Потребность в инвентаризации

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Потребность в инвентаризации" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Лекция 11. Инвентаризация

1. Понятие инвентаризации, её цели.

2. Виды инвентаризации.

3. Сроки и объекты проведения инвентаризации.

4. Порядок проведения инвентаризации.

5.Документальное оформление инвентаризации.

6. Отражение результатов инвентаризации в учете.

Понятие инвентаризации, её цели

Для обеспечения контроля за сохранностью имущества и для полного соответствия данных учёта фактическим остаткам используется инвентаризация.

Инвентаризация – это установление фактического наличия средств, их источников путём пересчёта, обмера, взвешивания остатков в натуре и сличения их с данными бухгалтерского учёта.

[3]

Основными целями инвентаризации является:

Проверка правильности данных текущего учёта и выявление допущенных ошибок.

Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций.

Контроль за сохранностью имущества.

Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов.

Проверка условий и порядка хранения материальных ценностей.

Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших материальных ценностей.

Проверка соблюдения принципа материальной ответственности.

Проверка состояния учёта и организации движения запасов.

Виды инвентаризации

Различные виды инвентаризаций классифицируются по нескольким признакам:

по объёму различают полные и частичные инвентаризации;

по методу проведения – выборочные и сплошные;

по назначению – плановые, внезапные, повторные, контрольные.

Полная инвентаризация – это инвентаризация, которая охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчеты с другими организациями и лицами. Она проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии. При полной инвентаризации проверяются все виды средств, которые даже не принадлежат организации, но ей используются в работе. Это, например, арендованные основные средства, товарно-материальные ценности принятые на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку.

Частичная инвентаризация – это инвентаризация, которая охватывает часть средств организации. Это, например, инвентаризация кассы, инвентаризация материалов, связанная со сменой материально-ответственных лиц.

Выборочная инвентаризация – это инвентаризация у конкретного материально-ответственного лица, когда проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится на выбор с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится одновременно во всех структурных подразделениях предприятия.

Плановая инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем предприятия.

Внеплановая инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств. Это, например, при передаче дел от одного материально-ответственного лица другому, после стихийного бедствия, кражи.

Повторная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация – это инвентаризация которая проводится повторно с целью проверки правильности проведения инвентаризации. Данные инвентаризации проводятся также с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, секции, где проводилась инвентаризация первый раз.

ПРОБЛЕМЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В ТОРГОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

студент, направление «Экономика», ФГБОУ ВО «Оренбургский государственный аграрный университет»,

Россия , г. Оренбург

д-р экон. наук, профессор, ФГБОУ ВО «Оренбургский государственный аграрный университет»,

Россия , г. Оренбург

На современном этапе рыночные отношения в экономике России подталкивают экономические субъекты в совершенствовании как рациональных форм хозяйствования, которые должны быть садаптированы к условиям экономической среды как на внешнем, так и на внутреннем уровне, а так же современных систем управления на всех уровнях хозяйствующего субъекта, в том числе как в крупных так и в средних предприятиях.

При подходе формировании эффективной системы управления как с позиции теории, так и с позиции практики выделяют ее подсистему – внутренний контроль, который позволяет отслеживать хозяйственные операции, документооборот, формирование бухгалтерской (финансовой) отчетности.

На законодательном уровне контроль имущества организации осуществляется в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», активы и обязательства подлежат инвентаризации, при этом выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Таким образом, цель инвентаризации – выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

В условиях рынка торговые точки, в том числе магазины имеют постоянное движение – открытие, закрытие, расширение. Вследствие этого наблюдается движение как ассортимента товара, так и оборудования торговых точек, в частности, основных средств. Возникает необходимость руководству торговой организации в своевременном и необходимом доступе к информации о наличии и движении товарных запасов, а так же оборудования (витрин, холодильников).

Как правило, крупное предприятие постоянно испытывает потребность в двух типах инвентаризации: инвентаризации основных средств и инвентаризации товарных запасов. Инвентаризация основных средств определяет количество, состав и состояние торгового оборудования (такого как кассовые аппараты, маркировочная техника, сканеры и др.), мебели и оргтехники (плазменные панели, вывески и указатели, станки и инструменты, погрузочно-разгрузочная техника и др.), автомобилей и другого имущества, с помощью которого функционирует магазин. Инвентаризация товарных запасов представляет собой полную перепись товаров в торговом зале и на складе торговой точки.

