Какие документы нужны для командировки

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Какие документы нужны для командировки" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Оформление командировки на личном транспорте

С принятием поправок в ТК РФ и ряд подзаконных актов перечень документов, необходимых для оформления командировки на личном автотранспорте, существенно сократился. Основанием для направления работника в поездку считается приказ работодателя по форме Т-9 или Т-9А. Бланк Т-9А применяется при командировке нескольких сотрудников.

Особенности поездки

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Для компенсаций затрат на ГСМ, ремонт, амортизацию автомобиля необходимо, чтобы командировка на личном автомобиле была согласована с работодателем.

Возможность отправляться в компенсируемую работодателем поездку на личном авто может быть указана в трудовом договоре или отдельном соглашении.

Организации вправе принимать локальные акты, регулирующие порядок компенсации сотрудникам расходов на поездку с использованием личного транспорта персонала. Соответствующие нормы также могут быть предусмотрены в коллективном договоре.

Работник должен сохранять квитанции и чеки за потраченные ГСМ, ремонт автомобиля. Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты.

Что говорит закон?

Порядок командировки, в том числе на транспорте работника, регулируется ТК РФ и подзаконными актами.

В гл. 24 ТК РФ приводится определение командировки, обозначаются гарантии сотруднику и порядок возмещения потраченных сумм в различных условиях служебных поездок.

Особенности направления сотрудников в командировку устанавливаются Положением, введенным в действие Постановлением Правительства РФ № 749 от 29.07.2008 г.

В качестве разъясняющих документов в 2019 году введен Приказ Минфина РФ № 33н. Вопросы налогообложения разъясняются в Письме Минфина № 03-03-06/2238 (Разъяснения Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики).

Командировка на личном транспорте

Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.

Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г.

Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа. Он должен содержать:

  • наименование автомобиля;
  • информацию о времени действия путевого листа;
  • информация о собственнике машины;
  • сведения о водителе.

В качестве подтверждающих документов нужны свидетельство о регистрации машины и действующая страховка.

В бюджетной организации

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника бюджетной организации проводится в общем порядке. Командировка оформляется приказом руководителя организации.

В документе может быть обозначено, что специалист отправляется в поездку на собственном транспорте.

[2]

Порядок компенсации может устанавливаться местными регламентами в организации и распространяется на государственных (муниципальных) служащих и других сотрудников бюджетной сферы.

Несколько сотрудников

Возмещение будет предоставлено сотруднику, которому принадлежит машина.

Остальные работники получают суточные, компенсацию за проезд (в случае, если они оплачивали ГСМ или проводили ремонт машины за свой счет).

Компенсации также подлежат затраты на аренду жилья и другие расходы, согласованные с работодателем.

Командировка директора на личном транспорте возможна на общих основаниях.

Компания может ему компенсировать расходы, если поездка была согласована с учредителями (участниками) или если это предусмотрено в локальном акте организации.

При командировке директора на служебной машине расходы за использование транспортного средства несет его собственник — юридическое лицо.

На автомобиль должен быть оформлен полис ОСАГО, за счет которого покрываются расходы на ремонт автомобиля или выполняется ремонт. Это возможно, если водитель не является виновным в аварии.

Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.

В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения.

Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.

Если потребовался ремонт

Ситуация спорна, так как работодатель может обвинить сотрудника в ненадлежащем уходе за машиной и ссылаться на то, что поломка была скрытой и возникла еще до отправления в командировку.

Возможность компенсации зависит от характера поломки. Если неожиданно пробило колесо, то работодатель может компенсировать затраты на шиномонтажные работы, приняв чек от сотрудника. Возможность компенсации решается в индивидуальном порядке.

Использование в поездке услуг такси

Такие расходы могут быть компенсированы, но необходимо письменное подтверждение затрат.

Желательно пользоваться услугами лицензированных перевозчиков, которые по окончании поездки могут выбить чек за оказанные услуги и полученную от откомандированного сотрудника оплату.

Как написать служебную записку на командировку? Образец тут.

Порядок оформления

Командировка оформляется письменным распоряжением работодателя. Подготовкой документов занимается отдел кадров.

Продолжительность отъезда сотрудника также определяет руководитель организации.

