Основное понятие. в каких случаях применяется документ

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Основное понятие. в каких случаях применяется документ" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ»

Понятие «документ» является базовым для науки «Д окументоведение».

Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления.

Основу любой научной дисциплины составляют понятия — представления об общем, наиболее существенном и особенном в изучаемых явлениях и предметах. Поэтому всякое понятие представляет собой абстракцию — мысленное отвлечение от маловажных и вычленение наиболее значимых свойств, раскрывающих сущность этих явлений и предметов [57].

Понятия формируются в результате исследования предметной области этих научных дисциплин, изучения закономерностей и тенденций ее развития. Понятия не статичны, по мере углубления наших представлений о предметной области они уточняются и изменяются и таким образом с развитием науки приближаются к действительности.

Научные понятия обозначают специальными словами — терминами, которые составляют основу научного языка.

Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.

То, что конкретное понятие приписывают (придают) термину, обусловливает известную конвенциональность (условность) термина, т.е. ученые или специалисты условливаются (договариваются), каким словом (термином) обозначать то или иное понятие.

Термины конкретной области знания или деятельности составляют отдельную терминосистему (терминологию).

Термин «документ» (от лат. documentum — доказательство, свидетельство) в русский язык ввел Петр I, трактуя его как «письменное свидетельство и доказательство».

Терминология российского документоведения и ДОУ зафиксирована в государственном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Стандарт требует актуализации на основе использования международных стандартов и отечественного опыта работы с документацией в связи с масштабным использованием электронных документов и информационно-комуникационных технологий в ДОУ.

Основные термины ДОУ, которые полезно знать управленческому персоналу предприятия, приведены в Словаре терминов пособия.

Документ (документированная информация) — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Такое определение термина «документ» содержал Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», который в настоящее время утратил силу. В заменившем его Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» термин «документ» не используется, а документированная информация определена как «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». Это определение вызывает недоумение у специалистов в области документоведения [47]. По сути, оно повторяет формулировку 1995 г., но является стилистически тяжелым для восприятия и не очень понятным.

Таким образом, понятие «документ» формируется из следующих составляющих: информации, материального носителя, записи (фиксации) информации, а также возможности идентификации информации посредством реквизитов. Последнее кардинально отличает документ от других носителей информации.

Реквизитами называются обязательные элементы оформления официального документа (например, подпись, дата, регистрационный номер и т.д.). Для установления подлинности документа (идентификации информации) в нем необходим определенный набор реквизитов. Состав и правила оформления реквизитов управленческих документов изложены в главе 3.

Значение термина «документ» в отечественном документо- ведении неоднократно уточнялось [69]. Так, в предшественнике действующего ныне терминологического стандарта — ГОСТе 16487-83 — документ был определен как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Это лишний раз подтверждает известное положение о том, что о терминах не спорят, а договариваются.

Существует еще одна особенность документа, отличающая его от недокументированной информации. Для документа характерно обращение в динамической информационной системе, включающее этапы его создания, передачи, приема, обработки, хранения, поиска.

Специалисты в области информационных технологий «договорились» определять документ как «объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды». Это закреплено в национальном стандарте из серии «Информационные технологии» ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения».

Понятие электронного документа дано в Федеральном законе от 10.02.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», в котором электронный документ определен как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме».

Толкование термина «документ» отечественными документо- ведами отличается от его определения в международном стандарте ИСО 15489-2001 «Информация и документация — Управление документами», в котором акцент сделан на свойстве информационной составляющей документа служить доказательством и свидетельством деятельности организации или частного лица.

Документ — информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или отдельным лицом в качестве доказательства и сведений о выполнении юридических обязательств или в интересах их деятельности.

В этом определении, с одной стороны, нет указания на материальный носитель информации, но очевидно, что хранение информации предполагает ее запись, фиксацию. С другой стороны, такая формулировка позволяет без дополнительных разъяснений относить к документным формам как электронные документы, так и новые виды документов, которые, возможно, появятся в будущем.

