Должностные обязанности специалиста по документообороту

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Должностные обязанности специалиста по документообороту" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Какие обязанности у специалиста по документообороту?

Должностная инструкция специалиста по документообороту:

251.001 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

251.002 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

251.003 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

251.004 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

251.005 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.

251.006 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия.

251.007 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту.

252 Цели и должностные обязанности :

252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей:

252.1.1Координация информационных потоков между XXX и

252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности:

252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне;

252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам;

252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;

252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции.

252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями:

с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;

с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

253 Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей:

253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

254 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;

254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;

254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ;

254.6 Положение об Административном отделе XXX ;

Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы,

Работы группы, отдела в целом;

Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Я сам не знал столько, ну вот нарыл и скинул Вам, сори ссылку на то где нашел скинуть не могу, машинально закрыл и теперь найти не могу. Еще раз мой извинения.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

УТВЕРЖДАЮ
Директор по экономике П.П. Безденежных
ПАО «Трест»
____________ П.П. Петров
«___»___________ г.

Должностная инструкция
специалиста по работе с документами

1 Общие положения

3 Профессиональные требования

Специалист должен знать:
— структуру предприятия;
— организацию делопроизводства на предприятии;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— применение средств вычислительной и организационной техники;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
— документы менеджмента качества.

Специалист имеет право:
4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90).
4.5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения делопроизводства.

6 Ответственность

6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. Рублев
Согласовано:
Начальник юридического отдела С.С. Сергеев
Начальник отдела кадров И.И. Иванов
Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Читайте так же:  Наиболее выгодные предложения от банков россии по ипотеке без первоначального взноса

Должностная инструкция для специалиста по документообороту

Общие сведения о профессии специалист по документообороту Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные. С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения. Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности.

Должностная инструкция для специалиста по документообороту

  • Иметь особые личные качества, к которым относится: способность концентрировать внимание длительное время, развитое мышление, отличная память, организованность, аккуратность, умение работать с большими объемами информации (анализировать и систематизировать ее), усидчивость и способность выполнять однообразную работу с постоянным высоким качеством.

Обязанности специалиста по документообороту с партнерами банка:

  • Взаимодействие с контрагентами и партнерами банка, сотрудниками иных организаций и структурных подразделений банковского учреждения в рамках своей компетенции.

Обязанности специалиста по документообороту Он позволяет не задерживать документы в отделах или не терять их после отправки.

Специалист по документообороту обязанности

Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями: — с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации; — с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании. 253 Показатели оценки деятельности Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей: 253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции. 253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению. 253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Работа специалист по документообороту в москве: 1 309 вакансий Должностная инструкция специалиста по документообороту:

251.001 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями. 251.002 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 251.003 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту. 252 252.1.2 Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей. Должностная инструкция специалиста по документообороту Профессиональные требования Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества.4 Внимание Права Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Общие положения 251.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями. 251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX. 251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

Менеджер по документообороту обязанности

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции; 255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, Работы группы, отдела в целом; 256 Ответственность Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; — в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Должностная инструкция специалиста по делопроизводству и документообороту

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции; 255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, Работы группы, отдела в целом; 256 Ответственность Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; — в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Читайте так же:  Бесплатные путевки в лагерь для детей

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Специалист по документообороту Профессиональные требования Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества. 4 Права Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

[2]

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

  • правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
  • Уставом хозсубъекта;
  • локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
  • административным распоряжениям и приказам;
  • ПВТР;
  • разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).

Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Должностная инструкция специалиста по документообороту группы документооборота и регламентации

1629 Общие положения

1629.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

1629.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

1629.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

1629.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота и регламентации

1629.5 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.

1.6 На время отсутствия Специалиста по документообороту решение о перераспределении его обязанностей принимает Руководитель группы документооборота и регламентации.

1630 Цели и должностные обязанности

1630.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей:

1630.1.1 Координация информационных потоков между XXX и контрагентами.

1630.1.2 Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

1630.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности:

1630.2.1 Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне;

1630.2.2 Организует отправку корреспонденции контрагентам;

1630.2.3 Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;

1630.2.4 Организует курьерскую доставку корреспонденции.

1630.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями:

— с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;

— с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

1631 Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей:

1631.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

1631.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

1631.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

1632 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

1632.9 Положение «Об Административном отделе XXX ;

1632.10 Настоящая Должностная инструкция.

Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

1633.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Видео (кликните для воспроизведения).

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

1633.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

1633.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, работы группы, отдела в целом;

Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

1635 Требования к работнику при приеме на работу

Должностная инструкция специалиста по документообороту

251 Общие положения

251.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

251.5 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.

251.6 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия.

Читайте так же:  Как заполнить платежное поручение

251.7 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту.

252 Цели и должностные обязанности

252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей:

252.1.1Координация информационных потоков между XXX и

252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности:

252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне;

252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам;

252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;

252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции.

