Кто и как должен вести книгу покупок

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Кто и как должен вести книгу покупок" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Кто должен вести книгу покупок, книгу продаж, журнал учета счетов-фактур?

Кто должен вести книгу покупок, книгу продаж, журнал учета счетов-фактур?

Книгу продаж должны вести (п. 3 ст. 169 НК РФ, п. 3 Правил ведения книги продаж, Письмо ФНС от 29.04.2013 N ЕД-4-3/[email protected]):

  • плательщики НДС, в т.ч. освобожденные от обязанностей плательщиков по ст. 145 НК РФ;
  • налоговые агенты по НДС, в т.ч. упрощенцы и вмененщики.

Книгу покупок должны вести все плательщики НДС, кроме тех, кто (п. 3 ст. 169 НК РФ):

  • получил освобождение от исполнения обязанностей плательщика НДС;
  • ведет только не облагаемые НДС операции.

Журнал учета счетов-фактур должны вести все организации независимо от применяемого режима налогообложения, если они действуют как (п. 3.1 ст. 169 НК РФ):

  • посредники, которые от своего имени продают товары (работы, услуги) комитентов (принципалов) — плательщиков НДС;
  • посредники, которые от своего имени покупают для комитентов (принципалов) товары (работы, услуги) у плательщиков НДС;
  • экспедиторы, которые перевыставляют своим контрагентам счета-фактуры на приобретенные у третьих лиц работы (услуги);
  • застройщики, которые перевыставляют инвесторам счета-фактуры на приобретенные третьих лиц товары (работы, услуги).

Как вести книгу покупок

По общему правилу книгу покупок должны вести все плательщики НДС. Ее можно вести как на бумаге, так и в электронном виде.

В ней нужно регистрировать счета-фактуры и другие документы для вычетов НДС. Это значит, что нужно перенести информацию из этих документов в соответствующие графы книги покупок.

Книгу покупок ведут поквартально и регистрируют документы по мере возникновения права на вычет.

Сведения из книги покупок за квартал отражают в декларации по НДС за этот квартал.

Кто ведет книгу покупок

Книгу покупок должны вести все плательщики НДС. Исключение составляют (п. п. 3, 3.2 ст. 169 НК РФ, Письмо ФНС России от 29.04.2013 N ЕД-4-3/[email protected]):

  • те, кто освобожден от обязанностей плательщика НДС;
  • те, кто осуществляет только не облагаемые НДС операции;
  • иностранные организации, которые платят «налог на Google» с электронных услуг физлицам (иностранные посредники при оказании таких услуг).

Правила ведения книги покупок

Правила ведения книги покупок и ее форма приведены в Приложении N 4 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.

Книгу покупок ведут путем регистрации счетов-фактур и других документов, на основании которых НДС можно принять к вычету (п. 1 Правил ведения книги покупок).

В общем случае документы регистрируют в том квартале, когда возникает право на вычет (п. 2 Правил ведения книги покупок).

Книгу покупок можно вести и хранить в электронном виде (п. 9 ст. 169 НК РФ, п. п. 1, 24 Правил ведения книги покупок).


Как вести и хранить книгу покупок в электронном виде

В электронном виде книгу покупок ведите по формату, утвержденному Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/[email protected] Распечатывать ее не нужно.

Счета-фактуры и иные документы регистрируют в электронной книге покупок в том же порядке, что и в бумажной, по мере возникновения права на вычет (п. п. 1, 2 Правил ведения книги покупок).

При передаче в инспекцию книгу в электронном виде подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (ИП) или уполномоченного лица. Если вы не представляете книгу в налоговый орган, подписывать ее не нужно (п. 24 Правил ведения книги покупок, Письмо ФНС России от 24.01.2019 N ЕД-4-15/1044).

Хранить книгу нужно не менее четырех лет с даты последней записи (п. 24 Правил ведения книги покупок).

Сшивание книги покупок, если она оформлена на бумаге, производится по окончании квартала до 25-го числа следующего месяца. Все ее страницы нужно пронумеровать. Дополнительные листы книги покупок также прошнуровываются и нумеруются с продолжением нумерации в книге покупок (п. 24 Правил ведения книги покупок).

Книгу покупок подписывает руководитель организации или ИП (уполномоченные ими лица) (п. 24 Правил ведения книги покупок).

Срок хранения книги покупок — не менее четырех лет с даты последней записи. Это относится к книгам, составленным и на бумаге, и в электронном виде (п. 24 Правил ведения книги покупок).