В стандарте ИСО 15489 кроме английского термина «record», соответствующего русскому термину «документ», применяется английский термин «document», который переводится российскими специалистами по-разному («запись» [49; с. 104] или «информационный материал» [86; с. 102]) и обозначает более широкое понятие — зафиксированную информацию или объект, которые могут восприниматься как единое целое. Любой документ является записью (информационным материалом), но не всякая запись (информационный материал) — документом. Главные особенности документа — его неизменность и способность служить доказательством деятельности лиц и организаций.

Основное понятие. В каких случаях применяется документ

В данной статье мы рассмотрим унифицированную форму ОП-11 «Акт о продаже и отпуске изделий кухни»: Как правильно оформить. Разберемся для чего предназначена форма. Узнаем правильные реквизиты для заполнения.

Когда организации общественного питания (столовые, рестораны, бистро) не могут получить обобщенные данные по наименованию и количеству реализованных изделий, составляется акт по форме ОП-11. Эта работа возлагается на специально обученного сотрудника, который на основании имеющихся чеков, заборных листов, накладных и прочей специализированной документации, ежедневно заполняет «Акт о продаже и отпуске изделий кухни».

Читайте так же:  Отбор персонала

Форма обязательно должна быть подписана членами комиссии и кассиром организации. Затем она отправляется в бухгалтерский отдел на проверку, после чего заверяется руководителем фирмы. Одну копию документа необходимо обязательно приложить к «Ведомости учёта движения продуктов и тары на производстве».

Важно! ОП-11 ежедневно должен составлять специально уполномоченный сотрудник., на основании всей имеющейся специализированной документации.

Поскольку форма ОП-11 предназначена для внутреннего документооборота, в «шапке» достаточно указать:

  • наименование фирмы (без адреса и телефона);
  • его структурное подразделение;
  • ОКВЭД;

Документ подлежит обязательному утверждению руководителем организации, его подпись проставляется в правом верхнем углу, с указанием даты. Присваивать номера актам необходимо в сквозном порядке, нарушать его строго запрещено. Основная табличная часть состоит из 5 столбцов.

  • номер операции;
  • кому отпущено изделие;
  • цены реализации;
  • установленные цены, исходя из себестоимости изделия;
  • примечание;

Больше в табличной части ничего не нужно заполнять. В конце выводятся итоговые суммы. В разделе «Справка» требуется указать расход специй и соли. Сначала в процентном соотношении к общему объему продукции, затем в денежном эквиваленте.

Все члены комиссии должны поставить подпись. Кассир проставляет в самом низу, после указания суммы выручки (данные должны быть в прописной форме). В конце нужно указать документы, на основании которых составлен акт (накладные, заборные листы).

Вы можете ознакомится в формой форма ОП-11 (бланк).

Важно! Форму должна заполняться предельно внимательно. В необходимых строках указываются данные прописью, либо в цифровом эквиваленте. И главное наличие подписей всех членов комиссии.

Несмотря на то, что уполномоченному лицу необходимо четко знать порядок формирования Акта, заполняется он с помощью специальных программ, а не вручную. Существуют платные и бесплатные сервисы. В чём же их отличие?

Платные варианты серверов:

Порядковый номер Название программы Цена Примечание
1 1С Бухгалтерия В период скидок можно купить за 3 000 руб. Разработана программа до мелочей, в большом бизнесе без неё никуда. Легко справиться с формированием любой формы документооборота. Из минусов: чтобы сохранить актуальность, необходимо часто обновление, а эта процедура платная.
2 Контур-Экстерн (Эльба Контур) Зависит от организационно правовой формы и системы налогообложения. Цены сильно разнятся. Индивидуальным предпринимателям и организациям обойдется от 1 300 руб. в год (без учета лицензии и сертификата), у налоговых представителей, ведущих несколько организаций — тарификация в зависимости от объема сданных деклараций.
3 Класс365 От 330 руб. Используется в сфере розничной торговли, набирает свою популярность.

Как видно, платные сервисы имеют много плюсов.

