Должностная инструкция секретаря обязанности

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Должностная инструкция секретаря обязанности" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

[2]

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

  • «Общие положения»,
  • «Должностные обязанности»,
  • «Права»,
  • «Ответственность».
Читайте так же:  Ипотека в локо банке калькулятор, условия и проценты

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Должностная инструкция секретаря-референта

Секретарь-референт — это должностное лицо, являющееся непосредственным помощником руководителя субъекта хозяйствования. Специалист организует его деятельность, осуществляет телефонные переговоры, составляет проекты внутренней распорядительной документации, исходящей корреспонденции контрагентам и в уполномоченные органы. В его обязанности также входит регулирование потока посетителей и контроль за своевременным выполнением директором планируемых им мероприятий.

Кто такой секретарь-референт

Помощник директора необходим на каждом предприятии, поскольку озабоченность руководителя субъекта предпринимательства может сделать его работу неэффективной. Секретарь-референт налаживает работу директора и создает условия, при которых он будет рационально расставлять приоритетные задачи и не отвлекаться на мелкие проблемы. Основной задачей специалиста является организация эффективной работы в сфере делопроизводства, осуществление деятельности с базами данных, а также обеспечение взаимоотношений между отделами.

Требования к профессиональной подготовке

Для качественного выполнения должностных обязанностей, специалист должен быть уверенным пользователем персонального компьютера и другой аппаратуры, относящейся к категории организационной техники. Владение русским и иностранным языками позволит грамотно составлять документацию, а знание норм делопроизводства упростит его работу в сфере подготовки проекта распорядительных документов, составления ответов на письма и запросы, а также оформление протоколов заседания.

Образование

Специальность секретаря можно получить в средних учебных заведениях, а также на специализированных занятиях.

Лицам, обучившимся на курсах после окончания высшего учебного заведения проще устроиться на работу, чем просто после техникума. Кроме теоретических знаний в области делопроизводства, специалисту пригодятся навыки работы на компьютере, а также владение достаточной скоростью набора текста.

Личные качества

Поскольку руководитель предприятия полностью доверяет своему помощнику в области организации деятельности, специалист должен обладать высокой степенью ответственности и коммуникабельности. Отсутствие этих качеств у секретаря-референта, может привести к потере репутации субъекта хозяйствования.

Кроме высокого уровня профессионализма, специалист должен иметь хорошую наглядно-образную память, нормальный слух и умеренную общительность в комплексе с доброжелательностью, пунктуальностью, находчивостью и исполнительностью, а также с желанием работать с людьми.

Медицинские противопоказания к работе

Должностные обязанности секретаря-референта предполагают наличие хорошо поставленной речи и психологической устойчивости к стрессам, обусловленных рабочей обстановкой. Этим объясняется ряд заболеваний, при которых не рекомендуется трудоустраиваться на должность помощника руководителя. Расстройства нервной системы, заболеваний внутренних органов, проявляющиеся в раздражительности, не способствуют обеспечению нормальной рабочей обстановки. Сердечно-сосудистые заболевания могут усугубиться в процессе выполнения обязательств, поскольку должность предполагает выполнение работы, в основном, сидя за столом. Дефект речи и явные физические недостатки не будут способствовать поддержанию рейтинга компании.

Место работы, карьера и уровень заработной платы

Разобравшись, кто такой референт и чем он занимается, становится понятно, что специальность востребована, поскольку такие работники нужны на любом предприятии, руководитель которого применяет наемный труд. Местом работы могут стать офисы, компании, фирмы или организации любого профиля и формы собственности. Профессия является отличной стартовой площадкой для молодых людей, не имеющих опыт трудовой деятельности.

Занимая эту должность, работник может рассчитывать на карьерный рост посредством перевода в другой отдел на другую специальность, ввиду получения нового профильного образования. Квалифицированные работники ценятся работодателями, поэтому рекомендуется постоянного совершенствоваться в области делопроизводства, работы с корреспонденцией, контрагентами, посетителями и правильного ведения телефонных переговоров.

Читайте так же:  Возможна ли приватизация арендованной земли

Зарплата секретаря-референта зависит от региона расположения субъекта хозяйствования, от сферы его деятельности, от опыта работы сотрудника, объема обязанностей, возложенных на него работодателем, а также от наличия дополнительных знаний, которые могут расширить сферу обязательств. По данным 2017 года, заработная плата секретаря-референта, осуществляющего деятельность в Москве, составляет 30000—60000 рублей, а в других регионах — до 35000 рублей.

Другие трактовки специальности

Осуществляя поиск вакантной должности через специализированные сервисы, в строке запроса можно вводить не только специальность секретаря-референта, но и ее альтернативные названия, такие как секретарь, референт, офис-менеджер, менеджер по персоналу, а также архивариус или архивист. Использование синонимов специальности позволит увеличить шансы на трудоустройство.

Должностная инструкция секретаря-референта

Основной должностной обязанностью секретаря-референта является организационное обеспечение нормальных условий труда руководителю субъекта хозяйствования. Для ее реализации специалист должен заниматься:

  1. Делопроизводством, в которое входит оформление и регистрация внутренней документации, а также обработка корреспонденции.
  2. Планированием рабочего времени директора.
  3. Приемом посетителей.
  4. Подготовкой документации для ознакомления и изучения специалистами по распоряжению руководителя.
  5. Составлением докладов и протоколированием совещаний.
  6. Приемом документации на подпись.
  7. Ведением телефонных переговоров, а также учетом телефонных звонков.
  8. Координацией взаимоотношений между представителями структурных подразделений.
  9. Приемом и отправкой факсов.
  10. Бронированием билетов для командирующихся сотрудников.
  11. Решением хозяйственных вопросов, выраженных в обеспечении сотрудников канцелярскими товарами.