Какие документы регистрируют в книге покупок

В книге покупок регистрируют документы, на основании которых принимают НДС к вычету, в частности (п. п. 2, 6, 14, 18 Правил ведения книги покупок):

  • счета-фактуры (в том числе исправленные);
  • корректировочные счета-фактуры или первичные документы об изменении стоимости;
  • бланки строгой отчетности по расходам на проезд и проживание командированных сотрудников;
  • документы, которыми оформляют передачу имущества, НМА и имущественных прав в качестве вклада в уставный капитал;
  • таможенные декларации и заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов;
  • документы (чеки) для компенсации НДС иностранцам;
  • платежно-расчетные документы по предоплате от неплательщиков НДС, зарегистрированные в книге продаж.

Препятствуют ли вычету по НДС ошибки в книге покупок

Ошибки в книге покупок могут повлечь отказ в вычете НДС, если из-за них занижена сумма НДС к уплате. Это возможно, если, например, в книге покупок дважды зарегистрирован один и тот же счет-фактура или зарегистрированный счет-фактура содержит ошибки, препятствующие вычету.

Если ошибки в книге покупок не привели к неверному исчислению суммы НДС, то в случае претензий со стороны инспекции у вас есть шансы отстоять свое право на вычет в судебном порядке (см., к примеру, Постановление АС Поволжского округа от 28.03.2018 N Ф06-31008/2018).

Если вы обнаружили ошибки в книге покупок, рекомендуем исправить их.

Регистрация счетов-фактур в книге покупок

В книге покупок регистрируйте счета-фактуры, по которым принимаете НДС к вычету (п. 1 Правил ведения книги покупок).

По общему правилу делать это нужно по мере возникновения права на вычет (п. 2 Правил ведения книги покупок).

Читайте так же:  Ханты-мансийский банк в цифрах

Какие счета-фактуры регистрируют в книге покупок

В книге покупок регистрируют бумажные или электронные счета-фактуры (п. п. 2, 12, 20 — 23 (1) Правил ведения книги покупок):

  • полученные от продавца на аванс и отгрузку;
  • выставленные покупателю на аванс в случае возврата аванса или после отгрузки;
  • корректировочные. При увеличении стоимости товаров (работ, услуг, имущественных прав) корректировочный счет-фактуру регистрирует в книге покупок покупатель. Если стоимость уменьшается, то корректировочный счет-фактуру в книге покупок регистрирует продавец;
  • исправленные (в том числе исправленные корректировочные);
  • составленные налоговым агентом при сделках с нерезидентами или при аренде (покупке) государственного или муниципального имущества у органов власти;
  • по СМР для собственного потребления;
  • составленные в одном экземпляре с НДС по ставке 20% (10%), если нулевая ставка подтверждена после истечения срока для этого.


Не регистрируйте
в книге покупок счета-фактуры (п. 2 ст. 169 НК РФ, п. п. 1, 2, 3, 19 Правил ведения книги покупок):

  • с ошибками, которые препятствуют вычету;
  • без НДС;
  • при безвозмездном получении товаров (работ, услуг);
  • полученные посредником при покупке или продаже товаров (работ, услуг, имущественных прав) для заказчика;
  • по авансам в счет приобретений, которые будут использованы только для необлагаемых операций;
  • авансовые, полученные после отгрузочных.

Как регистрировать счета-фактуры в книге покупок

Чтобы зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок, нужно перенести данные этого счета-фактуры в соответствующие графы книги покупок, а также отразить другие сведения, например код вида операции (п. 6 Правил ведения книги покупок).

По общему правилу счета-фактуры регистрируют в том квартале, когда возникает право на вычет НДС (п. 2 Правил ведения книги покупок).

Если вы получили счет-фактуру по окончании квартала, в котором приняли к учету покупки, но до срока сдачи декларации за этот квартал, то его можно зарегистрировать в книге покупок за квартал принятия к учету (п. 1.1 ст. 172 НК РФ).

Как правильно вести книгу покупок

Форма книги покупок утверждена Постановлением Правительства России от 02.12.2000 г. № 914 (в ред. от 26.05.2009 г.).

Книга покупок предназначена для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы НДС, предъявляемой к вычету (возмещению). При необходимости внесения изменений в книгу покупок запись об аннулировании счета-фактуры производится в дополнительном листе книги покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений. Дополнительные листы книги покупок являются ее обязательной частью.

Регистрируются счета-фактуры от продавцов в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты.

Если организация или предприниматель ведут несколько видов деятельности, один из которых не облагается НДС, то в таком случае они обязаны вести раздельный учет поступивших товаров (материалов, услуг). А в книге покупок в такой ситуации регистрация счета-фактуры производится только на ту сумму, на которую налогоплательщик получает право на вычет.

