Понятие акта, необходимость составления

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Понятие акта, необходимость составления" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Виды и порядок составления актов (стр. 3 из 3)

Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:

постоянные реквизиты «единого бланка»:

наименование организации (06);

наименование вида документа (08) (АКТ);

переменные реквизиты «единого» бланка:

регистрационный номер (10);

место составления или издания документа (12);

отметка о наличии приложения (20)[7] ;

подписи членов комиссии (21);

гриф утверждения (15)[8] .

Дата (09) и место составления (12), проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок (17) акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных. Например:

Допускается, чтобы заголовок акта отвечал на вопрос «чего?». Например:

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.

В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. Например:

Основание: приказ директора от 19.09.99 № 52 «О мерах по обеспечению сохранности документов»

При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию и инициалы каждого по следующей схеме:

Председатель — должность Фамилия И.О.

Должность Фамилия И.О.

Должность Фамилия И.О.

Должность Фамилия И.О.

Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).

В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия:

Присутствовали: должность Фамилия И.О., должность Фамилия И.О.

Фамилии присутствующих располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены).

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов.

Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20). Если необходимо, оформляют рассылку акта, т.е. указывают количество составленных экземпляров и место их нахождения. Например:

Следует обратить особое внимание на то, что под экземпляром акта понимают его подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, если экземпляры акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы.

Если необходимо, лица, присутствовавшие при работе комиссии, должны своими личными подписями удостоверить факт ознакомления с содержанием акта по форме:

Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются должности, не ставятся тире или двоеточие. Например:

Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий, о выделении документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом (15).

Заключение

Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.)

Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.

Все разновидности актов составляются по единой схеме.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.

В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия.

Практическое задание

ЗАО «Информационные системы» УТВЕРЖДАЮ

______________________ И.И. Иванов

О проверке сохранности документов

Основание: приказ директора от 01.11.99 № 12 «О мерах по обеспечению сохранности документов»

Председатель — заместитель директора по персоналу Петров П.П.

1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С.

2. Начальник отдела кадров Васильева В.В.

3. Менеджер Романова Р.Р.

Присутствовали: заведующая канцелярией Кузнецова К.К.

В период с 10.11.99 по 12.11.99 комиссия проводила проверку организации и условий хранения управленческих документов.

В ходе проверки установлено:

1. Документы хранятся в структурных подразделениях.

2. Дела формируются не в соответствии с номенклатурой дел.

3. Отмечен случай утери документа (письмо ЗАО «Восход» от 15.03.97 № 123).

1. Установить порядок централизованного хранения документов в канцелярии.

2. Выделить и оборудовать специальное помещение для архива.

Составлен в 2 экз.

1-й экз. — в дело № 01-14

2-й экз. — в объединение «Мосгорархив»

Председатель П.П. Петров

Список литературы

1. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, с.208

2. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003

3. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. — УрАГС: Екатеринбург. 2002.

4. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. — М.: Издательство НОРМА, 1996. — 224с.

5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. Киев: Знання, 2000

6. Ларин М. В. Развитие понятия «документ». — Делопроизводство. №1. 2000.

[1]

7. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: 2004

8. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004

[1] Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. — УрАГС: Екатеринбург. 2002., С. 132

[2] Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. — УрАГС: Екатеринбург. 2002., С. 167

Читайте так же:  Ипотека в сбербанке на новостройки условия, процент, калькулятор и отзывы

[3] Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004, С. 38

[4] Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003, С. 78

[5] Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, С.208

[6] Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004

Виды и порядок составления актов (стр. 2 из 3)

Выходит, что для документального подтверждения расходов на услуги акт не нужен, поскольку акт не свидетельствует как таковой о факте оказания услуги. А значит, в большинстве случаев подтвердить свои затраты организация может и без акта. Например, действительность расходов на уже упоминавшийся семинар вполне докажут договор, счет, платежные документы, счета-фактуры, приказ о направлении сотрудника на семинар. Тем более что статья 252 Налогового кодекса не предусматривает определенного перечня документов, которые необходимы в качестве подтверждения[3] .

Хотя, конечно, составление акта требуется для определения даты оказания услуги, которую надо знать с тем, чтобы верно учесть расходы. Кроме того, с момента подписания акта начинается отсчет срока исковой давности.

