Для чего нужен журнал приказов

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Для чего нужен журнал приказов" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.

п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно:

форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др.

Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.

Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации. В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Е.А.Чершинцева
Национальный исследовательский
университет «Высшая школа экономики»

Приказы по основным видам деятельности

Среди внутренней документации компании приказы по основной деятельности составляют основную часть. О том, как правильно их оформить, и что они собой представляют, – прямо сейчас.

Назначение и классификация приказов

Из названия следует, что данные приказы связаны с основной, т.е. текущей деятельностью компании. Определяют их как все те документы, которые остаются после отсеивания таких видов, как:

  1. Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:
  • прием и увольнение с работы;
  • премирование;
  • взыскания;
  • дисциплинарные наказания;
  • отправка в текущий и внеплановый отпуск;
  • командировки и т.п.
  1. Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е. все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.

Таким образом, приказы, касающиеся основной деятельности фирмы (ПОД), содержат самую разнообразную группу документов, которая в свою очередь разделяется на 8 подгрупп:

Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность фирмы, – это группа документов, которые условно объединены в одну категорию. Выделение связано по методу «от противного» – все, что не вошло в ПЛС и ПАД, причисляют к ПОД. Самые распространенные документы в этой категории, которые встречаются в любой компании, следующие:

  • об учреждении штатного расписания, его корректировке или полном изменении;
  • о введении порядка работы каждого сотрудника: режим, рабочие часы, количество смен, время для регламентированного перерыва и т.п.;
  • о введении в действие любого локального акта в компании, например, правила безопасности труда на том или ином объекте, положение о премировании и т.п.;
  • об инвентаризации всех имущественных объектов компании с установлением порядка проведения инвентаризации, полного перечня номенклатуры с номерами и т.п.;
  • о введении в действие графика текущих отпусков каждого сотрудника;
  • о порядке работы комиссии, организованной для расследования обстоятельств несчастного случая.

Приказы по основным видам деятельности хранятся в организации бессрочно, в то время как по личному составу, а также административно-хозяйственные – в течение 5 лет. Поэтому в содержании одного документа лучше не смешивать разные вопросы – тогда придется хранить слишком много фактически ненужных бумаг.

Как правильно оформить документ: пошаговая инструкция

Пример такого документа представлен на рисунке.

Структура приказа вне зависимости от вида основной деятельности компании, которую он регулирует, одинакова:

Таким образом, по сути такой приказ состоит из всех разделов, типичных для этого вида документов:

  1. Реквизиты, наименование фирмы (вводная часть).
  2. Констатирующая (описательная) часть, к которой приводится заглавие (т.е. какую сторону отношений регулирует приказ) и основание для введения нововведения: «В целях совершенствования…».
  3. Собственно распорядительная часть, которая следует после слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Именно здесь описываются нововведения, срок их исполнения и должностные лица, которые несут ответственность за реализацию идеи.
  4. Приложения – при необходимости вынести крупную информацию – номенклатуру, пофамильные списки, другие большие блоки за пределы текста приказа. Все приложения нумеруются (если их будет несколько) и являются неотъемлемой частью приказа.
Читайте так же:  Как составить сопроводительное письмо в налоговую

Оборотная сторона документа

Любой ПОД вне зависимости от назначения имеет оборотную сторону; на ней приводятся должности и ФИО сотрудников:

  1. С которыми согласована редакция документа.
  2. Которые должны быть ознакомлены с ним под подпись.
  3. Который составил сам приказ. В крупных компаниях генеральный директор даже физически не может ознакомиться и тем более разработать весь поток документов, в которых нуждается фирма. Поэтому он делегирует часть своих полномочий доверенному лицу – другому сотруднику. Чаще всего это заместитель.

Журнал регистрации приказов

Для ПОД существует специальный журнал, в котором регистрируются только эти приказы. Он имеет одноименное название – журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Как правило, это 64-страничная брошюра формата А4 в картонной обложке, стилизованной под архивные документы (золотистого цвета). Левый край немного больше, как и в случае со всеми другими документами – поле используется для создания отверстий для подшивания в архив.

Записи в этот документ заносятся по стандартной форме, как показано на образце.