При ввозе товаров на таможенную территорию России в книге покупок регистрируются таможенная декларация на ввозимые товары и платежные документы, подтверждающие фактическую уплату таможенному органу налога на добавленную стоимость.

При приобретении услуг по найму жилых помещений в период командировки сотрудника, а также услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, в книге покупок регистрируются бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

В книге покупок не регистрируются счета-фактуры, полученные:

– при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг), включая основные средства и нематериальные активы;

– участником биржи при осуществлении операций купли-продажи иностранной валюты, ценных бумаг;

[2]

– комиссионером (агентом) от комитента (принципала) по переданным для реализации товарам (работам, услугам), имущественным правам, а также по полученной сумме оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

– комиссионером (агентом) от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав, выписанные на имя комиссионера (агента) по товарам (работам, услугам), имущественным правам, на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

– на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав при безденежных формах расчетов;

– на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, приобретаемых исключительно для осуществления операций, указанных в п. 2 и 5 ст. 170 НК РФ;

– на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, составленные и (или) полученные после получения (составления) счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав.

Те счета-фактуры, которые не соответствуют установленным нормам их заполнения, не могут регистрироваться в книге покупок.

Можно регистрировать счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но соответствующие установленным нормам заполнения.

Книга покупок по окончании налогового периода прошнуровывается, а ее страницы должны быть пронумерованы и скреплены печатью. Хранится книга покупок у покупателя в течение полных пяти лет с даты последней записи.

Кто в бухгалтерии должен вести книгу покупок и книгу продаж?

Бухгалтер какого стола или какой должности должен отвечать за книгу покупок и книгу продаж?

Ответственность за полноту и правильность бухучета в организации, а также сохранность и правильность оформления документов и регистров, несут руководитель и главный бухгалтер (если он есть), и уже они и распределяет обязанности по — при наличии — сотрудникам бухгалтерии и закрепляют обязанности приказами и должностными инструкциями. В зависимости от численности и структуры бухгалтерии — порой ведение Книги Покупок и Книги Продаж является обязанностью бухгалтера на первичной документации, иногда для этого участка выделяется отдельный сотрудник, иногда всю бухгалтерию вообще ведёт один человек — бухгалтер в единственном лице. Это зависит от объёма документооборота и распределения нагрузки среди сотрудников бухгалтерии.

Так как в вопросе речь идет о том какой стол в бухгалтерии ведет Книгу покупок и Книгу продаж, то очевидно, что речь идет о работе бухгалтерии большой организации. завода, фабрики и т.д. То есть такой организация, ведение учета в которой поручено целой бухгалтерии (коллективу), где присутствует и главный бухгалтер и заместители главного бухгалтера и рядовые бухгалтера.

Читайте так же:  Понятие опытных образцов и действий с ними

В таких больших бухгалтериях обязанности по ведению Книг покупок и продаж как правило распределяются следующим образом.

Книгу покупок ведет бухгалтер 6-го стола, то есть тот бухгалтер, который ведет операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками по счету 60, ведет и заполняет журнал — ордер №6 (в том числе и в программе 1-С бухгалтерия).

Книгу продаж ведет бухгалтер 8-го стола, то есть тот бухгалтер, который ведет операции по расчетам с покупателями и заказчиками по счету 62, ведет и заполняет журнал — ордер №8 (в том числе и в программе 1-С бухгалтерия).

На практике возможны любые отступления. Всю работу распределяет главный бухгалтер по своему усмотрению.

Если бухгалтерам присваиваются разряды, то ведут такую работу специалисты 8-11 разряда (с высшим образованием и с профессиональным опытом работы не менее 3-х лет).

Новые правила заполнения книг покупок и продаж с 1 октября 2017

Постановление Правительства РФ от 19.08.2017 № 981 затронуло разные аспекты порядка оборота счетов-фактур, включая оформление в документах их учета.

Для большинства плательщиков НДС наиважнейшими такими документами учета являются книги покупок и продаж. Теперь в Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (см. приложения 4 и 5) внесены изменения в их ведении.

Согласно п. 3 Постановления Правительства РФ № 981 поправки будут действовать с 01.10.2017; с их учетом надо будет заполнять книги покупок и продаж с IV квартала этого года.

Изменились формы книг покупок и продаж

Так, в книге покупок исправлено сводное наименование граф 11 и 12. Прежнее наименование – «Сведения о посреднике (комиссионере, агенте)». Теперь учтены еще некоторые категории налогоплательщиков – «Сведения о посреднике (комиссионере, агенте, экспедиторе, лице, выполняющем функции застройщика)» [1] .