Нет необходимости составлять акт и для подтверждения расходов в виде арендных платежей. Ведь аренда не является услугой ни с точки зрения гражданского законодательства, ни с точки зрения Налогового кодекса. Так, в Гражданском кодексе положения о договорах возмездного оказания услуг и аренды расположены в разных главах. А значит, эти категории отношений являются самостоятельными и для них установлены различные правила.

По Налоговому кодексу арендные отношения не относятся к категории «услуга», поскольку не соответствует ее определению, данному в статье 38 кодекса. Напомним, что данная норма признает услугой деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются уже в процессе осуществления этой деятельности. Аренда же не является деятельностью, поскольку это возможность на законных основаниях владеть и использовать чужую вещь. Кроме того, она не имеет таких результатов, которые бы реализовывались или потреблялись в процессе самой аренды.

Это означает, что арендная плата является платой не за услугу, а за пользование имуществом. Следовательно, подтверждать факт перечисления денег будет не акт оказанных услуг, а договор аренды, акт приема-передачи помещения, счет на оплату, выставленный арендодателем, и платежные документы, подтверждающие оплату этого счета. А для зачета НДС арендатору потребуется еще и счет-фактура.

Заметим, что такой же позиции придерживаются и специалисты ФНС. В письме от 5 сентября 2005 г. № 02-1-07/81 отмечается, что арендная услуга начинает потребляться с момента заключения договора. В то же время Минфин не так давно выразил мнение, что акты оказанных услуг все же надо выставлять ежемесячно (письмо от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/505). Только вот требование об обязательном составлении актов приема-передачи услуг ни главой 25 Налогового кодекса, ни законодательством о бухгалтерском учете не предусмотрено.

1.4 Локальные нормативные акты организации

Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин — локальные нормативные акты. В справочниках дается подробное разъяснение этого термина. Многие статьи журналов, освещающих проблемы кадровых служб, не раз писали о необходимости принятия данных документов в каждой организации.Но далеко не во всех организациях в наличии данная документация.

В соответствии со статьей 68 п. 3 ТК РФ работодатель при приеме на работу обязан ознакомить работника с действующими в организации локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника.

Локальные нормативные акты — документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями[4] .

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

[3]

Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ)

Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ)

Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ)

При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ)

[2]

График отпусков (ст. 123 ТК РФ)

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными актами работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: положение о персонале, положения о структурных подразделениях (отделах), должностные инструкции.

Остановимся на таком документе, как должностная инструкция. Необходимы ли они в организации? Какую роль играет данный документ в регулировании трудовых отношений между работником и работодателем? Должностная инструкция — организационно-распорядительный документ, в котором определяется место работника в организации, основные функции, конкретные обязанности, функциональные права и ответственность при осуществлении деятельности в определенной должности.

Отсутствие четко разработанных регламентов, инструкций и прочих режимных элементов всегда предоставит возможность работодателю выразить свое недовольство качеством и объемом результатов труда сотрудников. Общее правило: если вы хотите неразберихи, никогда не занимайтесь регламентированием труда и не тратьте времени на разработку управленческой документации.

Несмотря на то, что в последние годы все больше руководителей начинает понимать необходимость и полезность разработки различного рода организационной документации, существует еще много компаний, где руководство не озабочено разработкой всех необходимых регламентов, в таком случае допускаются следующие ошибки:

ОШИБКА 1: абсолютное отсутствие должностных инструкций.

Все обязанности «передаются на словах». Руководство считает, что «лучше душевно поговорить, чем марать тонны бумаги».

ОШИБКА 2: формальный подход к написанию должностных инструкций.

Когда инструкции созданы для отчетности и не используются в реальной жизни, кандидат выходит на работу, слабо представляя себе, круг своих обязанностей, первое время «плавает» в выборе наиболее важных из них и обычно выбирает для регулярного выполнения только то, что наиболее интересно или не составит труда выполнить. Эта ситуация становится особенно критичной тогда, когда это касается работы «прибылеприносящих» сотрудников. Так, например, в деятельности менеджеров отдела продаж часто вытесняется трудная и не всеми любимая работа по привлечению и «обхаживанию» новых клиентов.

Читайте так же:  Как правильно заполнить табель учета рабочего времени

ОШИБКА 3: неверное распределение обязанностей:

Те или иные работы ни за кем конкретно не закреплены, и их выполняет тот, кто в данный момент свободен или «просто вспомнил» о необходимости выполнить их.