В настоящее время используется технология, основанная на штриховом кодировании для решения проблем, связанных с учетом основных средств и товарных запасов. Носителем информации об учитываемом объекте является специальная этикетка со штриховым кодом. В настоящее время практически многие товары оснащены штрих-кодом. Современная инвентаризация использует эту особенность, базируя свои быстрые методы учёта на сканировании штрих-кодов. Для сбора информации о приходе, перемещении и снятии с учета используются терминалы сбора данных (ТСД) со встроенным сканером штрихового кода. Устройство, сочетающее в себе функцию сканера штрихового кода и функцию обработки данных, полученных в результате распознавания штрихового кода – это терминал сбора данных. Данное сочетание сбора данных и обработки информации работает абсолютно мобильно и автономно.

Так как основные средства как правило имеют высокую стоимость (свыше 100 000 руб.), кроме того, они имеют инвентарные номера и не обозначены штрих – кодом. В данном случае инвентаризация таких объектов достаточно трудоемка, так как она проводится методом подсчета фактического наличия и сравнения с данными бухгалтерского учета. Для облегчения этого процесса можно изготавливать так же штрих – коды с помощью портативных принтеров, наклеивать этикетки со штрих – кодами на основные средства, это позволит проводить подсчет объектов как в помещении, так и на открытом воздухе без помех. Инвентаризаторы приклеивают штрих-коды, сканируют их и идентифицируют описанный предмет в базе данных.

Основной принцип современной инвентаризационной технологии – нанести штрих-код на единицу имущества каким либо образом, на вес или на место хранения, что позволит считать его и перенести в базу данных. На Западе в данный момент активно используется технология «нового поколения» RFID – метод автоматической идентификации объектов, в котором посредством радиосигналов считываются или записываются данные, хранящиеся в RFID-метках, прикрепляемых к объектам. Использование RFID-считывателей позволяет не сканировать штрих-код каждой единицы, а сканировать сигнал радиочастотной метки в том или ином помещении. Однако на сегодняшний день в России эта технология повсеместно не внедрена. В мегаполисах России в частности, препятствием для развития этой технологии является большое количество лишних помех и сигналов. Однако всё больше отечественных компаний заинтересовано в проведении быстрой и честной инвентаризации, поэтому данная технология, по всем расчётам, обязательно должна прийти на смену штрих-кодам.

Читайте так же:  Высчитывают ли алименты с больничного

В целях эффективного проведения инвентаризации предлагается создать Гепард-систему для автоматизации торговли и склада.

Суть Гепард технологии заключается в том, что на каждый товар крепится Гепард -метка с определённой информацией о товаре. Метку можно считать мобильным или стационарным считывателем на расстоянии до 8 метров, при этом вся информация передаётся в общую базу на компьютер.

Основные этапы деятельности Гепард-системы:

I. Быстрая отгрузка товара в магазины.

II. Быстрая приёмка товара в магазинах.

III. Удобная и быстрая инвентаризация в торговом зале.

IV. Простые кассовые операции.

V. Эффективная защита от краж.

Использование Гепард-системы, выделяет ряд возможностей, перечисленных ниже.

Преимущества Гепард-системы заключаются в следующем:

– постоянный контроль. Данная система позволяет отследить поставку и продажу товара, его инвентаризацию, перемещения персонала и покупателей. Кроме того, организуется постоянный контроль за данными процессами в торговой точке, что позволяет эффективно управлять товаропотоками и росту прибыли;

– сокращение ошибок персонала. Используя RFID считыватели и «умные полки» отсутствует ошибка в виде неправильного внесения количества товара в документы, то есть отсутствие человеческого фактора как наличия ошибки;

– повышение покупательского спроса. При помощи необходимой информации, а именно анализа покупательских предпочтений, дисконтных программ и дополнительных продаж можно увеличить приоритеты потребителей и повысить прибыль.

– грамотное респределение поставок товара. Проведение частой инвентаризации и использование «умных полок» позволяет получить сведения об остатке товара, настройке уведомления о том, что товар заканчивается.

Таким образом, экономическая эффективность от внедрения Гепард-системы имеет только положительную тенденцию.