Какие документы нужны?

Для оформления командировки необходимы:

  • приказ работодателя;
  • авансовый отчет;
  • путевой лист;
  • служебная записка.

Форма таких документов может разрабатываться компанией самостоятельно. Отчет сотрудника необходим для того чтобы подтвердить понесенные расходы и предоставить работодателю соответствующую финансовую информацию.

Приказ оформляется по распоряжению работодателя.

Документ содержит информацию о сотруднике, его табельном номере, месте и продолжительности командировки.

Документ должен быть подписан работодателем и предоставляется сотруднику для ознакомления под роспись. В распоряжение может вноситься информация о продлении командировки.

Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 тут,

образец написания приказа о направлении в командировку тут.

Командировочное удостоверение

Оно необязательно, но может оформляться на усмотрение работодателя. Удостоверение носит уполномочивающий характер.

По завершении командировки документ возвращается в отдел кадров. Срок действия удостоверения может продлеваться.

Бланк командировочного удостоверения формы Т-10 тут,

образец написания командировочного удостоверения тут.

Читайте так же:  Чем занимается специалист по социальной работе — должностные обязанности

Путевой лист

Документ обязателен для откомандированного работника. У бланка есть срок действия.

В путевом листе указывается информация о машине, сведения о водителе и собственнике. Обозначается длительность и маршрут поездки.

Служебная записка

Служебная записка оформляется на имя работодателя. В ней содержится информация о поездке, сумме понесенных расходов.

Записка может быть удостоверена работодателем и предоставляется в бухгалтерию.

Образец служебной записки здесь.

Компенсация расходов

Сотруднику компенсируются:

Подсчетом расходом занимается бухгалтерия. Она же определяет обоснованность затрат сотрудником личных средств на использование автомобиля в рабочих целях. Окончательно сумму компенсации определяет работодатель.

Чем подтвердить?

Расходы можно подтвердить любыми документами. Главное, чтобы затраты соответствовали целям поездки.

В качестве документов могут быть использованы квитанции, чеки и другие платежные сведения.

Списание ГСМ

Затраты на оплату ГСМ определяются с учетом расстояния поездки, стоимости горючего. Работнику компенсируются фактически понесенные расходы на заправку машины.

Выплаты также могут зависеть от объема двигателя машины и расхода горючего, указанного в руководстве к эксплуатации ТС.

Как осуществляется оплата?

Подсчет выплат возможен только с учетом путевого листа, служебной записки и представленных подтверждений расходов.

Оплата может осуществляться наличными или зачислением компенсации на карту работника. Предусмотрена возможность выплат денег сотруднику еще до начала поездки.

Вопросы налогообложения

Расходы на командировку на сумму свыше 1500 рублей включаются в налоговую базу.

Если поездка на машине необходима для командировки за границу, налогами облагаются расходы свыше 2500 рублей.

Информация о затратах на командировку сотрудников должна быть указана в ежегодной декларации.

Как оплачивается командировка в выходные дни? Информация здесь.

Как составить авансовый отчет по командировке? Подробности в этой статье.

Судебная практика

В 2019 году единообразия судебной практики по вопросам компенсаций работникам за командировку не наблюдается. Основные вопросы связаны с обоснованностью использования личного авто в рабочих целях.

Возможны ситуации, когда работодатель на словах согласен компенсировать расходы на поездку, но позже отказывается выполнять свои обязательства.

Подобные споры требуют помощи квалифицированного специалиста и рассматриваются судом с учетом представленной сторонами доказательственной базы.

На видео о выплате суточных

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция

Статьи по теме

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье «Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных».

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала «Упрощенка».

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Бухсофт. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировку

Письменное распоряжение руководителя

Дата начала командировки

Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.

Дата окончания командировки

Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.

700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)

Основание для начисления командировочных расходов

Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Видео (кликните для воспроизведения).

Дата начала загранкомандировки

Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).

Читайте так же:  Как правильно прошивать и заверять документы

Дата окончания загранкомандировки

Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.

2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)

Основание для начисления командировочных расходов

Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Шаг 2. Выдайте суточные.

Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ.

Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например. Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника. В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье «Обновите формы путевых листов».