Номера всегда ставятся по порядку. Особое внимание следует обратить на поля «дата» и «название документа» – ошибки здесь недопустимы и с точки зрения удобства нахождения, и в плане проверок представителями разных органов. Также следует учесть, что названия приказов следует делать по возможности краткими, чтобы потом можно было легко отыскать их среди множества подобных бумаг.

Регистрировать документ нужно сразу после его подписания, потому что именно этот факт подтверждает юридическую силу приказа. Если же бумага вышла, но не зарегистрирована, формально она не существует, как можно понять из ГОСТ Р 51141-98 (там описывается, что именно регистрация фиксирует факт создания приказа).

[1]

Журнал регистрации ведется в течение календарного года. При этом на каждый год в обязательном порядке заводится новый журнал вне зависимости от состояния наполнения книги. Если в одном экземпляре места уже не осталось (что бывает только в случае с крупными организациями), заводится продолжение журнала, на котором указывается «Часть 2».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ПОД и ПЛС всегда регистрируются как отдельные документы – т.е. в содержании оного приказа не может быть элементов другого. Вместе с тем ПОД и ПАД могут быть объединены в один документ на усмотрение должностных лиц фирмы.

Как хранятся ПОД

Несмотря на то, что организация обязана хранить все ПОД, вне зависимости от срока давности, допускается отправить на длительное хранение те документы, к которым нет необходимости обращаться в текущей деятельности.

Порядок в данном случае достаточно прост:

  1. В конце каждого календарного года уполномоченные сотрудники оценивают, нужно ли будет обращаться к приказу или фактически он утратил актуальность.
  2. Все документы, утратившие силу, отправляются в специальное хранилище или передаются в архив.
  3. Об этом факте составляется информационный приказ по основному виду деятельности, который как обычно регистрируется в журнале.

Примеры распространенных видов приказов 2019 г.

Далее приводятся образцы наиболее распространенных видов ПОД, которые составляют основную долю в документообороте практически каждой компании.

  1. О вступлении в должность директора (генерального директора, начальника филиала и т.п.).
  2. Об утверждении штатного расписания (введении нового, поправок к старому, учреждении в 1 раз).
  3. О передаче функций (на примере сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство).
  4. Об учреждении, поправках или введении новой редакции документа «Правила внутреннего трудового распорядка».
  5. О графике работы компании в отдельные периоды (например, во время майских праздников).
  6. О регламенте действий всех сотрудников в случае обнаружения пожара.
  7. О запрещении курения.
  8. О назначении ответственного (на примере лица, отвечающего за пожарную безопасность).
  9. О передаче права подписи (на примере права подписи во всех кадровых документах).
  10. О досрочном прекращении исполнения обязанностей руководителем.

Журнал регистрации приказов

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

    приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения; прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения; оплата труда, доплаты и премирование; отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми; длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

    ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением; кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные; дисциплинарные взыскания.
    изменения правил, регулирующих внутренний распорядок; утверждения обновления штатного расписания; назначения работников на руководящие посты; сокращение численности.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

    на титульной странице; на последнем листе; в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Титульный лист журнала регистрации приказов (24,5 KiB, 431 hits)

Лист с перечнем ответственных лиц за ведение журнала приказов (33,5 KiB, 278 hits)
Читайте так же:  Как заполнить журнал кассира-операциониста

Лист с таблицей журнала приказов по личному составу (36,5 KiB, 456 hits)

Лист с таблицей журнала приказов по основной деятельности (37,0 KiB, 515 hits)

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:
  1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  2. Название распорядительного документа.
  3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    отпуска; приём или увольнение; внесение изменения в штатное расписание; перевод на другую должность; назначение совмещения.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

Журнал приказов по основной деятельности кто ведет

Приказы по основной деятельности издаются в случаях, когда принимаются решения относительно всего коллектива или каких-то должностей, не затрагивающие при этом конкретных сотрудников. В то же время, чтобы очертить границы группы приказов по основной деятельности, из этой группы нужно исключить все приказы, прямо определенные в нормативных актах как приказы по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа, поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании». Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация Журнал регистрации – внутренний документ Его нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров.
Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства Руководитель подразделения или иное должностное лицо компании Может ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверил Своевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу Порядок индексации разрабатывается в компании — Образец заполнения Если будем сравнивать журналы, что ведут в разных фирмах, увидим существенные отличия.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности (скачать)

Из них основными для любой организации являются журналы регистрации приказов и распоряжений администрации:

  • по личному составу;
  • по административно‑хозяйственным вопросам;
  • по основной деятельности.

Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек.

Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним. И зачастую результаты проверок напрямую зависят от правильности и тщательности ведения внутренней документации предприятия.

Форма журнала регистрации приказов по личному составу

  • ФИО работника или работников, на которых издан приказ.
  • Основание (№ трудового договора или письма, или дополнительного соглашения и т.д.).

Скачать бланк и образец заполнения журнала На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.

  1. Во-первых, сразу отбрасываются приказы, прямо обозначенные как приказы по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам (в Перечне приказы по личному составу перечисляются в той же строке 19, список же вопросов, отнесенных к категории административно-хозяйственной деятельности, закреплен в разделе 10 Перечня — соответственно, по ним и издаются приказы, отнесенные к этой группе).
  2. Во-вторых, используется разделение групп по смыслу приказа.

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. Какие локальные акты регистрируются в журнале Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых.

Журнал приказов по основной деятельности кто ведет

  • организационно-правовая форма и название компании;
  • наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае — приказов по основной деятельности);
  • дата начала и окончания ведения журнала;
  • должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала регистрации;
  • продолжительность периода хранения.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности можно найти ниже по ссылке: Журнал регистрации приказов — шаблон. Итак, журнал регистрации приказов по основной деятельности должен вестись в любой организации.

Журнал приказов по основной деятельности кто ведет

Нужен ли журнал для регистрации приказов

Вопрос является ли журнал регистрации приказов по личному составу и обязательно ли его прошнуровывать и пронумеровывать. Когда у нас была проверка трудовой инспекции, нас обязали журнал прошить. Если это обязательно, то на каком документе это основано. Спасибо. Ответ Ответ на вопрос: Журнал регистрации приказов по личному составу не является обязательным. Он применяется для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации. Относительно обязательности прошивания документов. О Приказах по личному составу читайте подробнее здесь. Данный вопрос напрямую на законодательном уровне не урегулирован. Порядок работы с документами в организации следует закрепить на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах.

Читайте так же:  Договор купли-продажи лодочного мотора. образец заполнения

Как оформить и как вести журнал регистрации приказов

Конечно, основная тематика этих распоряжений определяется организационно‑правовой формой предприятия и характером его хозяйственной деятельности, поэтому дать конкретные ответы и рекомендации для каждого частного случая невозможно.
Но по преобладающим видам распоряжений, характерных для любой организации, все их типы по основной деятельности можно определить, как:

  1. Назначение генерального директора, главного бухгалтера.
  2. Утверждение логотипа, брендбука, рекламного слогана и т.

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Необходимые пункты Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов.

Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать.
Например:

  • порядковый номер,
  • дата приказа,
  • номер распоряжения,
  • основное содержание приказа,
  • сотрудник,
  • табельный номер,
  • основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

  1. кто подписал приказ,
  2. кто исполняет приказ,
  3. куда передали приказ,
  4. расписка о получении, дата,
  5. отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания».

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении.

[3]

Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.

Видео (кликните для воспроизведения).

    Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека.

Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя.
Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Является ли журнал регистрации приказов по личному составу обязательным?

Можно ли журнал регистрации приказов вести в электронном виде Кадровик может пользоваться любой лицензированной компьютерной программой, ориентированной на кадры.
Сейчас почти все программы содержат функцию формирования электронного регистрационного журнала: система сама присваивает номера приказам с возможностью редактирования. В любой момент журнал можно сформировать в программе и распечатать.

Однако не стоит пренебрегать и бумажным вариантом по причинам:

  • возможный сбой системы;
  • смена программы;
  • обновление версии.

Кроме того, при расхождении сведений в бумажном и электронном вариантах журнала, предпочтение отдаётся рукописной информации.

