Как составить сопроводительное письмо к договору

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Как составить сопроводительное письмо к договору" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Когда руководитель компании предлагает свои услуги, то старается это сделать самым выигрышным для себя способом. В формате одного резюме описать все достоинства довольно сложно. Необходима дополнительная информация в виде рекламного проспекта, прейскуранта цен, фотографий готовых объектов, проекта договора, презентации сотрудников компании и т.д. В этом случае лучше создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению — примеры формулироок и возможных приложений смотрите в таблице.

Как правильно составить

Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться:

  • презентабельный вид — желательно использовать цветную или полиграфическую печать, т.к. пишется оно больше в рекламных целях. Руководителю важно произвести впечатление на потенциального партнера;
  • фирменный бланк с реквизитами — это придаст сообщению большую значимость;
  • обращение к конкретному сотруднику — безадресные рассылки зачастую расцениваются как спам и не достигают своей цели;
  • автор (тот, чья подпись стоит под письмом) должен быть равным по должности тому, к кому он обращается — это одно из правил этики деловой переписки;
  • текст должен содержать краткую презентацию деятельности компании и перечислять основные приемущества перед конкурентами;
  • после основной части текста перечисляются приложения;
  • заканчивается написание вежливой подписью, с указанием должности, контактной информации и ФИО отправителя.

Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению

Рассмотрим подробно образец, этапы написания и содержание разделов.

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 09.07.2019)

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 09.07.2019)

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

1. Цель составления

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  • кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  • определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  • указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  • при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  • довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  • канала отправки сообщения;
  • получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  • написанные вручную;
  • электронные;
  • передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

3. Требования к форме бланка

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

  • верхнюю часть с реквизитами организации;
  • поле с исходящим номером и датой;
  • блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
  • поле для текста письма и приложений;
  • контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк)

Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
(указываются полные реквизиты компании)

Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________

(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

С уважением,
Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________

Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

  • тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
  • обращение к получателю;
  • основная часть;
  • перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  2. О подготовке годового отчета.
  3. Предоставление статистических данных.
  4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Читайте так же:  Как оформить кредит без кредитной истории

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки Тип адресата
Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
  2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

  • информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  • действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  • сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

[1]

  • наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
  • чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

  1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы:

  • некорректность содержания;
  • стиль и форма подачи информации.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  1. Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
  2. Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
  3. Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

7. Сопроводительное письмо к документам – образец

А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью «Край»
100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105
ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212

Исх. №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток»

111100, г. Москва, ул. Митина,

«ООО Росток» Степанову И.А.

О согласовании условий договора

Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

  1. Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.

Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

Секретарь департамента продаж

8(495) 111-11-11
e-mail: [email protected]

8. Заключение

Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста.

Читайте так же:  Как написать гарантийное письмо об оплате товара

9. Скачать сопроводительное письмо к документам: образец+пример

Скачать пустой бланк

Как правильно составить и написать сопроводительное письмо к пакету документов? Образцы заполнения шаблонов, форм

Наличие сопроводительного письма к документам является негласным правилом в сфере делового общения.

[3]

Несмотря на то, что законодательством не закреплена обязанность по его составлению, тем не менее, без него не обойтись. Причем в первую очередь наличие такого документа находится в интересах отправителя.

Таким образом, попытаемся более подробно изучить данный вопрос.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Для чего нужно делать?

В общем виде под сопроводительным письмом понимается своего рода информационная справка, которая составляется при отправке другому лицу документов, коммерческих предложений, материальных ценностей, резюме и т.д.

Основные задачи, которые данная бумага призвана решать:

    В случае необходимости может выступать в качестве доказательства того, что документы были отправлены адресату в нужное время.

На сопроводительном письме обязательно должна стоять дата составления.

  • В случае если какой-либо из направленных документов будет утерян, опять же данное письмо будет служить доказательством того, что бумаги изначально были направлены в полном пакете. Для этого на письме ставится реквизит «Отметка о наличии приложения», где последовательно перечисляются все прилагаемые документ.
  • Позволяет отправителю контролировать срок исполнения, и при необходимости, сославшись на дату отправки, затребовать ответ (если он необходим в конкретном случае).
  • Однако в случае, если есть сомнения относительно того, насколько добросовестно будет выполнена данная процедура, то можно отправить его по почте и запросить уведомление о получении. В данном случае уже можно не переживать о регистрации сопроводительного письма у получателя.

    Когда требуется для отправки пакета составлять прилагающийся текст?