  • Непрерывная техническая поддержка;
  • Свежие базы;
  • Открываются дополнительные возможности по отправке отчётов в налоговые органы;

[3]

Бесплатные программы, формирующие Акт по форме ОП-11:

Порядковый номер Название программы Примечание
1 Налогоплательщик ЮЛ Достаточно популярная программа находящаяся в свободном доступе При любом изменении в законодательстве, сразу выпускаются обновления, поэтому формы в ней всегда актуальны. Можно составлять все разновидности первичной документации, формировать отчеты и выгружать в другую программу для передачи в налоговые органы.
2 Бизнес-Пак Простота в использовании и наличие всех форм документации – преимущества данного сервиса. Для сохранения актуальности форм требуется обновление, оно бесплатно.
3 Упрощенка Универсальная программа для малого бизнеса.

Для формирования внутреннего акта, использование бесплатных сервисов – идеальный вариант. Большой плюс – простота в использовании. Вы можете ознакомится с примером заполнения формы ОП-11. Даже человек без опыта может легко найти нужный раздел и заполнить его. Это нельзя сказать о таких платных сервисах как 1С, для работы с ними сначала стоит пройти специальные курсы, но даже после их окончания, понадобиться время, чтобы понять принцип работы.

Важно! Для юридических и физических лиц разработан широкий спектр программ, чтобы выбрать самую удобную, стоит попробовать поработать в каждой из них.

Распространенные ошибки при заполнении ОП-11

Распространенные ошибки представлены следующим списком:

  1. Уполномоченное лицо часто игнорирует заполнение столбца № 4, не указывая сумму по учетным ценам поставщика. А для бухгалтерии это является важной информацией;
  2. Один экземпляр акта не передается в бухгалтерский отдел, при этом нарушается ведение учёта;
  3. Нарушение нумерации, вследствие чего номера задраиваются или пропадают.

Популярные и часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Документы необходимые для составления Формы ОП-11?

Ответ: Чеки, накладные, заборные листы и прочая специализированная документация.

Вопрос №2. Какова периодичность составления акта по форме ОП-11?

Ответ: Форма составляется ежедневно.

Вопрос №3. Какая информация отображается в документе?

Ответ: Общая стоимость изделий по ценам продажи и учетным ценам производства.

Определение основных терминов и понятий в документации

Постановлением Госстандарта СССР от 31 октября 1983 № 5231 по делопроизводству и архивному делу утверждён ГОСТ 16487-83 Термины и определения. В связи с введением в действие с 1 января 1999 г. Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28, настоящий Стандарт фактически прекратил действие на территории Российской Федерации. Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов-синонимов стандартизованного термина запрещается. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в стандарте в качестве справочных и обозначены «Ндп». Для отдельных стандартизованных терминов в стандарте приведены справочные краткие формы, которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования. Установленные определения можно, при необходимости, изменять по форме изложения, не допуская нарушения границ понятий.

Основные термины и определения приведены в таблице ниже. Не приведённые термины и определения можно взять в приложении к конспекту.

Читайте так же:  Как оформляется гарантийное письмо об оплате

Результатом документирования является документ — зафиксиро­ванная на материальном носителе информация с реквизитами, поз­воляющими её идентифицировать. Носитель — это материальный объ­ект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, зву­ковой или изобразительной информации, в том числе в преобразо­ванном виде.

В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с ней широко используются и электронные носители, позволяющие ис­пользовать для документирования вычислительную технику.

Документирование предполагает соблюдение установленных пра­вил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

В обществе документы являются основными носителями управ­ленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информа­ции, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по призна­кам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени используется эмпиричес­ки сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разде­ления всех документов на официальные и документы личного проис­хождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения обществен­ных обязанностей; это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную пере­писку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, про­изводственные и др. Именно управленческие документы, обеспе­чивают управляемость объектов в как рамках государства, так и от­дельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

· информационно-справочная и справочно-аналитическая доку­ментация;

· документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

· документация по обеспечению финансами (бухучет и отчетность);

· документация по материально-техническому обеспечению;

· документация по документационному и информационному обес­печению деятельности учреждения;

· документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия (на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении — система медицинской документации, в вузе — система документации по высшему образованию и т. д.).