Пример: Задача пополнения прайс-листов в торговом зале возложена на всех менеджеров зала, при этом не назначен «ответственный» за выполнение этих работ. Как следствие, прайс-листы распечатываются нерегулярно, да и то, только после соответствующей просьбы клиента. При этом они содержат большое количество ошибок и неточностей.

Не продумана система «подмены сотрудника в случае отсутствия или по болезни».

Пример: Розничный салон по продаже компьютерной техники. С целью привлечения клиентов, изготовлен рекламный щит, который необходимо каждое утро выставлять перед дверями салона. Для выполнения этой задачи назначен сотрудник, которому доплачивается «за вынос» определенная сумма к основному заработку. В целом эта схема работала весьма успешно, за исключением тех дней, когда данный сотрудник по каким-то причинам не являлся на работу или опаздывал к началу рабочего дня. Тогда рекламный щит, как правило, не выставлялся. Или выставлялся, но после долгих уговоров кого-нибудь из работников. Основные аргументы, предъявляемые руководству: «мне не платят за эту работу» и «я сейчас не могу этого сделать, потому что у меня много своей работы».

Сотрудникам вменено большое количество «разношерстных» обязанностей[5] .

Пример: Системный администратор, помимо своих основных функций, выполняет роль экспедитора и сотрудника, занимающего вопросами рекламы. Он много времени проводит в разъездах по нуждам фирмы. В результате, обычно не успевает изготовить и поместить рекламу в СМИ или не оказывается «под рукой» в момент, когда необходим срочный ремонт техники. В этом случае, если вы поинтересуетесь «почему обязанности не выполняются в должной мере?», ваш сотрудник, скорее всего, сошлется на чрезмерную занятость и большое количество обязанностей.

Видео (кликните для воспроизведения).

Несмотря на то, что обязательность должностных инструкций возникает только в строго определенных случаях, именно она позволит работодателю:

Рационально распределить обязанности между работниками.

Правильно организовать отбор кадров при найме, произвести их последующую расстановку.

Укрепить служебную дисциплину.

Повысить эффективность деятельности организации.

Создать организационно-правовую основу деятельности сотрудников.

Повысить ответственность сотрудника за результаты своей деятельности.

Обеспечить объективность оценки при аттестации сотрудника.

Применить адекватные меры поощрения и дисциплинарных взысканий.

Избежать трудовых споров

Порядок в организации наступит тогда, когда деятельность сотрудников будет регламентирована. Может быть, не стоит экономить на разработке управленческой документации?

2. Составление и оформление актов

Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.

Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др[6] .

§1. Понятие, значение и необходимость толкования нормативно-правовых актов

Толкование права — необходимый и важный элемент правореализационного процесса, в частности правоприменения. Прежде чем применить ту или иную норму права, надо уяснить ее подлинный смысл, а в некоторых случаях и разъяснить.

Толкование норм права — это деятельность компетентных органов государства, общественных организаций и отдельных граждан по осознанию ими действительного содержания норм.

В процессе толкования устанавливаются условия действия нормы, юридические права и обязанности участников правоотношений, а также меры юридической ответственности за нарушение предписаний норм права.

1) Первая часть этой деятельности — уяснение. Толкование- уяснение выступает как внутренний мыслительный процесс, происходящий в сознании субъекта, применяющего норму права. Это уяснение для себя и внутри себя, поэтому оно не имеет внешних форм выражения. В ходе уяснения интерпретатор (то есть толкующий субъект) использует различные способы и приемы толкования, которые обеспечивают процесс познания. Уяснение является необходимым условием реализации права. Оно всегда предшествует разъяснению.

2) Разъяснение — вторая часть единого процесса толкования права. Эта сторона деятельности по толкованию адресована уже не себе, как при уяснении, а другим участникам отношений. Толкование- разъяснение — интерпретация смысла и содержания норм права компетентными органами и отдельными лицами, в целях правильного его понимания и применения организациями, должностными лицами и гражданами (разъяснение для других).

1. Норма права носит общий характер, а применять ее необходимо к конкретным жизненным ситуациям.

2. Юридические нормы содержат много специальных правовых терминов, понятий.

Например, очень нелегко неюристу определить, кто может быть владельцем «источника повышенной опасности». Да и само понятие «источник повышенной опасности» непосвященному человеку ничего конкретного не говорит.