    Существует весьма большое множество различных документов, отправка которых требует составления сопроводительного письма. В большей степени данная необходимость возникает в сфере деловых отношений (например, в ходе контакта между организацией и государством, между партнерами по бизнесу, между поставщиком и покупателем и т.д.). Кроме того, в последнее время наметилась тенденция составления сопроводительного письма к резюме.

    Итак, рассмотрим некоторые распространённые ситуации, требующие составления сопроводительного письма:

    1. Отправка документов в налоговые органы (Например, различные виды налоговой отчетности, копия лицензии на осуществление определенного вида деятельности и т.д.). О том, как составить сопроводительное письмо к декларации, вы можете прочитать тут.
    2. Отправка документов по требованию министерств, государственной службы статистики и т.д. (Например, бухгалтерская отчетность, приказ «Об утверждении учетной политики организации» и т.д.).
    3. Взаимодействие между партнерами по бизнесу (отправка соглашения, регламента работы по оказанию определенных услуг и т.д.).
    4. Отправка бумаг покупателю от поставщика (договор, различные акты, товарная накладная, счет-фактура и т.д.).
    5. Пересылка ТМЦ (договор, контракт, спецификация, образцы товаров и др.), а также множество других видов документов.

    Содержание бумаги

    Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.

    Итак, перечислим, как составить бумагу для сопровождения и пояснения переданных на рассмотрение документов:

    • Шапка документа (тут отражаются реквизиты получателя и отправителя документов).
    • Дата отправки и номер документа.
    • Название письма.
    • «Тело» документа (содержит обращение к получателю, а также его цель).
    • Приложения.
    • Заключительная часть (ФИО, должность и подпись отправителя).

    Порядок заполнения

    Однако существует ряд общеустановленных правил деловой этики, которых все же следует придерживаться. Представим в виде списка основные требования, как писать и порядок составления такого рода бумаги:

    1. для написания сопроводительного письма следует использовать фирменный бланк организации (если такой имеется);
    2. писать следует, используя исключительно деловой стиль общения;
    3. на письме необходимо указать контактные данные исполнителя на случай, если у получателя документов возникнут вопросы;
    4. излагать обращение следует грамотно, понятно и кратко.

    Шаблоны того, как правильно оформить и составить сопроводительное письмо к документам при направлении на согласование и рассмотрение, можно будет скачать ниже.

    Как правильно написать: пошаговая инструкция по оформлению

    Для того чтобы более наглядно увидеть порядок составления и показать,как оформить такого рода бумаги, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров:

      Составляем шапку документа. Тут необходимо указать реквизиты, как получателя, так и отправителя письма.

    ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684

    Видео (кликните для воспроизведения).

    17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34

    Директору ЗАО «Оптика»

    155623, г. Москва,

    ул. Восстания, д. 29»

    .

    Указываем номер исходника, дату регистрации, а также название документа.

    «Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года

    СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО»

    .
    Далее приступаем к написанию самого текста письма.

    Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя.

    Начинать свое обращение можно с таких слов, как:

    • «Направляем Вам…..» (в организацию, находящуюся в подчинении).
    • «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
    • «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).

    Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью.

    Читайте так же:  Что происходит после того, как студент прошел практику

    Итак, рассмотрим конкретный пример:

    «Уважаемый Сергей Леонидович!

    Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325. Просим его подписать, заверить печатью и один экземпляр направить нам в срок до 20 сентября 2017 года».

    Далее необходимо перечислить все приложения, идущие в дополнение к данному письму. Пример:

    «Приложение: договор в 2-х экземплярах (всего на 7 листах)».
    Заключительная часть предполагает проставление подписи руководителя организации, а также данные о непосредственном исполнителе документа.

    «Директор К.С. Иванов

    Нюансы грамотного составления и оформления сопроводительного письма с описью документов вы найдете здесь.

    Кому адресуется?

    Письма такого рода могут направляться в самые различные инстанции, с которыми взаимодействует та или иная организация в ходе осуществления своей деятельности.

    Итак, перечислим кому адресуется:

    1. В государственные органы (налоговую, службу статистики, министерства, ведомства и т.д.).
    2. Партнерам по бизнесу.
    3. Поставщикам.
    4. Покупателям;.
    5. В филиалы, головную организацию.
    6. Инвесторам и т.д.

    О том, как написать сопроводительные письма в различные компании, читайте в этой статье.

    Способы передачи при направлении на рассмотрение, согласование

    Способы доставки сопроводительного письма вместе с документами особо ничем не отличаются от общепринятых путей взаимодействия между различными организациями и инстанциями. Перечислим наиболее распространенные варианты:

      Отправка документа через почту. Данный способ является самым простым и используется для рядовых документов, которые не являются срочными и не содержат особо ценной информации.