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

  • Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
  • Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
  • Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
  • Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).

Как оформить командировку в 2019 году: инструкция с образцами документов

Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.

Читайте так же:  Пенсия по инвалидности – что это, виды пенсий по инвалидности

Кого нельзя направить в командировку

В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.

Однако, существуют категории граждан, для которых служебная командировка либо вообще запрещена, либо требует получения от них письменного согласия.

Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:

  • Женщин, с которыми заключен трудовой контракт, ожидающих появления ребенка.
  • Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
  • Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.

Определенные категории граждан можно оправлять командировки, но у них предварительно в обязательном порядке необходимо запросить в письменной форме их согласие на это.

К ним относятся:

  • Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
  • Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
  • Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
  • Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
  • Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.

Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.

Положения закона запрещают в этот период оформлять ему отпуск за свой счет или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.

Длительность служебных поездок

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Документы для командировки

Обязательные

С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:

  • Приказ или распоряжение работодателя — основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
  • Авансовый отчет — документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.

Дополнительные документы

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

  • Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
  • Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
  • Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
  • Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
  • Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

См. Как оформит служебное задание на командировку, скачать бланк.

Как оформить документы для командировки по новым правилам

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2015, N 5

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 изменило правила документирования командировок с 08.01.2015. Как теперь выглядит состав необходимого комплекта документов для подтверждения командировки? И как отделу кадров оформлять документы для направления сотрудников в командировку?

В связи со вступлением в силу 08.01.2015 Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 с простым техническим заголовком «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке не составляются при оформлении командировки и по ее итогам.

Далее — Постановление N 1595.

Примечание. О том, какие риски несет в себе отказ от командировочного удостоверения, читайте на с. 64 журнала N 3, 2015.

Обратите внимание, что командировочные удостоверения отменены и для государственных гражданских служащих в связи с изменениями, внесенными в порядок их командирования Указом Президента РФ от 12.12.2014 N 765 (вступил в силу с 01.02.2015).

Доказательством фактического срока командировки теперь являются проездные документы, а по результатам деловой поездки необходимыми стали только авансовый отчет и другие документы о фактических расходах, связанных с командировкой.

К сведению. Заметим, что для билетов, квитанций и особенно для чеков в настоящее время широко применяется термопечать, которая выцветает через год-два и не позволит предъявить эти документы в качестве доказательства. А 4 года — срок, который установлен Налоговым кодексом РФ как срок хранения первичных учетных документов; 5 лет — срок хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов (ст. 362 или ст. 669).

[3]

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

Читайте так же:  Виды платежей в платежном поручении

Как применить на практике новые правила оформления командировок? Почему приказ о командировке приобретает роль главного документа и основного доказательства обоснованности командирования? Что делать с журналами регистрации командировок и командированных?

На протяжении 10 — 15 последних лет для оформления командировок сложилась оптимальная по составу совокупность необходимых и достаточных документов, в которых:

  • закреплялись основания командировки;
  • формулировались управленческие действия по командированию и сроки;
  • закреплялись конкретные цели и задания;
  • подтверждались факты выполнения заданий и произведенные расходы.

Эта совокупность документов представляет собой функциональный документный комплекс, объединяющий документы, принадлежащие к различным системам документации, но связанные между собой целью создания и тем, что они возникают по одной и той же управленческой задаче — они необходимы для оформления командирования. В этой взаимосвязи они представляют собой комплексное доказательство. На практике же доказывать необходимо не сроки командировок, а соответствие целей и заданий командировки основным направлениям деятельности организации. В зависимости от целей (а не от сроков) командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете предстоит относить на прибыль или себестоимость (в проектах, например), учитывать при исчислении НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды, доказывать их обоснованность в налоговых проверках и перед регуляторами и контролерами.

Основанием для командировки традиционно являлся сводный план командировок, который составлялся на основании планов командировок структурных подразделений. План командировок и сейчас относится к системе плановой документации, при его формировании учитывается еще и финансовый план организации на год. Считается, что в планировании командировок находится одна из точек оптимизации бюджета организации. План командировок составляется, прежде всего, по основным направлениям деятельности организации, предусматривающим выполнение каких-либо работ вне ее места нахождения, в том числе в рамках исполнения договоров, реализации контрольных функций, повышения квалификации персонала, сотрудничества и кооперации, проведения маркетинговых и PR-акций с целью продвижения продуктов и услуг и т.п.