Нюансы Нужно избегать коррекции записей в журнале (подчисток, приписок, зачёркиваний), это может быть признано ошибкой, что ведёт к закрытию дела.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее была на самом журнале, а часть – на узлах нитей.

Последняя страница должна содержать сведения такого плана:

  • количество страниц;
  • подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;
  • печать.

Так можно обеспечить защиту документа от исправления.

  • есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т.

Если за год всего 17 приказов, как вести журнал их регистрации?

Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации Не предусмотрена Произвольная Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации 75 лет Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам Не предусмотрена Произвольная Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов 75 лет Журнал регистрации должностных инструкций Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения 75 лет Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам Не предусмотрена Произвольная Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников 5 лет Журнал регистрации вводного инструктажа Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда.

Нужен ли журнал регистрации приказов

До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования Содержание:

  • 1 Юридическая сторона
  • 2 Порядок регуляции
  • 3 Есть ли необходимость в ведении?
  • 4 Письменно или в электронном виде?
  • 5 Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры
  • 6 Порядок работы с журналом
  • 7 Кто несет ответственность?
  • 8 Необходимые пункты
  • 9 Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия
  • 10 Как регистрировать приказы задним числом

Юридическая сторона Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах.

Нужен ли журнал регистрации приказов по личному составу

  • о приеме на работу;
  • об оплате труда;
  • о совмещении профессий;
  • о повышении квалификации;
  • о смене фамилии сотрудника;
  • о длительных командировках.
  • о поощрении персонала;
  • об отпусках
  • о дежурстве;
  • о переводе;
  • об увольнении работника

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

  1. о дежурствах,
  2. об учебных и очередных отпусках,
  3. о непродолжительных командировках,
  4. о дисциплинарных взысканиях

Как регистрировать приказы задним числом Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью.

Нужен ли журнал для регистрации приказов

Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей Постоянно Журнал учета выданных доверенностей Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи Постоянно Журнал учета исполнительных листов Не предусмотрена Произвольная Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях 5 лет 20.05.2016 С уважением и пожеланием комфортной работы, Алла Хрипушина, эксперт Системы Кадры Вам будет полезно узнать о Журнале учета командировок в материале по ссылке.

Правила ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Приказ – это распорядительный акт, который отражает решение руководства по вопросам деятельности организации и подчиненных. На действующих предприятиях распорядительный материал издается регулярно, и весь массив поступающей документации необходимо упорядочивать. С этой целью используются журнал регистрации (книга) приказов.

Читайте так же:  Льготы военным и ветеранам военной службы

Для чего нужен журнал регистрации приказов

Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов. Он призван облегчить выполнение таких задач:

  • учет изданных документов;
  • контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
  • поиск акта в регистре по номеру и дате издания.

В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации. Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.

Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:

  1. по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
  2. кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.

Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу.

Правила ведения журнала

Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме. Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4. Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем. Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний.

На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного.

На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.

Тетрадь нумеруется до последней страницы. Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф. И. О. ответственного. Нельзя вырывать листы из тетради или вставлять дополнительные.

ВАЖНО! Если допущена ошибка, запись перечеркивается, делается пометка об ошибке, ставится дата и подпись делопроизводителя.

По окончании формуляр передается в архив.

Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме. Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив. Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится. Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.

Какие сведения отражать

В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:

  • порядковый номер позиции;
  • номер и дата издания приказа;
  • тип распоряжения: о приеме сотрудника, командировке, отпуске, изменении условий труда, об изменении личной информации (смена фамилии), реорганизации структурного подразделения и т.д.;
  • основание для издания: например, трудовой договор или законодательный акт;
  • краткое содержание: например, сообщается название подразделения и должность принимаемого сотрудника или указание организовать закупку материалов;
  • Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручено исполнение указания;
  • подпись об ознакомлении;
  • отметка об исполнении и передаче в архив.

Приведенный перечень ориентировочный. Оформление журнала в организации и ее структурных подразделениях ведется индивидуально.

Ответственный за ведение

Ведение книги приказов возлагается на ответственного за делопроизводство. Делопроизводителем в структурном подразделении назначается один из сотрудников по решению начальника. В небольшом учреждении эту функцию может выполнять секретарь, юрист, кадровик или другой работник предприятия.