То есть в настоящий момент эти графы заполняются не только посредником (комиссионером, агентом), приобретающим товары (работы, услуги), имущественные права (далее – ТРУИП) по договору комиссии (агентскому договору) от своего имени для покупателя-комитента (принципала), но и экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, приобретающими ТРУИП от своего имени для инвестора, клиента.

Графа 13 книги покупок теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации», именно такой номер теперь надо указывать и в счете-фактуре. Тот же номер приводится и в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» книги покупок при отражении в ней суммы НДС, уплаченной при ввозе товаров на территорию РФ (абз. 2 пп. «е» п. 6 Правил ведения книги покупок). Если таможенных деклараций несколько, то названные номера перечисляются через разделительный знак «;» («точка с запятой»).

По-прежнему в графе 3 книги покупок отражаются номер и дата заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате НДС, но уточнено, что при ввозе на территорию РФ с территории государства – члена ЕАЭС товаров, в отношении которых взимание НДС осуществляется налоговыми органами в соответствии с Договором о Евразийском экономическом союзе от 29.05.2014 и Протоколом о порядке взимания косвенных налогов и механизме контроля за их уплатой при экспорте и импорте товаров, выполнении работ, оказании услуг (приложение 18 к указанному договору).

Регистрационный номер таможенной декларации надо теперь указывать и в книге продаж – с этой целью введена новая графа – 3а. Но заполнять ее надо не всем налогоплательщикам, а только тем, кто оформляет декларации при выпуске товаров в соответствии с таможенной процедурой выпуска для внутреннего потребления при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ в Калининградской области.

В книгу продаж введена и еще одна новая графа – 3б. Она называется «Код вида товара». Этот код указывается в соответствии с единой ТН ВЭД ЕАЭС в отношении товаров, вывезенных за пределы территории РФ на территорию государства – члена ЕАЭС. При отсутствии показателя графа 3б не заполняется (новый пп. «е.2» п. 7 Правил ведения книги продаж).

Здесь учтено, что, хотя согласно пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ налогоплательщик обязан составлять счета-фактуры, вести книги покупок и продаж при совершении операций, признаваемых объектом обложения НДС, от этой обязанности он освобождается в отношении операций, не подлежащих налогообложению в соответствии со ст. 149 НК РФ.

Видео (кликните для воспроизведения).

Но такое освобождение не распространяется на операции по реализации товаров, вывезенных за пределы территории РФ на территорию государства – члена ЕАЭС (пп. 1.1 п. 3 ст. 169 НК РФ). При оформлении соответствующих счетов-фактур надо указывать названный код вида товара, а потом переносить его в книгу продаж.

Изменения в порядке заполнения граф книг

Для разных граф книг покупок и продаж теперь есть свои особенности их заполнения по данным из единого корректировочного счета-фактуры. Налогоплательщик вправе составить такой счет-фактуру на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, указанных в двух и более счетах-фактурах, составленных этим налогоплательщиком ранее на основании абз. 2 п. 5.2 ст. 169 НК РФ.

О подтверждении оплаты налога и счета-фактуры

Примеры таких ситуаций привел Минфин в Письме от 26.11.2014 № 03‑07‑11/60221, говоря, правда, о заполнении книги продаж. В частности, это перечисление оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок с принятием соответствующей суммы налога к вычету.

Иначе говоря, при таком перечислении в графе 7 книги покупок надо указать реквизиты платежного документа, на основании которого поставщиком составлен счет-фактура на предоплату, а покупателем налог по нему принят к вычету.

Документы, которые перечисляются в названной графе (как и те, что приводятся в графе 11 книги продаж для подтверждения оплаты счета-фактуры), при необходимости разделяются точкой с запятой («;»).

О предоплате

Прежде дополнительно к этому в данной ситуации предусматривалось ставить у каждой суммы пометку «частичная оплата». Но теперь такое требование отменено.

Ранее пп. «д» п. 19Правил ведения книги покупок было запрещено отражать в книге покупок счета-фактуры на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок ТРУИП при безденежных формах расчетов.

Читайте так же:  Повышение зарплаты полиции — последние новости

Тем самым налоговики отказывали в вычете НДС по таким счетам-фактурам. Правда, с этим не согласился Пленум ВАС (см. п. 23 Постановления от 30.05.2014 № 33). Но теперь позиция суда будет отражена и в Правилах ведения книги покупок, поскольку указанный подпункт отменен.

О восстановлении НДС по инвестиционным операциям

В пункте 14 Правил ведения книги продаж теперь сказано, что в этой ситуации регистрации в книге продаж подлежат документы, которыми оформляется названная передача и в которых указаны суммы НДС, подлежащие восстановлению акционером (участником, пайщиком).