    Для отправки необходимо просто опустить письмо со всеми приложениями (предварительно упакованное в конверт) в почтовый ящик.

    Крупные организации зачастую создают свою курьерскую службу, которая призвана обеспечить своевременную доставку всех документов до конечного адресата.

  • Использование электронной почты. Для этого необходимо сделать сканы всех документов, отправляемых с сопроводительным письмом.
  • Таким образом, составление сопроводительного письма к документам является неотъемлемой частью деловой переписки. Данный документ позволяет систематизировать работу с бумагами, а также избежать возникновения путаницы.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Как написать сопроводительное письмо?

    При отправке документов, бумаг адресату необходимо приложить к ним сопроводительное письмо, основное предназначение которого пояснить для адресата, что именно и от кого ему направлено.

    Кроме того, сопроводительное письмо играет и другую важную роль. В своем содержании оно содержит перечень отправляемых документов, их количество, номера и даты. Данная информация поможет адресату понять, все ли документы до него дошли, сверим фактически полученную информацию с изложенной в сопроводительном письме.

    В каких случаях может быть написано сопроводительное письмо:

    • При направлении работодателю резюме;
    • При направлении любого рода документации другой организации, например, своему бизнес-партнеру (договоров, отгрузочные документов и прочих);
    • При направлении документов в налоговую;
    • При отправке коммерческого предложения потенциальным клиентам и в других случаях.

    Образцы написания сопроводительных писем во всех этих случаях вы можете скачать на нашем сайте, ссылки на скачивания примеров оформления можно найти внизу статьи.

    Как написать правильно

    Данный документ обычно адресуется конкретному лицу – сотруднику организации, руководителю, кадровому специалисту и т.д. Так как адресат заранее известен, то его ФИО, должность необходимо указать в правом верхнем углу, там же пишется и название предприятия, куда направляется сопроводительное письмо.

    Оформить данный документ можно на фирменном бланке предприятия.

    По центру пишется заголовок – о чем письмо.

    В тексте необходимо кратко изложить причину написания – к чему данный документ приложен, с какой целью документы направляются адресату, какие действия необходимо произвести при получении (подписать, направить обратно, рассмотреть и прочее).

    Сопроводительное письмо нужно подписать – указать, от кого оно направлено, оставить данные для контактов с ответственным лицом (телефон, почтовый адрес, электронная почта). Данная информация пригодится, если у получателя возникнут вопросы относительно полученных документов.

    Оформляем образец сопроводительного письма к договору

    Каждая организация сталкивается с необходимостью ведения деловой переписки — с партнерами, поставщиками, заказчиками, физлицами или государственными инстанциями. Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо. Ведь именно оно позволит не только доказать факт отправки важных материалов контрагенту, контролировать сроки исполнения и оптимизировать делопроизводство; оно также позволяет предоставить другой стороне максимально подробные инструкции, что ускорит процесс заключения сделки.

    Таким образом, можно выделить основной признак подобных обращений: они носят служебный характер и не имеют значения без приложенных документов. Не является исключением и сопроводительное письмо о направлении договора на подписание.

    Форма документа

    Действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы такого обращения, однако существуют рекомендации по составлению организационно-распорядительной документации, которые содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. Эти нормативы будут действовать до 1 июля 2019 года, затем вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    • реквизиты вашей организации (полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон);
    • дату составления и исходящий номер;
    • сведения о получателе (должность, Ф.И.О.);
    • цель отправления и инструкции;
    • перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов);
    • подпись с расшифровкой руководителя;
    • контакты ответственного лица (исполнителя).

    Основная часть должна содержать:

    • вежливое обращение к адресату по имени и отчеству;
    • устойчивые словосочетания: «Направляем Вам. », «Высылаем в Ваш адрес. », «Предоставляем Вам. » и т. п.

    Скачать образец сопроводительного письма к договору можно в конце статьи.

    Не забудьте указать все реквизиты соглашения (номер, дату).

    Читайте так же:  Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма 4-с)

    В конце основной части обращения идут указания на дальнейшие действия получателя (просьба подписать свой экземпляр, скрепить его печатью и отправить назад).

    Стоит добавить, что сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору составляется по аналогичным правилам, за исключением того, что в основной части пишут: «Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору».