Это обусловливается также использованием при изложении правовых норм специальных терминов из других отраслей знания (медицины, техники, биологии и других). Например, мало кому из неспециалистов известны термины «эпизоотия» (широкое распространение инфекционной болезни животных, значительно превышающее обычный уровень заболеваемости на данной территории), «шипчанд- лер» (работник, организующий и осуществляющий доставку и продажу отечественных товаров морякам иностранных судов). Далеко не каждый гражданин сможет дать определение юридического понятия «судовая роль». И таких терминов в законодательстве весьма много.

3. Использованием в законодательстве ряда оценочных понятий. Оценочным является понятие, которому присущи признаки, отражающие лишь социальную значимость явлений, но при этом оно не содержит признаков, характеризующих формальные свойства данных явлений. Поэтому, трудно, например, без специальной подготовки определить, какие сведения являются «порочащими», какие побуждения — «низменные», а действия — «циничные» или «особо жестокие». В ст. 110 УК РФ «Доведение до самоубийства» одним из уголовно наказуемых средств доведение до самоубийства называется «жестокое обращение».

Однозначное понимание этих и подобных им терминов имеет сугубо

Оценочное понятие — отнюдь не исключение или редкое явление в законодательстве. Целая серия разнообразных оценочных понятий содержится в гражданском законодательстве (ст. 61, 77, 152, 178, 179, 205, 222, 450).

4. Толкование вызывается несовершенством и неадекватным использованием законодательной техники, отсутствием ясного, точного, понятийного языка нормативного акта, поэтому некоторые формулировки получаются расплывчатыми, а иногда двусмысленными.

Читайте так же:  Основные признаки банкротства

Нередко правотворческий орган выражает норму весьма схематично. Как известно, некоторые признаки состава правонарушений (например, та или иная форма вины) часто вообще не названы в диспозиции, и установить их можно только толкованием. Например, в ст. 193 УК РСФСР 1975 г. издания была допущена ошибка (не соблюден падеж). В статье было записано: «Угроза убийством, нанесением тяжких телесных повреждений или уничтожения (вместо «уничтожением») имущества, — наказывается. ».

5. Толкование вызывается несовпадением между смыслом, который законодатель вложил в норму права, и смыслом, который вытекает из текстуального выражения нормы права.

Языковая форма правовой нормы обычно строится согласно требованиям законодательной экономики и техники. Например, в ч. 1 ст. 130 УК РФ сказано: «Оскорбление, то есть унижение чести и достоинства другого лица, выраженное в неприличной форме, — наказывается. ». Но вполне очевидно, что субъектом нормы, содержащейся в

ч. 1 ст. 130 УК РФ, является не оскорбление как действие, а лицо, его допустившее. Оно и подлежит наказанию, а не «оскорбление».

6. Толкование вызывается тем, что законодатель нередко при формулировании нормативных правовых актов употребляет выражение «и т. д.», «и т. п.», « иные», «другие».

Так, в ст. 12 ГК РФ перечисляется 11 способов осуществления гражданских прав (признание права, восстановление права, самозащита права, возмещение убытков, взыскание неустойки, компенсация морального вреда, признание недействительности акта и др.). Последняя часть этой статьи гласит, что «защита гражданских прав осуществляется и иными способами, предусмотренными законом».

В ст. 7 Федерального закона РФ от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и воинской службе» устанавливается ответственность за уклонение от воинской службы и перечисляются уважительные причины неявки по вызову военного комиссариата. К таким причинам закон относит: «заболевание или увечье гражданина, связанные с утратой трудоспособности; тяжелое состояние здоровья отца, матери, жены, мужа, сына, дочери, родного брата, родной сестры, дедушки, бабушки, или усыновителя гражданина либо участие в похоронах указанных лиц; препятствие, возникшее в результате действия непреодолимой силы, или иное обстоятельство, не зависящее от воли гражданина; иные причины, признанные уважительными призывной комиссией, комиссией по первоначальной постановке на воинский учет. или судом. Термины «иное обстоятельство», «иные причины» здесь — конкретная причина, обстоятельство, требующие в определенных ситуациях толкования. Ясно, что без толкования реализация этих нормативно-правовых положений невозможна.

7. Нормы права способны регулировать общественные отношения лишь во взаимосвязи друг с другом, в системе — действие одной нормы неизбежно вызывает действие другой. Чтобы понять истинный смысл правовой нормы, необходимо отыскать другие, которые будут применяться вместе с ней.