Если в книгах отражается не обычный счет-фактура

В соответствующих ситуациях у налогоплательщиков появлялись затруднения при заполнении книг покупок и продаж. Но теперь эти особенности подробно отражены в пп. «м», «н», «т» и «у» п. 6Правил ведения книги покупок, пп. «к», «л», «с», «х» и «ц» п. 7Правил ведения книги продаж.

Об оформлении книг покупок и продаж

При этом исключено требование скреплять печатью составленные на бумажном носителе книги покупок и продаж в целом и дополнительные листы к ним.

Вообще все изменения, которые касаются книг покупок и продаж, относятся и к правилам заполнения дополнительных листов к ним.

Как оформить книги покупок и продаж

Кто обязан заполнять

Если организация начисляет и уплачивает НДС, то ее прямой обязанностью является ведение книги покупок и продаж. Первая, например, применяется для расчета налоговых вычетов по НДС. При этом необходимо внимательно следить за порядком оформления. Во время камеральных проверок налоговых органов эти документы обязательно предоставляются. В статье вы найдете актуальный образец книги покупок и продаж с 1 января 2019 года.

Учреждения вправе отказаться от ведения такого регистра при условии, что они:

  • освобождаются от исполнения обязанностей плательщика НДС (ст. 145, 145.1 НК РФ);
  • реализуют товары, работы или услуги только за пределами территории РФ;
  • исполняют только те операции, которые не облагаются НДС согласно ст. 149 НК РФ.

Бухгалтерские документы не имеют унифицированной формы, ведутся как в бумажном, так и в электронном виде и могут заполняться в том формате, который закреплен в учетной политике бюджетной организации (ст. 10 402-ФЗ). Налоговые регистры формально строго регламентированы ПП РФ № 1137 от 26.12.2011.

Изменения 2019 года

Они коснулись книги продаж. С 1 января изменилась ставка НДС, теперь она 20 %, поэтому понадобилось внести коррерктивы в утвержденную форму:

  • в колонках «14» и «17» исправили ставку налога на актуальные 20% — сюда вписывайте данные по сделкам 2019 года;
  • добавили столбцы «14а» и «17а» — в них отображайте информацию по сделкам, которые проводились из расчета ставки НДС 18 %.

В остальном правила заполнения не изменились.

Скачать бесплатно бланк книги покупок 2019 года

Скачать бесплатно бланк книги продаж 2019 года

Правила оформления

Документацию можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде — на усмотрение налогоплательщика (п. 1 Правил ведения книг покупок и продаж, утвержденных ПП РФ от 26.12.2011 № 1137). Однако в территориальные органы ИФНС требуемые документы направляются только электронно, наравне с декларацией НДС (п. 5 ст. 174 НК РФ).

Если учреждение ведет бумажный документооборот, то по факту окончания квартала, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным, экземпляры налоговых регистров необходимо подписать, прошнуровать, пронумеровать каждую страницу и закрепить их «живой» печатью. Подписывает бумажный экземпляр руководитель учреждения либо ответственное лицо, назначенное непосредственно руководителем.

Если документация ведется в электронном формате, процедура оформления значительно упрощается: печатный экземпляр к предоставлению не требуется, а при отправлении в локальный налоговый орган через электронную систему документооборота сформированный пакет подписывается посредством ключа усиленной квалифицированной электронной подписи.

Согласно положениям Приказа ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/[email protected], данные, отраженные в регистрах, указываются напрямую не только в бухгалтерской, но и в налоговой отчетности — в разделах 8 (покупки) и 9 (продажи) декларации по налогу на добавленную стоимость построчно. Каждая запись за определенный квартал соответствует отдельному разделу в декларации.

Образец заполнения книги покупок 2019

Образец заполнения книги продаж 2019

Нововведения 2018 года

С 01.04.2018 правила составления книги покупок и продаж изменены (Постановление № 98 от 01.02.2018). Ключевые нововведения связаны с системой Tax-free. Теперь компании вправе включать в КП данные по чекам, выписанным иностранцам, для получения компенсации НДС (п. 1 ст. 169.1 НК).

Отметим, что данную информацию о чеке необходимо регистрировать в КП на дату возникновения права на вычет по налогу на добавленную стоимость, в соответствии с пунктом 11 статьи 172 НК РФ.

Как регистрировать данные:

  • в 3 графе указываем номер и дату чека, выписанного по системе Tax-free;
  • в 7 графе проставляем порядковый номер, а также дату фискального чека Tax-free;
  • 13 графа — указываем сведения о проставленной отметке представителя Таможенной службы, сделанной на чеке Tax-free;
  • в 15 графе прописываем стоимость товаров из фискального чека. Указываем стоимость с учетом НДС;
  • в 16 графе проставляем сумму НДС, указанную в чеке Tax-free, и которые подтверждены отметкой таможни.