    Действия получателя письма

    В свою очередь, после получения вашего послания, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в компании-адресате, предпринимает следующие действия:

    • регистрирует полученную корреспонденцию, присваивая ей входящий номер;
    • проверяет комплектность и передает письмо вместе с договором руководителю на подписание;
    • забирает у руководителя подписанные документы, если к ним нет возражений, или, если в документах найдены недочеты, составляет протокол разногласий, где указываются желаемые поправки;
    • в первом случае — экземпляр договора, во втором случае — протокол разногласий направляет обратно, отправителю.

    Как написать сопроводительное письмо к договору?

    Отправляя экземпляры договора своему партнеру (действующему или потенциальному), не лишним будет приложить к ним сопроводительное письмо, образец которого можно скачать внизу статьи.

    Сопроводительное письмо содержит информацию, помогающую адресату понять цель отправки ему договора и назначение. В текст обычно включают действия, которые адресат должен проделать, получив договорное соглашение (подписать, рассмотреть, скорректировать, составить протокол разногласий и т.д.).

    Все сопроводительные письма пишутся по одной структуре, о которой можно почитать здесь.

    [2]

    На заметку! Предлагаем также скачать другие образцы написания сопроводительного письма к документам – скачать, к резюме – скачать, к коммерческому предложению – скачать, в налоговую службу – скачать.

    Правила составления сопроводительного письма к договору

    Может быть использован фирменный бланк организации или обычный лист.

    Бланк должен включать следующие реквизиты:

    • Реквизиты адресата (наименование организации, ФИО и должность лица, которому направляется договор);
    • Дату оформления;
    • Заголовок;
    • Обращение (например, «Уважаемый Семен Семенович!», пишется в том случае, если соглашение направляется конкретному лицу);
    • Причина и цель написания сопроводительного письма;
    • Перечень действий, которые необходимо произвести адресату с полученными документами;
    • Перечень прилагаемых документов: номер и дата договора, количество листов и экземпляров;
    • Подпись лица, написавшего текст.

    Составленное таким образом письмо вместе с бланками договора направляется адресату лично, по почте или через Интернет. В ответ получатель выполняет указанные действия и дает обратную связь.

    Если подписанные экземпляры соглашения необходимо отправить назад, то нужно указать адрес, куда их направлять.

    Пример оформления

    Скачать образец сопроводительного письма к договору – скачать.

    Сопроводительное письмо в налоговую

    Тип документа: Письмо

    Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

    Размер файла документа: 16,0 кб

    Сопроводительное письмо в налоговую инспекцию относится к деловой переписке и играет роль пояснительной записки к поданным документам, например, к налоговой декларации, отчетным документам и др. Может выступать как ответ на полученное письмо-запрос.

    Как составить сопроводительное письмо?

    Сопроводительное письмо оформляется с той же структурой, что и обычное деловое письмо. В нем должна быть отражена следующая информация:

    • в «шапке» справа указывается номер ИФНС, город, фамилия, имя и отчество руководителя, его должность;
    • в «шапке» слева» указывается номер письма и дата составления. Если данное письмо является ответом на письмо-запрос или просьбу, то указывается и номер письма-запроса, даты;
    • название документа – пишется посередине страницы и выражает суть письма, например, о том, что направляются документы;
    • текст письма в налоговую службу, обычно начинается со слов «высылаем вам документы» или «Предоставляем вам документы». Далее следует опись документов, которые высылаются в налоговую инспекцию, с указанием названия документов, количества страниц каждого документа и экземпляров. Например, «Книга учета – 30 стр., 1 экз.»;
    • подписывается сопроводительное письмо руководителем предприятия или организации, направляющей письмо, с указанием фамилии, имени и отчества, должности.

    Как написать сопроводительное письмо?

    Сопроводительное письмо – пояснительный документ осуществляющий передачу необходимой информации. Как правило, данный вид документации идет в «комплекте» вместе с другими документами, предназначенными для отправки.

    Как написать сопроводительное письмо. Особенности

    ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

    Данный документ выполняет поясняющую функцию, то есть то, для чего нужно обращение к адресату. Если этот документ прикладывается к резюме, то он поясняет его. Помимо этого сопроводительное письмо прикладывается к договорным документам. Также данный документ:

    • Содержит информацию об отправляемой документации.
    • Указывает имя таких документов.
    • Количество.

    Если же данный вид документации прикладывается к КП, то он заинтересовывает партнера и то, чтобы он более подробно изучил КП.

    Необходимо указать следующее:

    • Название адресата, наименование фирмы.
    • Заголовок документации.
    • Время создания документа.
    • Текст, который содержит в себе данные о причине написания.
    • Инициалы отправителя.
    • Заверение документа.