8. Встречающимися несоответствиями юридических норм фактическим условиям жизни. Не исключено появление в жизни общественных отношений, которые не существовали (или не были заметны) в момент издания правовых норм, подпадающих под ее регулятивное воздействие (примером может служить появление и распространение такой разновидности хулиганства, как радиохулиганство). Нередки случаи «исчезновения» тех деяний, которое регулировало право.

9. Требованием мотивировки любого принимаемого юридически значимого решения. По существу мотивировка решения по отношению к правовой норме и есть ее толкование. Например, статьей 61 УК РФ не ограничен перечень обстоятельств, смягчающих наказание. Пункт 4 постановления Пленума ВС РФ «О практике назначения судами уголовного наказания» от 11 июня 1999 г. № 40 гласит: «Поэтому при назначении наказания могут учитываться в качестве смягчающих и другие обстоятельства, не предусмотренные этой статьей. Признание такого обстоятельства смягчающим наказание должно быть мотивировано в приговоре». Эта мотивация и есть пример казуального толкования, о котором речь пойдет далее.

Значение толкования норм права:

1. Является важным условием эффективной реализации норм права;

2. Обеспечивает правильное, единообразное понимание и применение права на всей территории страны;

3. Неправильное истолкование норм права есть грубое нарушение законности, достаточное основание для отмены или изменения вынесенного решения;

4. Выступает в качестве активного средства правового воспитания, действенного рычага повышения правовой культуры граждан и должностных лиц;

5. Способствует установлению пробелов и других изъянов действующего законодательства.

21. Документ «акт» (определение, реквизиты, правила составления).

Акт – это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт события, действия.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, (19), 20, 21, 22, (23), (24), (25), (28).

— ликвидации (учреждения, организации, предприятия)

— приема – передачи (при смене руководства, передаче материальных ценностей)

Акт как правило составляется комиссией, это может быть постоянно действующая комиссия или назначенная по указанию руководства. Приступив к работе, члены комиссии изучают суть вопроса. Акт м.б. составлен по указанию руководителя или выше стоящей организации на основании распорядительного документа (приказа). Текст акта делится на части: вводная – для всех актов одинаковая: в ней указывается основание для составления акта; лица, составившие акт и при необходимости – присутствующие при составлении акта. Слово ОСНОВАНИИЕ печатается о левого поля, далее указывается состав комиссии. ФИО председателей указывают в алфавитном порядке с перечислением должностей и названием учреждения. После слова ПРИСУТСТВОВАЛИ, перечисляют в алфавитном порядке ФИО присутствующих.

В констатирующей части, которая начинается с абзаца, излагаются цели, задачи и суть проведенной работы, ее результаты. Эта часть акта м.б. оформлена в виде таблицы, позволяющей обеспечить высокую информативность текста. В некоторых актах текст м. иметь третью часть – выводы, заключения, предложения комиссии.

При необходимости, в конце текста даются сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения. Акт подписывает председатель и все члены комиссии, а также все лица, принимавшие участие в составлении.

Дата место составления акта должна соответствовать дате и месту активного события, акт оформляется на общем бланке А4, внутренние акты м.б. оформлены не на бланке. Для ряда актов требуется подпись руководителя и заверение печатью предприятия.

С актом ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают в акте. После подписи составителей ставится отметка «с актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и дата».

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи и недостачи груза иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, выполняется без помарок, подписок и зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, отвечающего за перевоз груза).

Читайте так же:  Как подать заявку на кредит без справок

22. Документ «договор» (определение, реквизиты, правила составления).

Договор – один из наиболее распространенных юридических документов, устанавливающий права, обязанности и ответственность за их выполнение.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 25.

Заключение договора обычно начинается с предложения его заключить, т.е. направления оферты.

Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятии предложения другой стороной считается акцептом (согласие). Обмен документами между сторонами может происходить по средствам почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту.

Договорные отношения могут быть также установлены путем предоставления одной из сторон проекта договора, получив его, другая сторона рассматривает и если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, составившей проект. При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:

— четкая формулировка прав и обязанностей сторон

— возможность расторжения договора одной из сторон

— санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств

— соответствие пунктов договора Федеральному закону о защите прав потребителей и другим законодательным актам.

— соответствие подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора, необходимо следовать требованиям статьи 317 ГК РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание других валют, но только формулировки (подлежит оплате в руб., сумме, эквивалентной сумме иностранных валют). Несоблюдение этого правила приведет к признанию этого договора не действительным.

Коммерческий договор храниться 5 лет, после истечения срока договора или условий его выполнения. Договора на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы в архив. Договор с иностранными партнерами с учетом разницы в сроках исковой ценности других стран следует хранить не менее 10 лет.