Преимущества и недостатки

Осуществляя деятельность в должности секретаря-референта, человек получает опыт деловых контактов, имеет возможность заводить важные знакомства, которые впоследствии могут пригодиться для решения актуальных вопросов собственного бизнеса.

Ежедневное общение с работодателем позволяет осуществлять наблюдение за его стилем управления предприятием, за его умением принимать решения, а также за нюансами формирования отношений с партнерами и подчиненными. Работа с документами является отличной базой подготовки для будущих экономистов, юристов и менеджеров.

Несмотря на огромное количество положительных сторон в профессии, можно отметить и минусы специальности. К ним относятся работа в выходные дни, командировки, а также ненормированный рабочий день. Насыщенный событиями рабочий день, необходимость обработки огромного количества информации, общение с большим количеством людей, спешка, могут явиться причиной стресса, поэтому, решив работать в сфере обеспечения делопроизводства, необходимо быть человеком с устойчивой психикой и здоровой нервной системой.

Prom-Nadzor.ru

Должностная инструкция секретаря руководителя

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция
секретаря руководителя [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное].

1.4. Секретарь должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;

— положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— методы оформления и обработки документов;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права и законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю [предприятия, структурного подразделения].

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.17. [Вписать нужное].

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

Читайте так же:  Валюта ипотеки и в какой лучше брать

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. [Вписать нужное].

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Должностная инструкция секретаря руководителя

Тип документа: Инструкция

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 14,1 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя «________» (далее — «организация»).

1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ____________.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

[3]

— структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

— методы оформления и обработки документов;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— основы организации труда и управления;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

[1]

— основы административного права и законодательства о труде.

1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;

Видео (кликните для воспроизведения).

— настоящей должностной инструкцией;

— правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

Секретарь руководителя несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Должностная инструкция секретаря машинистки

I. Общие положения

1. относится к категории технических исполнителей.

2. На должность назначается лицо, начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по -установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.

Читайте так же:  Бухгалтерский счет 57 особенности использования

4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.

4.4. Правила орфографии и пунктуации.

4.5. Порядок расположения материала при печатании различных документов.

4.6. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.

4.7. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов. Умение заменить картридж для принтера canon.

4.8. Правила пользования устройствами.

4.9. Стандарты унифицированной системы документации.

4.11. Основы организации труда.

4.12. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.

4.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. подчиняется непосредственно руководителю (предприятия; структурного подразделения организации)

6. На время отсутствия (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

3. Организует телефонные переговоры руководителя.

4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.

5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

7. Передает и принимает информацию по устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

8. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

11. Принимает документы на подпись руководителю.

12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей. имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря-референта

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации.

1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.2. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

— законодательными актами РФ;

— приказами и распоряжениями руководства организации;

1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,

должен владеть вопросами:

— текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;

— знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками;

— требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

— правила организации управленческого труда;

— основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

— составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;

— наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;

— работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;

— организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;

— вести прием посетителей;

— организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;

— владеть навыками быстрого письма и чтения.

2. Основные функции секретаря-референта

К основным функциям секретаря-референта относятся следующие:

— организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;

— координация работы офиса;

— осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;

— оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;

— подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.

— документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.

3. Основные обязанности секретаря-референта

К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие:

3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.

3.2.Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации.

3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации.

3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы.

3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.

3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.

3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

Читайте так же:  Что такое токены ico

3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия.

3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации.

3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам.

3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.

3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.

3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.

3.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации.

3.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

4. Дополнительные обязанности секретаря-референта

Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются следующие дополнительные обязанности:

4.1 в сфере работы с персоналом:

1. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.

2. Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации.

3. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений.

4. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового стажа работников организации.

5. Составление для государственных органов установленной отчетности по вопросам учета личного состава.

6. Ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение.

8. Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

9. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией.

10. Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации о принятых на работу и уволенных работников для оформления документов, касающихся учета начисленной заработной платы и производимых вычетов.

11. Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов, необходимых для расчета и выдачи заработной платы работникам.

1. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их передачи в бухгалтерию.

2. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме.

3. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от сторонних организаций.

4. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк.

5. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из банков.

6. Ведение кассовых операций в организации, в т. ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности.

7. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в бухгалтерию.

5. Права секретаря-референта

Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право:

5.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.

5.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.

5.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

5.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.

5.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.

5.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

5.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.

5.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.

5.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.

5.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.

6. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность за

6.1.Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.

6.2. Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на подпись руководству, организацию их учета и хранения.

6.3. Четкость и полноту выполнения административных поручений руководства.

6.4. Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну организации.

С должностной инструкцией ознакомлен

Видео (кликните для воспроизведения).

«___» ____________ 2007 г. __________________ ______________________

Источники


  1. Розен, Александр Последние две недели. Прения сторон / Александр Розен. — М.: Советский писатель. Москва, 2016. — 528 c.

  2. Мазарчук, Д. В. Общая теория государства и права. Ответы на экзаменационные вопросы / Д.В. Мазарчук, Н.А. Глыбовская. — М.: ТетраСистемс, 2011. — 144 c.

  3. Скуратовский, М. Л. Подготовка дела к судебному разбирательству в арбитражном суде первой инстанции / М.Л. Скуратовский. — М.: Wolters Kluwer, 2018. — 200 c.
  4. Фохт-Бабушкин, Ю.У. Искусство в жизни человека. Конкретно-социологические исследования искусства в России конца XIX — первых десятилетий XX века. История и методология / Ю.У. Фохт-Бабушкин. — М.: Алетейя, 2016. — 788 c.
  5. Миронов, Иван Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн / Иван Миронов. — М.: Книжный мир, 2015. — 672 c.
Должностная инструкция секретаря обязанности
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here