К сведению. Не случайно в проверках обоснованности командирования ключевую роль играют уставы организаций, положения о подразделениях и должностные инструкции сотрудников. Без доказательных оснований на международный Давосский инвестиционный форум не может сам себя командировать руководитель обычного производственного ООО, не сделавшего каких-либо инновационных прорывов, курьер или рядовой сотрудник не направляются в командировку для заключения договора без соответствующих отдельно оформленных полномочий (а только для его получения или передачи), по проекту разработки и внедрения СЭД бизнес-аналитики и программисты командируются исключительно в соответствии с планом-графиком командировок, который утверждается в составе проекта (бюджет проекта, сметы оформляются как приложения к соответствующему договору).

Для оформления разовых управленческих действий по командированию сотрудников в организации в основном использовались утвержденные Госкомстатом России (Постановление от 05.01.2004 N 1) типовые унифицированные формы документов, которые были отнесены к системе первичной учетной документации:

  1. служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) — это двойная форма, т.е. и план, и отчет оформлялись в одном документе. Это не только удобно для заполнения, но и облегчает контроль за соответствием формулировок:
  • служебных заданий и цели командировки;
  • и отчета о выполнении задания и достижении цели.

Служебное задание подписывалось руководителем структурного подразделения, а отчет о его выполнении в форме N Т-10а после возвращения из командировки подписывали командированный работник, руководитель его структурного подразделения и руководитель организации в порядке утверждения отчета (подтверждения его соответствия заданию);

  1. приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или форма N Т-9а для оформления коллективного приказа. Типовая форма предусматривает обязательность заполнения строки о цели командировки, причем всегда существовала рекомендация формулировать цель как можно более конкретно, например:
  • не просто для «согласования ассортимента закупаемых товаров»;
  • а для «согласования прейскуранта товаров по договору закупки с ООО «Верба» от 20.01.2015 N 45-дз, оформления соответствующего дополнительного соглашения к данному договору и получения экземпляров дополнительного соглашения, подписанных со стороны поставщика»;
  1. командировочное удостоверение (форма N Т-10), его цель — подтверждение всего срока командировки, который считается со дня выезда по день приезда (изначально определяются работодателем и уже оформлены в приказе о направлении в командировку). Определение срока командировки необходимо для оплаты командировочных расходов на проживание и питание, которая производится посуточно.

Эти типовые унифицированные формы первичных учетных документов с 01.01.2013 не являются обязательными. Компания может разработать свои.

Примечание. О том, как при составлении первичных учетных документов применять унифицированные формы либо разработать свои, см. статью «Унифицированные формы: как поменять или оставить» на с. 26 журнала N 1, 2015.

На основании приказа о направлении в командировку, в котором указывается и источник финансирования командировки, работник получал в бухгалтерии денежные средства. Об их расходовании после возвращения он обязан был отчитаться, заполнив авансовый отчет и предъявив документы-основания о фактически произведенных расходах (билеты, чеки, квитанции) и командировочное удостоверение с отметками организации — места назначения командировки.

Таким образом, функциональный документный комплекс о командировании сотрудников включал и плановые документы, и распорядительный документ, и первичные учетные документы (форму авансового отчета, как и формы кассовых документов, утверждает Минфин России). И одновременно весь этот комплекс можно отнести к документам по личному составу, поскольку командировкой называется служебное задание или поручение, которое должно выполняться работником в основном в рамках его трудовых функций (т.е. в рамках трудового договора и по поручению работодателя), но вне места постоянной работы (места расположения организации). Основная функция документов данного комплекса — правовая, они призваны быть доказательством:

  • соблюдения условий трудового договора;
  • обоснованности командирования, произведенных расходов и отнесения их на те или иные статьи бюджета организации.
Читайте так же:  Кредитные рейтинги банка совкомбанк

Но для усиления функции доказательства, для учета фактов командирования и командировочных удостоверений предусматривалось также ведение журналов, причем в обычной бумажной форме. Порядок ведения журналов и их форма были утверждены Приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 N 739н . В соответствии с этим документом работодатель должен был:

  • своим приказом назначить работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия в командировки, за проставление отметок в командировочных удостоверениях;
  • обеспечить хранение данных журналов в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке , а для учета зарубежных командировок — 10 лет.