Акт в работе кадровой службы: особенности составления

  • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Ч тобы применить к работнику дисциплинарное взыскание любого вида, нужно подтвердить его вину документально (п. 38 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). Подтверждающим документом, в большинстве случаев, как раз является акт. И неважно, какой из трех видов дисциплинарной ответственности будет выбран в итоге работодателем для наказания работника: в любом случае все начинается с акта, в котором фиксируется проступок. Рассмотрим акт с точки зрения делопроизводства: что это за документ и какие реквизиты оформляются при его составлении, приведем примеры.

Акт как документ

Согласно теории делопроизводства, акт является информационно-справочным документом, цель которого – документально подтвердить произошедшее событие.

В канцелярии и других отделах акты могут оформляться по самым разным случаям. Вряд ли представляется возможным перечислить их все, а значит, и виды актов. Так, например, только в архивном деле и только утвержденных официально форм актов набирается с десяток 1 . Кроме правил архивов, есть множество других документов, регулирующих самые разные производственные и бизнес-процессы, которые содержат собственные формы актов.

Отдел кадров прибегает к составлению актов в основном, когда нужно подтвердить факт совершения дисциплинарного поступка работником.

Приведем фрагмент документа «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению», утвержденного Росархивом (далее – Методические рекомендации).

Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия;

2-й экземпляр – коммерческий отдел;

3-й экземпляр – покупатель.

Это общие правила составления актов, к которым следует прибегать в случае, если для составляемого документа нет утвержденной формы (как, например, форма акта о несчастном случае на производстве, которая утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 24.10.2002 № 73).

Собирать комиссию немедленно для актирования и расследования дисциплинарных проступков не совсем верно. Комиссия является совещательным коллегиальным органом при руководстве и создается специальным приказом.

Если постоянно действующей комиссии в компании нет, то ее придется создать стихийно. Нарушения в этом не будет. Но создавать комиссию под конкретный дисциплинарный проступок часто просто нет времени. Пока вы создаете комиссию, опаздывающий работник придет, и его опоздание не будет зафиксировано. Исключение – комиссия по расследованию несчастного случая или если нарушение массовое, например, когда провинилась целая группа работников. Но и тогда комиссия, получается, создается постфактум: сначала они провинились (что надо заактировать сразу, иначе потом не доказать их проступок) и только потом создается комиссия по расследованию. Иногда слово «комиссия» используется для обозначения людей, которые составляют акт, но на самом деле совещательным органом не являются.

Имейте в виду, что случайные свидетели того, как работник явился на работу пьяным, – это не комиссия. Акт составляется теми сотрудниками организации, которые присутствовали при нарушении, а так как нарушение редко происходит «в моменте», то время на то, чтобы собрать для составления акта нужных коллег, обычно есть. Таким образом, для составления акта о дисциплинарном проступке целесообразно пригласить:

  • начальника отдела кадров, который проследит за тем, чтобы документ был составлен правильно;
  • непосредственного начальника «виновника торжества», который обязан следить за тем, чтобы его подчиненные соблюдали трудовую дисциплину;
  • кого-то из работников – непосредственных свидетелей происшествия.
Читайте так же:  Последствия получения серой зарплаты

В этом случае акт начинается с речевого клише «Мы, нижеподписавшиеся (перечисляются с указанием должностей, профессий), составили настоящий акт о том, что…».

Если все-таки акт составляется специально созданной комиссией, действующей на основании приказа, то данный акт начинается со слов «Комиссией в составе… составлен настоящий акт о том, что…». Если комиссия выполняет приказ руководства, то фраза расширяется: «Во исполнение приказа от… №… комиссией в составе… составлен настоящий акт о том, что…».

Реквизиты акта

То, что акт составляется в отделе кадров, не означает, что можно пренебрегать правильным оформлением его реквизитов. Именно они, в конечном счете, придают документу юридическую силу.

В условиях офиса акт оформляется на общем бланке компании для документов. На нем расположены реквизиты:

  • наименование организации: полное, как в уставе, и сокращенное, если оно внесено в устав;
  • дата документа (дата составления акта в нашем случае), а при необходимости – и время (см. Пример 3);
  • регистрационный номер документа;
  • место составления документа (допускается не указывать, если наименование населенного пункта входит в наименование организации).

