдая при этом нормы трудового законодательства в части права работников на ежегодный отдых.

График отпусков в обязательном порядке должен быть там, где есть коллектив. Правовая форма в данном случае значения не имеет. Это может быть юридическое лицо (организация), так и физическое лицо (ИП).

График отпусков является унифицированной формой № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, но в действительности организация имеет право самостоятельно принимать решение заполнять указанную форму № Т-7 или разработать собственную, адаптированную для конкретной организации, форму документа (см. → Как составить график отпусков в 2018 году по форме Т-7).

Ответственность наступает за отсутствие графика отпусков, а не за выбор той или иной формы документа.

Читайте так же статью ⇒«Особенности оформления отпуска авансом в 2018 году»

Ответственность за наличие графика отпусков лежит на работодателе, который, в свою очередь, наделяет полномочиями за своевременное формирование графика специалистов кадровой службы.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать права отдельных категорий работников на предоставление им ежегодных отпусков:

Как внести в график отпусков данные нового сотрудника?

В случае, если график отпусков утверждён за 2 недели до наступления следующего года, а в начале нового года принят новый сотрудник – работодатель обязан учесть право работника на получение отпуска после 6 месяцев работы (ст. 122 ТК РФ).

В данном случае возможно 2 пути решения вопроса:

  • составить к графику отпусков приложение, где будет указан период, когда вновь принятый работник будет находиться в ежегодном оплачиваемом отпуске;
  • издать приказ о ежегодном отпуске на основании заявления работника.

Как внести изменения в график отпусков?

В соответствии со ст.123, 124 ТК РФ возможны случаи переноса ежегодного оплачиваемого отпуска по ряду причин:

Причина переноса отпуска Что делать?
Желание работника Работнику необходимо написать заявление с указанием причин переноса ежегодного отпуска и желаемых дат
Заболевание работника На основании листка временной нетрудоспособности и заявления работника работодатель обязан произвести перерасчёт ежегодного отпуска
Производственная необходимость Работнику необходимо написать заявление о переносе отпуска

Для того, чтобы внести изменения в график отпусков – необходимо издать приказ «О внесении изменений в график отпусков», где будет отражена новая реальность.

Читайте так же статью ⇒ «Заявление на ежегодный отпуск в 2018 году»

График отпусков на 2018 год

Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть утверждён работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года.

График отпусков на 2018 год должен быть утверждён работодателем не позднее 17 декабря 2018 года.

Читайте так же статью ⇒ «Неиспользованный отпуск: компенсация или утрата»

Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков относится к категории нарушения трудового законодательства и влечёт за собой административные санкции (ст.5.27 КоАП РФ):

Категория нарушителя Административное наказание
Должностное лицо Предупреждение или штраф 1000-5000 рублей.
Индивидуальный предприниматель Штраф 1000-5000 рублей
Юридическое лицо Штраф 30000-50000 рублей
При повторном нарушении
Должностное лицо Штраф 10000-20000 рублей или дисквалификация на 1-3 года
Индивидуальный предприниматель Штраф 10000-20000 рублей
Юридическое лицо Штраф 50000-70000 рублей

Вопросы и ответы

  1. Обязательно ли учитывать мнение работников при формировании графика отпусков?

Ответ: Если сотрудник не относится к категории особых сотрудников, указанных в разделе «Работники, имеющие преимущество в выборе периода отпуска» — работодатель имеет право не учитывать его мнение при составлении графика отпусков.

  1. Обязательно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?

Ответ: Работодателю настоятельно рекомендуется знакомить работников с графиком отпусков, хотя законодательством Российской Федерации этот момент чётко не описан. Но во избежание спорных ситуаций ознакомить работников под подпись всё же необходимо.

  1. Обязаны ли мы включать в график отпусков совместителей?
Видео (кликните для воспроизведения).

Ответ: График отпусков предусматривает предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска абсолютно всем работника, в связи с чем включать в график отпусков необходимо как основных работников, так и совместителей.

Источники


  1. Профессиональная этика и служебный этикет. Учебник; Юнити-Дана, Закон и право — М., 2014. — 560 c.

  2. Соколова Э. Д. Правовое регулирование финансовой деятельности государства и муниципальных образований; Юриспруденция — Москва, 2009. — 264 c.

  3. Ванская, Г.П. Библиотечно-библиографическая классификация. Средние таблицы. Практическое пособие. Выпуск 2: 65/68 У/Ц Экономика. Экономические науки; Политика. Политология; Право. Юридические науки; Военное дело. Военная наука / Г.П. Ванская. — М.: Либерея, 2017. — 883 c.
  4. Лазарев, В.В. Теория государства и права 5-е изд., испр. и доп. учебник для академического бакалавриата / В.В. Лазарев, С.В. Липень. — М.: Юрайт, 2016. — 521 c.
  5. Профессиональная этика и служебный этикет. Учебник. — М.: Юнити-Дана, Закон и право, 2014. — 560 c.
Для чего необходим график отпусков
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here