Приказ Минздравсоцразвития от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» (далее — Приказ N 739н).
По Перечню данные журналы хранятся 5 лет в соответствии с п. «з» ст. 695 или п. «к» ст. 695.

[1]

Формы журналов по Приказу N 739н приведены ниже.

Фрагмент документа. Приложения N N 2 и 3 к Приказу Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11.09.2009 N 739н

В небольших организациях ведение обоих журналов поручалось кадровику. А в более крупных:

  • отдел кадров отвечал за выбывающих в командировку (регистрировал приказы, вел журнал выбывающих в командировки, оформлял и регистрировал командировочные удостоверения);
  • а служба делопроизводства — за прибывающих (вела журнал прибывших в организацию командированных, делала отметки о прибытии/выбытии в командировочных удостоверениях и даже удостоверяла их своей печатью — при наличии печати и полномочий).

Постановлением N 1595 внесены изменения в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», т.е. фактически в базовый нормативный правовой акт о командировании — в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение). Изменения прежде всего затронули состав необходимых и достаточных документов.

В соответствии с Положением срок командировки день выезда и день приезда по-прежнему определяются работодателем, подтверждается необходимость финансовой отчетности о командировке. Но вот комплексная и интегрированная функция доказательства по документам целей и обоснованности командирования оказалась нарушенной.

Положение в новой редакции (п. 7) четко устанавливает, что «фактический срок пребывания работника в месте командировки определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки». Но если работник использовал личный транспорт для проезда в место командировки, то фактический срок пребывания он должен указать в служебной записке одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками).

По возвращении из командировки (п. 26 Положения) работник обязан в течение 3 дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы и представить документы о фактических расходах, связанных с командировкой.

Из п. 26 ранее действовавшей версии Положения исключены (очевидно, с целью пресловутой оптимизации документооборота, к которой подошли не с начала, а с конца процесса):

  • командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
  • отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.

Конечно, типовые формы унифицированной системы первичной учетной документации ныне не являются обязательными, но форма N Т-10а, которую все давно используют, представляет собой одновременно план и отчет (в названии формы значится: «служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»). Если необходимость отчета исключена, то встает вопрос о применении первой части формы, т.е. служебного задания, плана командировки.

К сведению. На практике организации по-прежнему целиком используют типовую форму N Т-10а, поскольку утвердили ее как собственную применяемую форму, только снизив в настоящее время уровень подписания и фактического утверждения отчета до уровня подписи руководителя структурного подразделения. Логика проста: тот руководитель подразделения, который сформулировал цели командировки и подписал соответствующий документ, подтверждает достижение этих целей (принимает отчет, подписывая его).

Служебное задание или план командировки по-прежнему необходимы как основание для издания приказа, но каким должен быть документ, как он должен быть оформлен, покажет будущий опыт проверок, в том числе налоговых.

Пример 1. Как можно модифицировать форму журнала прибывших в командировку (дополнительные графы 6 — 8).

Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы _______________________________________________ (наименование организации)

Ф.И.О. командированного работника

Видео (кликните для воспроизведения).

Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение

Источники


  1. Сергеев С. Г. Конституционное право России; Дашков и Ко — Москва, 2008. — 576 c.

  2. Поставка. Судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 537 c.

  3. Ивакина, Н.Н. Культура судебной речи / Н.Н. Ивакина. — М.: БЕК, 2017. — 334 c.
  4. Под., Ред. Ванян А.Б. Афоризмы о юриспруденции: от античности до наших дней / Под. Ванян. — М.: Рязань: Узорочье, 2012. — 528 c.
  5. Дельбрюк, Б. Введение в изучение языка. Из истории и методологии сравнительного языкознания: моногр. / Б. Дельбрюк. — М.: Едиториал УРСС, 2010. — 152 c.
Какие документы нужны для командировки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here