Гепард-технология основана на радиочастотной идентификации. Гепард-метки в отличие от штрих кодов, можно считывать с большого расстояния по несколько штук одновременно, кроме того перезаписывать информацию. Гепард-метки надежно защищены от несанкционированного доступа, выдерживают любые механические повреждения и даже высокие температуры.

С Гепард-метками отсутствуют проблемы с выходом покупателей из магазина, в случае приобретения другого товара в другой торговой точке у другого продавца. Противокражные Гепард-ворота своевременно дают сигнал о попытке выноса товара, кроме того, система сообщает наименование товара в случае его несанкционированного выноса. В данном случае происходит считывание меток с оптимальным временем, которое позволяет своевременно выявить потенциального нарушителя. Данный факт позволяет с минимальными затратами времени реагировать охране на факт выноса товара. Все другие устройства на этой частоте работают абсолютно нормально и не мешают системе.

Список литературы:

[1]

  1. Аношина, И. Инвентаризация — когда проводить, что инвентаризировать, как оформлять? / И. Аношина // Финансовая газета. — 2012. — №3.
  2. Манохова С.В. Порядок проведения инвентаризации / С. В. Манохова // Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение. — 2010. — № 11. — С.63 — 78.
  3. Япринцева Т.Ю. Инвентаризация как средство предотвращения экономических правонарушений / Т.Ю. Япринцева, И.Г. Крупина // Молодой ученый. – 2014. – №4. – С. 113-117.
  4. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
  5. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011г.

Инвентаризация

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта.

Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

В состав имущества входят основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

К финансовым обязательствам относятся кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.

Нормативная база процесса инвентаризации

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель инвентаризации

Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;

проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Виды инвентаризации

Инвентаризация по охвату имущества делится на:

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Инвентаризация как метод бухгалтерского учета

Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.

Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:

  • Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финобязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);
  • Положением по ведению бухучета и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
  • законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Видео (кликните для воспроизведения).

Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.

Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:

  • перед составлением годовой бухотчетности — за исключением имущества, которое уже было проверено после 1 октября текущего отчетного года;
  • при смене матответственных лиц;
  • при обнаружении хищений, злоупотреблений и испорченного имущества;
  • при передаче активов на продажу, в аренду или для выкупа;
  • при преобразовании компании, а также при ее ликвидации — до формирования ликвидационного баланса;
  • при наступлении чрезвычайных ситуаций.
Читайте так же:  Какие наклейки, и для какой продукции выпускают производители

Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Итак, по общему правилу инвентаризация активов и обязательств фирмы проводится как минимум 1 раз в год. Исключения: ОС разрешено проверять 1 раз в 3 года, библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет, а в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях) инвентаризацию ценностей на 10-м и 41-м счетах можно проводить в период наименьших остатков.

Документальное оформление в бухучете инвентаризации

Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22.

Каждую инвентаризацию заносят в журнал по форме ИНВ-23.

До начала процедуры проверки матответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы переданы инвентаризационной комиссии.

Для каждого типа ценностей и обязательств существуют отдельные бланки инвентаризационных описей:

  • ИНВ-1— для ОС;
  • ИНВ-3 — для ТМЦ;
  • ИНВ-4 — для отгруженных товаров;
  • ИНВ-6 — для товаров и материалов в пути;
  • ИНВ-15 — для наличных денежных средств;
  • ИНВ-16 — для ценных бумаг и БСО;
  • ИНВ-17 — для проверки расчетов с контрагентами.

В описях фиксируются сведения о проверяемом имуществе: наименование, количество, состояние, инвентарные номера и т. д. Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.

Если при проверке выявлено отклонение данных бухучета от реального наличия имущества, комиссия заводит сличительные ведомости по бланку:

  • ИНВ-18 — для ОС;
  • ИНВ-19 — для ТМЦ.

Такие ведомости составляются в 2 экземплярах: для бухгалтерии и матответственного лица, которое должно письменно пояснить причину расхождений.

[2]

Расхождения могут быть следующих видов:

  • Излишки — зачисляются на сч. 91 в корреспонденции со счетом учета имущества по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухучету МПЗ, утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).
  • Недостача — может быть в рамках естественной убыли — тогда ее относят на счета затрат. Сверхнормативная убыль списывается за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют или суд отказал во взыскании убытков, то недостача списывается на издержки производства (абз. 5 п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

ВНИМАНИЕ! Использовать нормы естественной убыли можно, только если они утверждены законодательными актами соответствующих госорганов. Списать недостачу или порчу ценностей сверх норм бухгалтер должен на основании решения суда (при отсутствии виновных или отказе на взыскивание с виновного лица) или заключения о порче имущества, выданного специализированной организацией (п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а матответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же матответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.