Напомним, что данные правила обязаны применять только те организации, которые реализовали товары иностранцам по системе «Такс-фри». Остальные налогоплательщики формируют книги покупок и продаж по общим правилам.

Сколько хранить

Срок хранения документов как в бумажном, так и в электронном формате составляет минимум 4 года с даты внесения последней записи.

Что такое Книга Продаж и для чего она нужна?

Книга продаж нужна для отчётности перед налоговыми органами. В ней фиксируются все счета-фактуры по всем проводимым продажам, могут быть использованы цифровые носители. Фиксируются все счета-фактуры, которые связаны с начислением НДС (и даже те, что освобождены от налога из-за особенностей используемой системы налогообложения). Учитываются следующие ситуации:

Книга продаж — это документ бухгалтерского и налогового учета, который обязаны в автоматизированной форме вести юридические лица и индивидуальные предприниматели.

При чем ведут Книги продаж только те юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые обязаны уплачивать в бюджет НДС (налог на добавленную стоимость).

Если схематично описать порядок и назначение Книги продаж, то это выглядит так. При каждой продаже (отгрузке) товаров (работ, услуг) продавец обязан выписать своему покупателю счет- фактуру (универсальный документ. в котором указывается кто покупатель товара. кто продавец, наименование и количество товара. страна его происхождения. стоимость товара. а самое главное это сумма НДС, которая заложена в этой продаже). В счете — фактуре указываются и прочие сведения, которые для понимания этого вопроса сейчас не нужны. А вот что нужно: так это номер и дата счета — фактуры. Все эти счета выписываются в строгой последовательности, каждому счету — фактуре присваивается свой номер!

Читайте так же:  Военная ипотека в сбербанке — условия, процентная ставка

Вот именно под этими номерами и в строгой последовательности по времени все эти счета регистрируются в Книгах продажах. В автоматическом режиме (1-С бухгалтерия) все это происходит одномерно: бухгалтер выписывает счет — фактуру покупателю и данные с нее заносятся в Книги продаж.

По итогам каждого квартала организации и индивидуальные предприниматели (плательщики НДС) представляют свои Книги продаж в налоговые инспекции (в электронном виде). То есть в налоговых органах хранится информация кому эта организация и что продала, а самое главное по какой стоимости и какой по величине НДС уплатила в бюджет с этих продаж.

Далее в течение 3-х лет все эти данные из Книг продаж могут быть сверены с данными покупателей этой организации. Например в ходе выездной проверки покупатель товаров нашей организации может заявить что купил товар в таком то количестве и по такой то стоимости. А налоговый орган из своих файловых хранилищ достает Книги продаж, которые когда то представил продавец товаров и сверяет данные.

Также Книги продаж продавцов сверяются с Книгами покупок покупателей и в автоматизированном режиме.

[3]

Поэтому основное назначение Книги продаж — это регистрация счетов — фактур налогоплательщика, для дальнейшего проведения налогового контроля, с целью избежать нарушений налогового законодательства. В частности: занижения объемов продаж продавцами, а также применения необоснованных налоговых вычетов по НДС покупателями. Именно такие нарушения помогает выявить налоговым органам Книги продаж.

Кто и как должен вести книгу покупок

В книге продаж регистрируйте счета-фактуры и другие документы, по которым начислен или восстановлен НДС. Данные проведенных счетов-фактур в книгу продаж бухгалтерская программа переносит автоматически п. 3 Правил ведения книги продаж .

Пример регистрации счета-фактуры на аванс полученный

Пример регистрации корректировочного счета-фактуры на увеличение

Пример регистрации исправленного счета-фактуры

Дополнительный лист заполняют, когда в книгу продаж надо внести исправления после ее закрытия. Например, аннулировать ошибочный и зарегистрировать исправленный счет-фактуру.

Тема: Нужно ли вести книги покупок и продаж, если вы освобождены от НДС?

Опции темы
Поиск по теме

Нужно ли вести книги покупок и продаж, если вы освобождены от НДС?

Вопрос к учреждениям образования: Ведете ли вы книги продаж и покупок по внебюджетной деятельности?
Если да, то что вы заносите в книгу покупок — только счета-фактуры или другие основния, типа ж/д билеты, чеки с выделеным НДС?
Далее, вопрос: в какой столбец в книге покупок должен попадать НДС — 18%, как в сч/ф или в столбец 0%, так как мы освобождены от уплаты НДС и к вычету мы его все равно не принимаем?

Откликнитесь, плз, особенно вузы.