    Сопроводительное письмо к договору

    Направляя документы адресату, не лишним будет приложить к ним сопроводительное письмо, которое поможет быстро сориентироваться получателю, понять, что за документы ему направлены, от кого и что с ними дальше делать.

    Что такое сопроводительное письмо, и как оно пишется, можно прочитать в этой статье.

    В данной статье рассмотрим, как написать сопроводительное письмо, при отправке договора. Договор – это важный документ и важно быть уверенным в том, что он дойдет до адресата в целости и полной комплектации. Для этого удобно приложить к договору сопроводительное письмо, в котором разъяснить адресату, какой договор ему направляется и для чего.

    Читайте так же:  Средняя зарплата юриста в россии, москве и мире

    Часто договор отправляется в ответ на полученное письмо-запрос.

    В ответ на полученное сопроводительное письмо получатель может написать письмо-подтверждение, в котором указать, что договор им получен.

    Скачать образцы других сопроводительных писем:

    Как написать

    Можно использовать любой лист бумаги, например, фирменный бланк организации с ее реквизитами. В этом случае необходимо в правом углу указать, кому направляется договор – должность человека, его фамилия, имя, отчество, название предприятия.

    Ниже нужно написать, кто является отправителем – также пишется название организации, ФИО и должность отправителя.

    В тексте сопроводительного письма следует указать, что адресату направляется договор, указать вид договора, его номер, дату, количество экземпляров и количество листов каждого экземпляра. Также не лишним будет указать, копия или оригинал договора направляется.

    Вся эта информация пригодится получателю для того, чтобы проверить, все ли экземпляры получены, не потерялись какие-нибудь листы договора.

    Кроме этого, в тексте обычно указывают, с какой целью договор направляется получателю, например, для рассмотрения, подписания. Если подписанный экземпляр договора следует направить обратно отправителю, то следует в письме указать точный почтовый адрес.

    Сопроводительное письмо следует подписать и поставить дату оформления.

    Пример письма

    Сопроводительное письмо к договору образец – скачать.

    Пишем сопроводительное письмо заказчику

    Зачем писать

    Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства. Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости. Но на практике уберечь поставщика от многих проблем помогает именно сопроводительное письмо, пример таких случаев:

    • просрочено подписание;
    • бумаги потеряны;
    • обнаружилась недостача документов.

    Главная цель как раз в том, чтобы зафиксировать все важные моменты: дату передачи, что именно и с какой целью направляется, в какие сроки ожидается ответ, например, возврат подписанной копии, опись передаваемой документации. Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.

    Когда писать

    В госзакупках чаще всего сопровождение пишут:

    • направляя документы на подпись (в конкурсе, запросе котировок и т.д.);
    • к акту сверки;
    • запрашивая или отвечая на запрос коммерческих предложений;
    • при передаче любой важной документации.

    При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером.

    Шаблон сопроводительного письма

    Что писать

    Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

    Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).

    Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:

    • реквизиты отправителя;
    • регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
    • информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
    • текст обращения;
    • опись прилагаемых документов;
    • ФИО и контактные данные составителя.

    Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №… от …».

    Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам…», «Высылаем вам…». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно привести полное название каждого из них, не ограничиваясь простым «направляем документацию на подпись». Затем обязательно напишите, какие действия и в какой срок ждете от получателя: «Просим ознакомиться и прислать замечания в виде протокола разногласий не позднее 1 декабря 2019 года» или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2019 года». Допустимо выделить жирным шрифтом важные места в тексте.

    Далее подготовьте опись. Проще всего это сделать в виде таблицы. Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение №11 от 01.12.2017 года»), число страниц, количество копий. В конце не помешает указать суммарное число страниц.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.

    Источники


    1. Правоведение. Шпаргалка. — Москва: ИЛ, 2014. — 892 c.

    2. Майлис, Н. П. Моя профессия — судебный эксперт / Н.П. Майлис. — М.: Щит-М, 2014. — 168 c.

    3. Ведихин, А. Forex от первого лица. Валютные рынки для начинающих и профессионалов / А. Ведихин. — М.: Омега-Л, 2005. — 428 c.
    4. Венгеров, А.Б. Теория государства и права: Учебник для юридических вузов; М.: Юриспруденция; Издание 3-е, 2012. — 528 c.
    5. Суд по интеллектуальным правам в системе органов государственной власти Российской Федерации. — М.: Проспект, 2015. — 126 c.
    Как составить сопроводительное письмо к договору
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here