Делопроизводитель отвечает за сохранность формуляра и передачу после завершения в архив.

ВАЖНО! Срок хранения регистра нормативной документации определяется решением руководства и типом зафиксированных актов. Например, кадровые приказы хранятся до 75 лет.

По истечении срока хранения регистр уничтожают.

Журнал регистрации приказов по личному составу: особенности заполнения

Весь трудовой путь любого работника, начиная с момента приема для исполнения своих обязанностей до последующего увольнения, отражается документально отделом кадров с помощью составления приказов по личному составу. Они помогают работе различных подразделений, а тем более важны для бухгалтерии.

Так, нам начисляются премии, заработная плата, устанавливается оклад и выписывается очередной отпуск. К тому же, необходимость решать спорные дела в суде, доказать принадлежность к организации и даже взять кредит тоже потребует наличия таких приказов.

Приказы по движению кадров

Журнал регистрации приказов по личному составу заполняется работниками отдела кадров

Они могут быть различного вида, сроков хранения и параметров составления. Среди них выделяют следующие приказы:

  • Прием на работу. Здесь возможны различные варианты, учитывающие основное место, вахтовый метод, совместительство и т.д;
  • Перемещение работника. Такой документ свидетельствует о продвижении по службе, работу в новом отделе, смене территории закрепления или размера оплаты труда;
  • Премирование. Выплата дополнительных денежных средств за хорошее выполнение своих трудовых обязанностей, по поводу праздничных мероприятий и т.д.;
  • Увольнение. Расторжение договора или решение уйти по собственному желанию;
  • Командировка. Направление на определенный срок для исполнения трудовых обязанностей;
  • Отпуск по уходу за ребенком. Рождение малыша и последующее его воспитание;
  • Вредные условия труда. Назначение командировки или специального отпуска

На протяжении всего срока работы кадровой службы в организации составляется огромное количество документов, которые необходимо постоянно систематизировать и правильно хранить. Именно поэтому заводятся специальные журналы, где регистрируются все необходимые данные. Они учитывают весь личный состав, давая возможность быстрого поиска интересующей информации.

Назначение журнала регистрации приказов

Любой созданный документ, проверенный руководителем и согласованный им же получает статус официального и подлежит обязательной регистрации. Это подтверждает его законность и при присвоении уникального номера максимально снижает риск создания дубликата или вредоносных действий по оформлению бумаг задним числом.

Сам журнал подлежит обязательной нумерации. Его впоследствии шнуруют, описывая количество листов и дату начала использования. Все приказа и распоряжения вносятся поочередно не нарушая строгой отчетности.

После того, как произведены основные действия с журналом, его нельзя разрывать, изымая неверно заполненный лист, добавлять какие-либо странички, вклеивать или вшивать их.

После того, как проведена порядковая нумерация, плотно продевается шнуровка, и выведенные ее концы с обратной стороны проклеиваются специальным маленьким бланком. На нем отмечается количество страниц, сначала числом, а потом прописными буквами, проставляется подпись ответственного лица и поверх нее официальная печать. Чаще всего такой журнал подписывает сам руководитель.

Читайте так же:  Как узнать стоимость автокредита

Когда заводится журнал?

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения

[2]

На законодательном уровне нашего государства не существует определенных правил и параметров начала ведения такого журнала. Подобные решения принимаются локально внутри самой организации и чаще всего остаются на усмотрение отдела кадров. Так, начиная с первого дня работы, как самого предприятия, так и его сотрудников, необходимо составлять приказы. Именно поэтому, первым делом стоит создать журнал, утверждая его в «Положении о делопроизводстве компании».

Конечно, если сам приказ, касающийся личного состава, имеет определенный параметры для своего составления, то структуру заводимого журнала, его графы, колонки, формат, можно разрабатывать самостоятельно или отдать этот вопрос для решения специалистам предприятия. Возможно, такой способ покажется трудоемким, и потребует определенных усилий. Есть другая возможность выхода из подобной ситуации.

Сейчас на полках книжных магазинов можно встретить уже разлинованный вариант, а его дубликат прекрасно представлен различными сайтами интернета. Кстати сказать, данное решение станет наиболее приемлемым именно, потому, что разработано кадровиками, имеющими огромный опыт в своем деле. Учитывая все необходимые нюансы, были соблюдены нужные графы и порядок заполнения.