Ведем все что положено — и книгу покупок, и книгу продаж. Регистрируем только счета-фактур в соответствии с формой-НДС в 18%, 10% или 0% пишем туда, где эти графы находятся. Есть льгота как у образовательного учреждения. НДС у нас не нулевой, а 18%, но есть льгота.

Налоги и Право

повышение юридических знаний

Кто вправе не вести книгу покупок?

Организации и предприниматели, применяющие освобождение от обязанностей плательщика НДС, вправе не вести книгу покупок (Письмо ФНС России от 29.04.2013 N ЕД-4-3/[email protected])

Организации и предприниматели, которые применяют освобождение от исполнения обязанностей плательщика НДС, предусмотренное ст. 145 НК РФ, при реализации товаров (работ, услуг), выставляют счета-фактуры без выделения в них налога (п. 5 ст. 168 НК РФ).

[1]

В рассматриваемом Письме ФНС России разъяснила, что указанные налогоплательщики должны регистрировать выставленные счета-фактуры в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также в книге продаж. Книгу покупок они вправе не вести. Налоговое ведомство обосновывает этот вывод тем, что организации и предприниматели, применяющие освобождение от НДС, не имеют право на вычет налога. Напомним, что книга покупок ведется именно в целях определения суммы НДС, которая принимается к вычету (п. 1 Правил ведения книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Порядок ведения книги покупок и продаж

Книга покупок представляет собой совокупность документов, которые подтверждают оплату НДС при осуществлении покупок и платежей за предоставленные услуги. Данная книга ведется для того, чтобы определить сумму уплаченных налогов, которые впоследствии могут быть компенсированы, согласно налоговому законодательству.

Книга продаж по своей сути точно такой же финансовый регистр, однако в нее входят документы, которые касаются прибыли предприятия, а именно счета-фактуры, которые повлекут за собой обязанность по исчислению НДС. Данная книга позволяет определить успешность деятельности фирмы в конкретном месяце и динамику основных итоговых показателей ее функционирования.

Исходя из той информации, которая указывается в книге покупок и продаж, можно сделать вывод о том, что она предназначена для ведения налогового учета и пользования возможностью применения налогового вычета.

Нормативная база

Для того чтобы книга покупок и продаж была оформлена надлежащим образом, необходимо знать достаточно большое количество правил, которые регламентируются современным законодательством. Постараемся более подробно разобраться в правовом аспекте этого вопроса и рассмотрим основные нормативно-правовые акты:

  1. Согласно Федеральному закону №137, квартал является налоговым периодом, именно поэтому книга должна составляться ежеквартально.
  2. По завершению налогового периода рассчитывается сумма НДС, подлежащего к уплате в бюджет (п.1 ст. 55 НК РФ).
  3. НДС должен быть уплачен в бюджет строго до 20 числа после окончания налогового периода, отчетность предоставляется в те же сроки (ст. 174 НК РФ).
  4. Если книга ведется в электронной форме, необходимо ориентироваться на Приказ ФНС России от 5 марта 2012 года №ММВ-7-6/138.

При работе с подобными реестрами стоит также уделять внимание таким документам, как:

Читайте так же:  Образец протокола о ликвидации

Все ли организации, направляющие свою деятельность на получение прибыли, должны заполнять книгу продаж и покупок? Попробуем в этом разобраться с помощью таблицы, указывающей перечень лиц, для которых ведение этого регистра является обязательным.

Книга продаж Книга покупок
Плательщики НДС и освобожденные от его уплаты. Ведется всеми плательщиками налогов кроме освобожденных от обязательств по НДС и ведущих деятельность, не облагаемую НДС. Налоговые агенты по НДС (при работе в любых налоговых режимах).

Из чего состоит документ

В случае, если вышеперечисленные лица заполнять книгу не будут вообще или будут ее заполнять, но не в полном объеме, это может повлечь за собой серьезные штрафы, которые выставит налоговая служба при проверке.

На титульном листе книги отображается минимальное количество данных, а именно:

  • название компании;
  • ИНН;
  • сроки ведения документа.

На следующей странице располагается книга покупок, представляющая собой регистр в виде таблицы, заполненной следующими данными:

  • номер документа, дата его составления;
  • номер счетов-фактур;
  • дата оплаты и принятия товара на учет;
  • наименование продавца, его реквизиты;
  • страна изготовления товара;
  • ставка налога на добавленную стоимость;
  • сумма, потраченная на товар с учетом НДС и без него;
  • сумма, уплаченная в качестве НДС;
  • подпись уполномоченного лица.

Немаловажной частью книги продаж и покупок являются данные, которые касаются, в основном, продаж:

  • номера счетов-фактур, дата их выставления;
  • название и реквизиты контрагента;
  • дата проведения оплаты;
  • сумма, уплаченная за покупку товара с учетом и без учета НДС;
  • ставка налога;
  • сумма, уплаченная в качестве НДС;
  • подпись.