Итоги всех инвентаризаций фиксируются в ведомости результатов по форме ИНВ-26.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации: проводки

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:

  • Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.

Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:

  • Дт 20, 23, 44 Кт 94 — списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:

  • Дт 73 Кт 94 — недостача отнесена на матответственное лицо.

Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):

  • Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из зарплаты материального лица.

Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:

  • Дт 50 Кт 73 — материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга.

Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:

  • Дт 91-2 Кт 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.

Методы инвентаризации

Каждая проверка наличия и состояния имущества хозяйствующего субъекта (инвентаризация) имеет свои цель и причину, которые обуславливают методы ее проведения. Так, по методу проведения инвентаризации подразделяются на сплошные и выборочные. Кроме того, в нормативно-правовых актах может быть прямо предусмотрено, какую инвентаризацию нужно провести в том или ином случае.

По методу проведения инвентаризации бывают сплошные и выборочные

Сплошные инвентаризации предполагают полную (сплошную) проверку всего имущества и обязательств по всем местам хранения. Такие инвентаризации проводятся, в частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, реорганизации или ликвидации компании, продаже предприятия.

В отличие от них выборочные инвентаризации могут проводиться по одному месту хранения или переработки ТМЦ (п. 2.16 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина от 13.06.95 № 49). Например, при выявлении хищения имущества на предприятии, при пожаре на складе.

Сплошная инвентаризация имущества при перемене материально ответственного лица

Когда в организации меняется материально ответственное лицо, обязательно проводится инвентаризация закрепленного за ним имущества. В этом случае может использоваться сплошной метод инвентаризации, то есть проверяется наличие всего имущества, закрепленного за этим лицом, по всем местам хранения.

Читайте так же:  Срочный трудовой договор

В отношении имущества, хранящегося на складах, сплошная инвентаризация при перемене материально ответственных лиц прямо предусмотрена п. 258 Методических указаний по бухучету МПЗ (Приказ Минфина от 28.12.01 № 119н).

Здесь важно выполнить ряд правил:

  • такая проверка осуществляется в день приема-передачи материальных ценностей;
  • запрещено включать материально ответственное лицо в состав инвентаризационной комиссии;
  • обязательно нужно обеспечить присутствие материально ответственного лица при проведении инвентаризации;
  • результаты инвентаризации фиксируются в актах (описях), которые составляются в 3 экземплярах, один из них вручается передающему имущество лицу.

Если эти правила нарушить, то в дальнейшем в случае выявления недостачи вверенного имущества могут возникнуть сложности с получением материального возмещения от лица, которому они были вверены и которое отвечало за их сохранность.

Когда проводится выборочная инвентаризация?

В соответствии с п. 2.16 Методических указаний по инвентаризации выборочные проверки могут проводиться в межинвентаризационный период (между плановыми инвентаризациями). Проведение таких выборочных проверок может быть добровольным или обязательным.

Так, в Положении по бухучету (Приказ Минфина от 29.07.98 № 34н) предусмотрено обязательное проведение инвентаризации в случаях хищения имущества организации, чрезвычайного события или стихийного бедствия (п. 27). Методы проведения инвентаризации в таких случаях определяются по усмотрению руководства организации в зависимости от конкретных обстоятельств.

Так, если выявлены факты хищения в магазине, то инвентаризацию можно провести как путем выборочной проверки наличия имущества в этом магазине, так и посредством сплошной проверки в магазине и других местах хранения. Методы инвентаризации определяются в приказе руководителя.

Инвентаризация поможет сэкономить

Предлагаем два способа экономии с помощью инвентаризации. Первый — экономия благодаря системе контроля за сохранностью имущества компании и инвентаризации как инструменту этой системы. Второй — экономия на самом процессе инвентаризации

Экономия для представителей бизнеса является существенной частью максимизации прибыли. В большинстве процессов любой компании есть возможности для экономии. В том числе это позволяют сделать учетные процессы, а именно инвентаризация. О том, как уменьшить расходы при помощи инвентаризации, пойдет речь в статье.