Требований об указании в акте точного адреса события в методических документах не содержится. Обычно точное место указывают, если это имеет принципиальное значение или актируемое событие происходит вне офиса. Даже при фиксации отсутствия на рабочем месте указывать точный адрес имеет смысл, если есть документ, где закреплен точный адрес рабочего места работника вплоть до кабинета. А если рабочее место работника – ООО «АБВ», отдел продаж, то и в акте достаточно указать место составления документа по ГОСТу. Однако если вы укажете полный адрес – ошибкой это не будет (см. Примеры 3 и 4, где указан полный адрес, и Пример 5, где указан лишь город).

В «полевых» условиях, когда акты пишутся, часто в буквальном смысле, «на коленке», все перечисленные реквизиты общего бланка придется воспроизвести на бумаге вручную или запастись несколькими чистыми бланками заранее.

Кроме указанных, оформляются следующие реквизиты:

  • наименование вида документа: АКТ;
  • заголовок к тексту документа: это информация, о чем составляется акт: о дисциплинарном проступке, о появлении на работе в состоянии опьянения, об опоздании на работу (см. Примеры 3 и 5, где заголовок к тексту акта указан по-разному, оба варианта допустимы);
  • текст документа. Текст акта должен последовательно изложить событие. Никаких оценочных суждений в акте быть не должно, исключительно факты. Так, коллеги не могут судить, насколько «сильным» было алкогольное опьянение работника, такие оценки дает только врач и только после проведения соответствующих анализов. Второй негативный пример: в отсутствие работника на рабочем месте писать фразу «без уважительной причины». Если человек не позвонил начальнику с сообщением, что задержится, это не означает, что он злостно и цинично нарушает трудовую дисциплину. Поэтому осторожно с прилагательными, указывайте только факты. Текст пишется от третьего лица («работник появился», «время не установлено»), официально-деловым стилем речи, то есть четко, коротко и внятно;
  • подписи членов комиссии с указанием должностей (профессий), расшифровок подписей и даты подписания.

Наконец, если к акту прилагаются какие-либо подтверждающие документы, может быть оформлен и реквизит «Приложение», как в Примере 4. Тогда в тексте после наименования прилагаемого документа в скобках пишется слово «прилагается», а ниже текста после слова «Приложение» (или «Приложения») указываются количество экземпляров приложенных документов и количество листов в каждом из них.

Акт и работник

Работника, в отношении которого составлен акт, нужно обязательно ознакомить с документом, «героем» которого он стал. При условии, конечно, что работник присутствует при его составлении и в состоянии прочесть и написать несколько слов.

Ознакомление производится с уже готовым актом, который подписали все составители.

Отметку об ознакомлении с актом проштрафившийся работник пишет собственноручно (см. также Примеры 3–5).

Если работник отказывается знакомиться с актом, то соответствующую отметку ставят составители акта или члены комиссии (см. также Пример 4):

Как гласит трудовое законодательство, у работника есть два рабочих дня на то, чтобы предоставить работодателю письменное объяснение своего проступка (ст. 193 ТК РФ). Поэтому большой ошибкой является запись на первом, основном, акте, что от объяснений работник отказался. За два дня, побеседовав с начальником и кадровиком, которые объяснят ему возможные последствия проступка, работник, очень вероятно, обуздает свои эмоции, изменит решение и напишет объяснительную. Если все-таки нет, то по этому случаю составляется отдельный акт теми же коллегами, что составляли и первый (см. Пример 5).

Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Акт об опоздании на работу, составленный в отношении нескольких работников

Акт об отказе работника предоставить объяснение

Видео (кликните для воспроизведения).

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526. Вернуться назад

Источники


  1. Шумега, С.С Технология столярно- мебельного производства; М.: Лесная промышленность, 2012. — 288 c.

  2. Суд по интеллектуальным правам в системе органов государственной власти Российской Федерации. — М.: Проспект, 2015. — 126 c.

  3. Понасюк А. М. Медиация и адвокат. Новое направление адвокатской практики; Инфотропик Медиа — М., 2012. — 370 c.
  4. Горский, Г. Ф. Судебная этика / Г.Ф. Горский, Л.Д. Кокорев, Д.П. Котов. — М.: Издательство Воронежского Университета, 2015. — 272 c.
  5. Малько, А.В. Проблемы теории государства и права. Учебник / А.В. Малько. — М.: Юрлитинформ, 2012. — 802 c.
Понятие акта, необходимость составления
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here