Приобретая уже готовый журнал, вы избавите себя от необходимости шнуровать, нумеровать и пломбировать его. Останется только заверить печатью и внести данные организации.

Иногда случается так, что бюджет предприятия не позволяет осуществить дополнительные траты и запланировать эту покупку будет не возможно, ведь начало журнала должно соответствовать старту вашей деятельности. И на этот случай имеется приемлемое решение. Внимательно изучите сайты по делопроизводству, скачайте несколько образцов такого журнала к себе на компьютер и выберете тот, который наиболее полно соответствует направлению работы. Создайте нужные столбцы, линии, повторяя скаченный макет, а дальше приступайте к заполнению.

Ответственность за журнал регистрации приказов

Так как этот документ является архивным, очень важно назначить одного человека, который будет нести полную ответственность и полностью контролировать каждую запись. Это важно еще и потому, что любые помарки и пометки не допустимы. Если в вашей организации имеется специальная кадровая служба, то поручите ей эту обязанность.

Можно даже составить специальный приказ по основной деятельности, через который назначить работника, возложив на него все необходимые функции. Если сотрудник отдела кадров по сложившимся обстоятельствам временно покинет свое рабочее место, то возложить дальнейшие обязанности, связанные с журналом можно на иного человека, составив на него приказ.

Основные параметры оформления

Журнал регистрации приказов по личному составу содержит большой объем информации

Конечно законодатель для нас не закрепил четких и жестких требований к оформлению журнала, но для того, чтобы его форма стала наиболее правильной и помогала вам вести делопроизводство постарайтесь придерживаться ряда правил.

Если такое решение вам будет удобно, то в конце каждой странички проставляйте подпись, чтобы видеть, кто и когда заполнял ее. Если вдруг обнаружилась случайная ошибка, то править ее нельзя, а тем более вырывать листы.

Таким образом собьется нумерация и нарушится шнуровка. Самым оптимальным выходом для этой ситуации считается заполнение последующей строчки с обязательным уточнением в столбце «Основание», почему было сделано исправление.

Электронная форма журнала регистрации приказов

На смену бумажным журналам приходят электронные версии

Современные технологии не стоят на месте и на смену обычным бумажным носителям приходят электронные версии. Они разработаны с учетом вех необходимых потребностей и наиболее удобны в своем использовании.

При помощи обычных клавиш клавиатуры можно легко и быстро найти нужную информацию, по каждому сотруднику даже самой огромной организации. Так, можно быстро просмотреть наличие отпусков и даты их проведения, назначение командировок, выходы в декрет и т.д.

Так, например, если нужна информация за последние 3 года по какому либо одному работнику, то перелистывание журнальной формы создаст особые неудобства и большую потерю времени, к тому же различные отвлекающие факторы способны сбить с проведенных подсчетов.

Если организация пользуется учетом по форме 1С, то в этой программе изначально заложена возможность ведения электронного журнала регистрации приказов.

Его удобно выгружать в программу Excel, просматривая более наглядно каждую строчку, а по истечении отчетного года, можно распечатать всю информацию, создав бумажную версию. Далее журнал просто шнуруется, нумеруется и пломбируется, отправляясь при необходимости в архив.

С заполнением журнала регистрации приказов по личному составу вас ознакомит видеоматериал:

Видео (кликните для воспроизведения).

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источники


  1. Поставка. Судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 537 c.

  2. Ошо Зрелость. Ответственность быть самим собой / Ошо. — М.: СПб: Весь, 2013. — 185 c.

  3. Яблочков, Т. Гражданская ответственность дуэлянтов / Т. Яблочков. — М.: Типо-лiтография Т-ва Владимиръ Чичеринъ в Москве, 2018. — 686 c.
  4. Колюшкина, Л.Ю. Теория государства и права / Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и К°, 2012. — 579 c.
  5. Малько, А.В. Проблемы теории государства и права. Учебник / А.В. Малько. — М.: Юрлитинформ, 2012. — 802 c.
Для чего нужен журнал приказов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here