По срокам хранения документы делятся:

· постоянного (бессрочного) хранения;

· длительного срока хранения (свыше 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет).

По степени гласности документы делятся на: обычные, секретные (с грифами выносимыми в правый верхний колонтитул: для служебного пользования, конфиденциально, секретно и т.п.).

По юридической силе документы делятся на: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения документы делятся на: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности документы делятся на: банковские, статистические, внешнеторговые, организационно-распорядительные и др.

По форме документы делятся на: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и проформы и др.

По происхождению документы делятся на: именные (личные), служебные (предприятия).

По срокам изготовления документы делятся на: срочные и несрочные.

По наименованию документы делятся на: приказ, письмо, протокол, акт и др.

По степени сложности документы делятся на: простые (один вопрос), сложные (два и более вопросов).

По месту составления документы делятся на: внутренние, внешние, которые делятся на входящие и исходящие.

Документы, составляющие одну систему документации, характе­ризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечи­вают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Документационное обеспечение предприятия предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это использование документо­оборота учреждения, хранение документов в текущей деятельности.

Документооборот организации это совокупность взаимосвязан­ных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления до завершения исполне­ния или отправки. В целях рациональной организации документо­оборота все документы распределяются на документопотоки: реги­стрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направля­емые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, по­ступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информа­ционно-поисковой системы по документам учреждения, установле­нии структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др.

Одна из важнейших функций в организации работы с документа­ми — учет документов, который обеспечивается их регистрацией — записью учетных данных о документе по установленной форме, фик­сирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполне­ния документов, а также вести поиск документов по запросам под­разделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использова­ние в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее зна­чимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хране­ния, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную об­ложку.

Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов делопроизвод­ство, документ, реквизит, формуляр, система документации, докумен­тооборот и др., — обозначают основные понятия научной дисципли­ны. Наряду с рассмотренными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучае­мой предметной области.

Читайте так же:  Декларация 3 ндфл проценты по ипотеке и имущественный вычет инструкция по заполнению и документы для

Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ, зафиксированная в государственном стандарте — ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводст­во и архивное дело. Термины и определения». Стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и органи­зацию работы с официальными документами. Термин «делопроизвод­ство» в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 соответствует термину «документационное обеспечение управления», который вошел в на­учный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организаци­онно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования инфор­мации. Термин «документационное обеспечение управления» под­черкивает информационно-технологическую, составляющую в со­временной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информа­ционное обеспечение», «лингвистическое обеспечение».

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Что включает в себя понятие «документ»?

Видео (кликните для воспроизведения).

Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве [1] .

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

o организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

o распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

o информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

o учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);

o нормативные документы (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы);

· По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)

· По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)

· По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные

· По способу представления — электронный, на бумажных носителях

· По месту издания — внутренние, внешние

· По направлению отправки — входящие, исходящие

· По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные

· По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые

· По уровню секретности — не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

· Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» — количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.

· Функции, обеспечивающие процесс управления

· Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

· Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

· Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,

· Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

· Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

· Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

· Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

· Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

· Историческая — документ является историческим источником.

Юридический документ — материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.

52. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Личный документ — автобиография, дневник, письмо, мемуары или иной записанный или воспроизведенный человеком документ, являющийся описанием его жизненного опыта.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, составленный (изготовленный), выданный или находящийся в обороте государственных (муниципальных) органов, учреждений, организаций и предприятий и отвечающий определенным требованиям. По более узкому определению ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 23 ноября 1994 г. «произведения печати, публикуемые от имени органов законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие законодательный, нормативный, директивный или информационный характер».

53. Назовите основные признаки документа и дайте краткую характеристику каждого из них.

Важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному. Отсюда даты различают:

точные (время создания документа указывается точно);
приближённые (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, упоминающихся в нём событий и т.п.);
вероятные (время создания устанавливается путём сопоставления отдельных документов или даже их комплексов, анализа внешних признаков документа и т.д.) 117 .
Читайте так же:  Прожиточный минимум – что это такое

Дата создания документа необходима для правовой оценки содержащейся в нём информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления. Если в документе хотя бы на один день смещена дата, то “фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные” 118 .

Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.

В совокупности рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий. Прежде всего она базируется на действующем законодательстве, которое придаёт бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нём свои действия. Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т.е. от компетенции органа управления или должностного лица. Документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным 119 . Таким образом, согласно ГОСТу, юридическая сила документа – это “свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

Тема реферата «Понятие о документе» по дисциплине «Документоведение».

Курс «Документоведение» является одной из ведущих общепрофессиональных дисциплин по подготовке специалистов таких специальностей, как «Библиотековедение и библиография», «Документоведение и информационная деятельность», «Музейное дело и охрана памятников истории и культуры», «Архивоведение», «Менеджмент организаций» и др. Этот курс также тесно связан с учебными дисциплинами «Информатика», «Социальные коммуникации», «Книговедение», «Аналитико-синтетическая обработка документов», «Делопроизводство», другими специальными дисциплинами документно-коммуникационного цикла.

Цель курса — дать системное представление о сущности, структуре, функциях и многообразии документов, составляющих основу документной коммуникации и фондов библиотек, информационных центров, архивов, музеев, издательств, книжных магазинов, а также ознакомить с процессом их создания, обработки, хранения и использования.

Объектом изучения курса являются те документы, которые специально создаются для хранения и передачи социальной семантической информации в пространстве и времени.

Цель работы — рассмотреть теоретические основы документоведения — сущность понятия «документ» и его историческое развитие.

Понятие о документе

Сущность понятия «документ»

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документа.

Оно понимается по-разному в таких научных дисциплинах, как информатика, библиотековедение, библиографо-, архиво- и музееведение, а также в соответствующих специальных отраслях деятельности — библиотечном, музейном, архивном деле и библиографии. Отсюда его многозначность (полисемичность), которая затрудняет общение и взаимопонимание между специалистами документно-коммуникационной сферы. Определение общего значения понятия «документ» является задачей теоретического документоведения, называемого документологией.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое определение разработано и утверждено Международной организацией по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации по документации, Международного совета по архивам, Международной организации по интеллектуальной собственности. Согласно стандарту ИСО, информация может быть записана любым способом фиксирования каких-либо сведений, т.е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т.п. Такое определение позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т.п.).

В Украине официально приняты три значения документа, зафиксированные в ряде государственных стандартов (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94. Документ I. Записанная информация, которая может рассматриваться как единица в ходе осуществления информационной деятельности.

ДСТУ 3017-95. Документ II. Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

ДСТУ 2732-94. Документ III. Материальный объект, содержащий в закрепленном виде информацию, оформленный установленным порядком и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Отношение между разными значениями документа строится по принципу иерархии — подчинения одного понятия другому, где каждое более широкое поглощает, включает в себя менее широкое. Необходимость поэтапного сужения объема понятия «документ» вызвана практическими целями определения предмета деятельности той или иной отрасли. Определение Документа I обязательно для использования во всех видах нормативной документации: в справочной, учебно-методической и другой литературе, относящейся к сфере информации и документации. Значение Документа II принято в сфере книгоиздания и книгораспространения. Сфера использования определения Документа III — делопроизводство и архивное дело.

Для документоведения в данном случае наиболее приемлемым является определение Документа II: понимаемый так, он представляет собой двустороннюю единицу — соединение материального объекта с информацией, закрепленной созданным человеком способом. Без одной из этих сторон нет документа. Указание такого признака, как созданный человеком способ закрепления информации, не позволяет считать документом, например, ген: генетическая информация закреплена способом, созданным природой, а не человеком.