Рассмотрим два пути экономии благодаря инвентаризации. Первый заключается в организации высокого уровня контроля за сохранностью имущества фирмы. Инвентаризация в данном случае является одним из эффективнейших инструментов. Второй путь — это экономия на самом процессе инвентаризации.

Повышение контроля имущества путем инвентаризации

Результаты инвентаризации позволяют выявить излишки и недостачи, местонахождение и состояние имущества, а также дать необходимую информацию руководству организации для принятия управленческих и кадровых решений. Именно знание результатов качественно проведенной инвентаризации позволяет менеджменту компании «сэкономить на последствиях текущего рабочего процесса»: минимизировать потери от того, что уже случилось, и пресечь некоторые возможные неприятные ситуации.

Хищения имущества — часто встречающийся случай потерь. Инвентаризация является хорошим средством их профилактики, особенно когда она регулярна и грамотно организована. Правильно проведенная и оформленная инвентаризация поможет компании сократить потери как от внутренних, так и от внешних хищений. Можно будет выявить имущество, по которому недостачи встречаются наиболее часто, и повысить уровень контроля за ним.

В случаях, когда кража внутренняя, обычно усиливают внимание охраны за сотрудниками. Так, например, после выявления больших недостач на одном из крупных складов запчастей изменилась процедура контроля выхода работников с его территории: он начал осуществляться через рамки металлодетекторов. Еще одним решением было внедрение спецодежды без карманов, что существенно усложнило задачу для несунов.

Другим показательным примером является случай в торговой организации, где были выявлены недостачи конфет в кондитерских отделах. Покупатели самостоятельно фасовали лакомство для взвешивания, параллельно проводя активную дегустацию, или засовывали часть конфет в карманы, вместо того чтобы положить их в пакет для покупки. Проблема была решена путем размещения в залах информационной таблички «Дегустация запрещена», а также установки постоянного поста охраны.

Обнаруженные излишки также помогут сэкономить. Их оприходование позволяет пресечь будущие хищения. Ведь украсть то, что не числится, значительно проще. Кроме того, у руководства появится повод задуматься о том, откуда эти излишки появились.

Пересортица — другая нередко случающаяся неприятность не только в торговых, но и в производственных компаниях. Она может стать причиной существенных потерь как в виде недополученной прибыли, так и в виде убытков. Примером тому служит ситуация, которая сложилась несколько лет назад в одной оптовой фирме по продаже автозапчастей. Из-за пересортицы по ряду ходовых позиций сотрудники отдела закупок перед началом сезона не заказали у поставщиков востребованные на рынке запчасти (согласно учету они числились на складе) и, наоборот, приобрели большую партию лишних запчастей, по которым уже и так был переизбыток. Все это существенно ударило по прибыли компании в разгар торгового сезона. Проведенная инвентаризация помогла выявить пересортицу и скорректировать последующие заказы поставщикам.

Еще одним примером является ситуация на фабрике корпусной мебели. В результате пересортицы на складе комплектующих не оказалось необходимого количества нужных деталей для сборки готовых комплектов, что привело к простою производственных мощностей и сотрудников, а также к срыву сроков поставки по контрактам и необходимости выплаты неустойки. Впоследствии на фабрике была внедрена система регулярных инвентаризаций, которые исключили повторение подобной ситуации.

Что касается торговых сетей, то, согласно статистике, высокие показатели пересортицы могут повлиять на показатели прибыли от нескольких долей до нескольких процентов. Именно поэтому проведение регулярных инвентаризаций является нормальной практикой для организаций торговли.

Утрата товарного вида или требуемых кондиций имущества — еще одна проблема бизнеса, особенно когда речь идет о товарах или имуществе с ограниченными сроками службы, хранения или годности. Не секрет, что крупные торговые организации, особенно занимающиеся реализацией продуктов питания и других скоропортящихся товаров, закладывают в собственный бюджет статью «Возможные потери от реализации или утилизации просроченных товаров». Проводя регулярную инвентаризацию в целях экономии на такого рода потерях, компании могут успеть реализовать товары в установленные сроки или вернуть взятый на реализацию товар обратно поставщику.

Нередки случаи, когда в процессе инвентаризации выявлялось имущество с дефектами, неустранение которых вовремя привело бы к его негодности. Своевременное обнаружение таких недостатков позволяет провести ремонт и сэкономить на будущих тратах на замену имущества. Для торговых организаций также является нормальной практикой переупаковка товаров с некондиционной упаковкой. Это позволяет продать товар дороже, чем «некондицию».