252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями:

— с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;

— с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

253 Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей:

[3]

253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

254 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

[1]

254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;

254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;

254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ;

254.6 Положение об Административном отделе XXX ;

Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы,

Работы группы, отдела в целом;

Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

257 Требования к работнику при приеме на работу

Должностные обязанности специалиста по документообороту

  • Инструкции c 2801-3000
  • Форма: Должностная инструкция документоведа (специалиста подразделения документационного обеспечения) (профессиональный стандарт «Специалист по управлению документацией организации»)

____________________________________
(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ
______________________________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (наименование должности)
__________ ___________________
00.00.0000 N 000 (подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
Документоведа

1. Общие положения

2.1. Документационное обеспечение управления организацией:
2.1.1. Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления организацией.
2.1.2. Организация документирования управленческой деятельности в организации.
2.1.3. Организация документооборота в организации.
2.1.4. Осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота в сфере документационного управления организации.
2.1.5. Осуществление информационно-справочной работы с документами организации.
2.1.6. Осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов в организации.
2.1.7. Организация оперативного хранения документов в организации и передачи дел для последующего хранения.
2.2. _________________________________________________________________.
(другие функции)

3. Должностные обязанности

4.1. Документовед имеет право:
4.1.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации.
4.1.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.3. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.
4.1.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.1.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.
4.1.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.1.7. Вносить на рассмотрение руководства организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую и производственную дисциплину.
4.1.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.2. _________________________________________________________________.
(другие права)

5. Ответственность

5.1. Документовед привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. _________________________________________________________________.
(другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
Профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией
организации», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты
Российской Федерации от 10.05.2017 N 416н, с учетом _______________________
__________________________________________________________________________.
(реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией
осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией
подтверждается ___________________________________________________________.
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой
частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления
с должностными инструкциями); в экземпляре должностной
инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. _________________________________________________________________.
(другие заключительные положения)

Специалист по документообороту: должностные обязанности и права

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Читайте так же:  Испытательный срок при срочном трудовом договоре

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

  • в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
  • во время собеседования с претендентом на должность;
  • в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

  • Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
  • Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
  • Правила уничтожения документов и ревизии.
  • Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
  • Технику безопасности.
  • Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
  • Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
  • Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
  • Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

  • среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
  • стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

  • ПВТР.
  • Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
  • Уставом предприятия.
  • Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
  • Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
  • Приказами и распоряжениями администрации компании.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

  • Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
  • Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
  • Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
  • Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
  • Разрабатывать номенклатуры дел.
  • Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
  • Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
  • Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
  • Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
  • Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
  • Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
  • Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
  • Передавать с описью документы на хранение в архив.
  • Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

  • За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
  • За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
  • За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

  • Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
  • Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
  • Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации. Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.

Общие сведения о профессии специалист по документообороту

Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

Читайте так же:  Где взять кредит наличными без отказа

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

  • при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
  • при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
  • на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

Эти два профстандарта документоведа позволяют:

  • грамотно сформулировать название должности;
  • предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
  • сформировать перечень его трудовых функций.

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

  • высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
  • стаж аналогичной работы от полугода.

Соискатель должен знать:

  • систему организации делопроизводства;
  • схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
  • организационную культуру и нормы делового этикета;
  • правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
  • структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
  • порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
  • правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.

От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

  • правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
  • Уставом хозсубъекта;
  • локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
  • административным распоряжениям и приказам;
  • ПВТР;
  • разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту

В течение рабочего дня специалист обязан:

  • принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
  • сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
  • подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
  • согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
  • разрабатывать номенклатуры дел;
  • проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
  • контролировать своевременность подшивки документов в дел;
  • оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
  • проводить информационно-справочную работу;
  • обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
  • создать удобную и эффективную поисковую систему;
  • составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
  • подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
  • выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.

Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:

  • игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
  • игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
  • саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.

Права менеджера по работе с документацией

Видео (кликните для воспроизведения).

Данный работник вправе:

  • запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
  • доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
  • получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.

Источники


  1. Салыгина, Е. С. Юридическое сопровождение деятельности частной медицинской организации / Е.С. Салыгина. — М.: Статут, 2013. — 192 c.

  2. Бадинтер, Робер Смертная казнь. Отмена смертной казни; М.: Nota Bene, 2012. — 416 c.

  3. Варламов А. А., Севостьянов А. В. Земельный кадастр. В 6 томах. Том 5. Оценка земли и иной недвижимости; КолосС — Москва, 2008. — 265 c.
  4. Сычев, Павел Хищники. Теория и практика рейдерских захватов / Павел Сычев. — М.: Альпина Паблишер, 2011. — 184 c.
  5. Головистикова, А. Проблемы теории государства и права. Учебник / А. Головистикова, Ю. Дмитриев. — М.: Эксмо, 2005. — 832 c.
Должностные обязанности специалиста по документообороту
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here