Это определение позволяет ограничить круг основных документов — объектов документно-коммуникационной деятельности, сосредоточить внимание на понятии, которым оперируют библиотековедение, библиографоведение, книговедение и некоторые другие смежные с ними отрасли знания. В библиотечной, библиографической, книготорговой информационной деятельности работают со специально изготовленными объектами, т.е. документами, предназначенными для одновременного выполнения двух функций, которые являются основными для документа, — это хранение и передача информации во времени и пространстве. Существует множество предметов, на которых зафиксирована информация, например, предметы быта, вывески, рекламные щиты, здания и т.п. Они также хранят и передают ее во времени, а некоторые — ив пространстве, но для них эти функции являются вторичными. Значение Документа II выводит из числа документов предметы, которые не могут быть включены в определенный документный фонд и не предназначены для широкого распространения в обществе.

Читайте так же:  Налоговый вычет на протезирование зубов что это

Названные в определении признаки документа предполагают:

1) наличие информации, смыслового содержания;

2) стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;

3) функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

1. Документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе.

2. Документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания — один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может.

3. Информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника).

[1]

4. Как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации.

Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость — обязательное свойство любого документного сообщения.

5. Документ — это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, — посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и др.

6. Документ обладает субстанциональностью (вещностью).

[2]

документ фонд хранение обработка

Для документа важна стабильная вещественная форма. Запись «вилами по воде» документом не считается.

Информация может быть недокументной — не закрепленной — и документной — закрепленной на вещественном носителе (бумага, магнитная лента, дискета, лазерный диск, пергамент, папирус, глиняная табличка и т.п.), специально предназначенном для ее хранения и передачи в пространстве и времени.

Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, принято называть материальным носителем или носителем информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, брошюр, журналов, газет, листков, буклетов, микрофиш, магнитных дискет, оптических дисков и т.п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков и т.д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, слушание) в социальных документных коммуникациях. Однако специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа — одна из основных особенностей его как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик нет единства, а следовательно, и документа.

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.

Существует также интерпретация понятия «документ», которой придерживается ИСО и которая отражена в ДСТУ 3017-95: это обеспечение взаимопонимания между основными социальными институтами по хранению и организации пользования документами — библиотеками, архивами, музеями, информационными центрами.

Понятие «документ» выступает как родовое для видовых: опубликованный, неопубликованный, изодокумент, кино-, фоно-, фотодокумент и т.п. С этой точки зрения разновидностью документа являются: рукопись, книга, журнал, газета, буклет, открытка, чертеж, карта, ноты, фильм, грампластинка, микрофильм, магнитная лента, магнитный и оптический диск и т.п.

Видео (кликните для воспроизведения).

Наличие обобщающего понятия «документ» не исключает возможности существования более частных, узкоспециальных его трактовок применительно к различным сферам общественной деятельности и научным дисциплинам: историческому источниковедению, делопроизводству, дипломатике, юридической науке. Некоторые специалисты не считают документами художественные произведения, памятники письменности прошлых лет. Другие признают таковыми лишь объекты, имеющие правовое значение и т.п.

Источники


  1. 20 лет Конституции Российской Федерации. Актуальные проблемы юридической науки и правоприменения в условиях совершенствования российского законодательства. Четвертый пермский международный конгресс ученых-юристов (г. Пермь, 18-19 октября 2013 г.): моногр. . — М.: Статут, 2014. — 643 c.

  2. Перевалов, В. Д. Теория государства и права / В.Д. Перевалов. — М.: Юрайт, 2013. — 432 c.

  3. Краткий курс по теории государства и права. — Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2015. — 140 c.
  4. Витрук, Н.В. Общая теория юридической ответственности / Н.В. Витрук. — М.: Норма, 2017. — 391 c.
  5. Кучерена, А. Г. Адвокатура в условиях судебно-правовой реформы в России: моногр. / А.Г. Кучерена. — М.: Юркомпани, 2017. — 432 c.
Основное понятие. в каких случаях применяется документ
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here