Таким образом, инвентаризация как один из инструментов системы контроля за сохранностью имущества может помочь минимизировать потери компании, а значит — сэкономить.

Читайте так же:  Гарантийное письмо о приеме на работу образец для удо

Экономия на процессе инвентаризации

Существует два варианта проведения инвентаризации: собственными силами компании или с привлечением специализированной организации в качестве внешнего подрядчика, другими словами, передача инвентаризации на аутсорсинг.

При проведении инвентаризации собственными силами сэкономить можно двумя способами: организуя все инвентаризационные мероприятия максимально оптимальным способом и привлекая сравнительно «недорогих» сотрудников или максимально стандартизируя маркировку имущества и автоматизируя сам процесс инвентаризации.

Если в компании еще не налажен инвентаризационный процесс, то для построения оптимальной системы мероприятий и контроля за участниками инвентаризации понадобится квалифицированный и грамотный сотрудник — организатор, который сможет правильно подготовить нормативную документацию для процесса, а также построит эффективную систему контроля, обеспечивающую достоверность данных. Такие организаторы сегодня не бывают «дешевыми» на рынке труда, поэтому сэкономить при их найме вряд ли получится.

Можно попробовать привлечь для участия в инвентаризации «бюджетных» сотрудников, но тут возникает другая опасность — их низкая мотивация (соответственно, и низкое качество работы), а также необходимость более высокого уровня контроля.

На практике довольно распространено привлечение административных работников компании, так как они, по мнению руководства, являются «независимыми», раз не заинтересованы в результатах инвентаризации. Однако офисные сотрудники чаще всего высокооплачиваемы, что существенно сокращает возможности для экономии средств на инвентаризации. Кроме того, инвентаризация для таких сотрудников является специфическим видом деятельности, и ждать от них высокого качества результатов зачастую не приходится. Также необходимо учитывать, что административные работники либо отрываются от своих непосредственных обязанностей, что вряд ли положительно сказывается на сроках и качестве их выполнения, либо занимаются инвентаризацией в свободное от работы время или сверхурочно и им необходимо выплачивать дополнительную компенсацию за переработки.

Таким образом, данный вариант экономии имеет очень существенные ограничения и возможен лишь в тех случаях, когда для инвентаризации требуются только собственные сотрудники в силу глубокой специфики имущества (например, высокотехнологичное сложное оборудование) или у компании есть источник привлечения дешевых трудовых ресурсов достаточной квалификации.

Более высокий потенциал экономии есть у варианта автоматизации инвентаризационного процесса. Данный вариант подразумевает создание в компании программно-аппаратного комплекса с высокой степенью автоматизации инвентаризационных операций. Как правило, в состав такого комплекса входят:

— автоматизированная система учета (для складов это WMS (Warehouse Management System), или система управления складом, для имущества офисов также существуют различные программные решения);

— специализированные средства маркировки мест хранения и предметов инвентаризируемого имущества (различные типы маркировочного материала с уже нанесенными цифровыми, графическими или радиочастотными (RFID) идентификаторами, а также оборудование для нанесения или программирования таких идентификаторов на пустые заготовки);

— средства сбора данных используемых идентификаторов (терминалы сбора данных — ТСД).

Автоматизированные комплексы в большинстве случаев позволяют существенно ускорить процесс инвентаризации и сократить число задействованных сотрудников. Однако для внедрения такого комплекса требуются существенные первоначальные затраты, а также квалифицированный персонал. Поэтому потенциал экономии будет реализован только через несколько лет после внедрения.

Еще одним вариантом экономии на процессе инвентаризации является привлечение профессиональной инвентаризационной компании — аутсорсинг-партнера. На сегодняшний день данный вариант стремительно набирает популярность как среди иностранных, так и среди российских компаний. Этому есть простое и рациональное объяснение: практика показывает, что привлечение аутсорсера в ряде случаев на 15 процентов дешевле, чем инвентаризация собственными силами. Добиться такого результата аутсорсинг-провайдеру помогает уже существующий высококвалифицированный персонал и технические решения, которые позволяют максимально эффективно использовать собственных сотрудников в единицу времени. При этом компания-клиент может рассчитывать на полную конфиденциальность использования ее данных, а также на получение результатов инвентаризации в требуемом формате.