Оформление

Согласно действующему законодательству, книга может быть оформлена в бумажном или электронном виде, какая именно форма будет использоваться, налогоплательщик решает самостоятельно.

Если книга оформляется в бумажном виде, то после окончания квартала она должна отвечать следующим требованиям:

  • иметь подпись уполномоченного лица;
  • страницы должны быть пронумерованы вручную;
  • книга должна быть прошнурована и подшита;
  • содержать печать организации или ИП.

Для книги, оформленной в электронном виде, главным требованием является наличие усиленной электронной подписи с цифровой защитой.

Типичные ошибки

Для того чтобы не бояться проверки налоговых служб, необходимо вести бухгалтерию со всей ответственностью и внимательностью. Однако ошибки при оформлении книги продаж и покупок встречаются достаточно часто. Рассмотрим самые распространенные из них:

  1. Технические ошибки ввода. На сегодняшний день электронные счета-фактуры не являются востребованными, а это значит, что контрагенты между собой обмениваются бумажными документами, которые заполняются вручную. Ручное заполнение документов сопровождается наличием ошибок, которые, как правило, допускаются при вводе ИНН и номера документа. Несмотря на то, что формат документа может быть не нарушен, ошибки данных он будет содержать, а это значит, что при камеральной проверке налогоплательщику может быть предъявлено требование разъяснить причины таких расхождений.
  2. Неверное отражение данных в регистрах. Данные ошибки связаны с тем, что нормативная база в отношении заполнения данных проработана недостаточно, именно поэтому у тех, кто ведет бухгалтерию, могут возникнуть проблемы с заполнением данных. Самая распространенная в этом отношении ошибка – указание кодов видов операций. Это связано, прежде всего, с тем, что действующие на сегодняшний день нормативно-правовые акты не отражают полного списка операций, которые могут проводиться организациями.
  3. Ошибочное отображение операций, связанных с экспортом и импортом при применении посреднических схем. Эта ошибка связана с тем, что некоторые посредники не владеют навыком корректной работы со сводными счетами-фактурами или неверно отражают данные в журналах.

Каким образом налогоплательщики могут избежать ошибок при заполнении книги покупок и продаж? Ответ прост: необходимо контролировать данные в течение всего налогового периода и периодически сверять информацию, которая указана, с той, которая имеется у контрагентов.

Рекомендуется также больше внимания уделять электронному документообороту, поскольку он позволяет минимизировать риск возникновения технических ошибок ввода данных.

Если при заполнении книги все же были допущены ошибки, поправки вносить нужно в обязательном порядке, при этом есть два способа, которые позволят это сделать.

  1. Если квартал уже окончен: ошибочная запись отражается с отрицательными знаком, регистрируется новая запись с правильными значениями.
  2. Если ошибка была в прошедшем квартале и декларация уже сдана, необходимо: выполнить действия, описанные выше, но в дополнительном листе книги, подготовить уточненную декларацию и сдать ее в соответствующую инстанцию.

Каждая фирма старается оптимизировать свои расходы при осуществлении своей деятельности и использует для этого все возможности, в том числе, применяя налоговые вычеты. Именно с этой целью организация должна вести непрерывный и достоверный налоговый учет.

Оформление книги продаж и покупок позволяет оценить эффективность работы конкретной компании и прогнозировать сумму НДС, которую она сможет возместить в конкретном налоговом периоде. В связи с этим необходимо тщательно следить за изменениями в законодательстве и постоянно контролировать правильность указанных в книге данных. Это позволит избежать дополнительных расходов и вопросов со стороны налоговых органов.

Видео (кликните для воспроизведения).

Как сформировать данные книги в 1С, можно узнать из данной инструкции.

Источники


  1. История политических и правовых учений / В.Г. Графский и др. — М.: Норма, 2003. — 944 c.

  2. Смолина, Л. В. Защита деловой репутации организации / Л.В. Смолина. — М.: Дашков и Ко, БизнесВолга, 2010. — 160 c.

  3. Медведев, М. Ю. Аукционы. Проведение, участие, судебные споры. Справочник инвестора / М.Ю. Медведев, А.М. Насонов. — М.: Юстицинформ, 2013. — 224 c.
  4. Грудцына Л. Ю. Адвокатура, нотариат и другие институты гражданского общества в России; Деловой двор — М., 2012. — 352 c.
  5. Корнев, А.В. Социология права. Учебник / А.В. Корнев. — М.: Проспект, 2016. — 825 c.
Кто и как должен вести книгу покупок
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here