Инвентаризация товара в магазине – секреты проведения

Содержание

Инвентаризация – это учет товарно-материальных ценностей магазина с целью сверки реального наличия товара с количеством, отраженным в программе. Итоги инвентаризации показывают, есть проблемы в магазине или нет. За результаты проведения инвентаризации магазина отвечают директор и начальник службы безопасности магазина.

Инвентаризация магазина и ее цели

  • Выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей.
  • Инвентаризация магазина позволяет контролировать корректные остатки в программе. Ошибочные остатки приводят к некорректной работе автозаказа. Что приведет к перетарке и списаниям или к пустым полкам и снижению продаж.
  • Позволяет контролировать процент потерь – истечение срока годности, усушка, утряска, потеря первоначального качества, воровство.
  • Выявление пересортицы.
  • Выявление излишков.
  • Проверка соблюдения правил хранения.

Виды инвентаризации магазина

    • Полная инвентаризация магазина – единовременный пересчет всех товарно-материальных ценностей в магазине (товары, денежные средства, основные средства). Проводится не реже двух раз в год.
    • Локальная инвентаризация магазина – пересчет группы товаров с повышенным риском: короткие сроки годности; товар по которому должны жестко контролироваться условия хранения (температурный режим); товар, который чаще всего воруют.
      К “товарам группы риска” относятся: Fresh (овощи-фрукты, мясная гастрономия, рыбная гастрономия), Алкоголь, Табак, Кофе, Сопутствующие товары (аксессуары для бритья и все товары стоимостью более 1000 руб.), мелкоштучные товары прикассовой зоны.
      Составляется график инвентаризации по “товарам группы риска”. На основании этого графика ежемесячно пересчитывается одна группа.

Локальная инвентаризация магазина (периодичность) Скачать EXCEL

  • Выборочная инвентаризация товара – проводится ежедневно для выявления проблемных позиций на основании отчетности – “Товары без движения”, “Отрицательные остатки” .

Методические указания по инвентаризации товара в магазине

Подготовка к инвентаризации магазина

Полная инвентаризация товара в магазине – это огромный труд для персонала. Чтобы его облегчить, необходимо подготовиться к ее проведению:

  1. Навести порядок на складе – максимально разгрузить склад, расставить продукцию по товарным группам.
  2. Навести порядок в торговом зале и на полках магазина.
  3. Провести в программе все неотраженные документы:
    • ✔ возвраты и приходы;
    • ✔ документально оформить все списания;
    • ✔ закрыть все претензии, которые формируются при приемке (например недопоставка поставщиком).
  4. За неделю до начала проведения полной инвентаризации подготовить график работы персонала:
    • ✔ Подбирается максимальный состав сотрудников для выхода на работу в ночное время.
    • ✔ Выводится усиленный состав сотрудников перед проведением инвентаризации – они будут готовить склады, будут помогать пересчитывать склады.
    • ✔ Планируется, кто будет приводить зал в порядок после инвентаризации. Возможно меньшее количество персонала.
    • ✔ При нехватке персонала приглашаются сотрудники из других магазинов или привлекаются сторонние организации.
    • ✔ Сотрудники должны пройти обучение и изучить методические указания по инвентаризации. Понимание сотрудниками последовательности и методов проведения инвентаризации сокращает хаотичные действия. Весь магазин должен работать как единый отлаженный механизм .

Проведение инвентаризации магазина

Инвентаризация магазина и особенности ее проведения

  1. Полная инвентаризация проводится обычно ночью, чтобы минимизировать недополученные продажи. Магазин закрывается, и не допускается продажа продукции до тех пор, пока все данные не будут сведены. При локальной инвентаризации закрывается группа товаров.
  2. Готовятся схемы торгового зала и склада. На схеме нумеруется каждый стеллаж торгового зала и складских помещений.
  3. Днем, перед ночной инвентаризацией, в торговый зал вывозится максимальное количество продукции, чтобы обеспечить необходимое количество единиц для реализации в течение всего дня продаж.
  4. После этого склад закрывается. Товар со склада больше не выносится в торговый зал. Проводится инвентаризация склада. Инвентаризация склада проводится по тому же принципу, что инвентаризация в торговом зале.
  5. За два часа до начала инвентаризации торговый зал “отфейсовывают” – выравниваются все продукты в торговом зале. Это позволяет облегчить расчет ночью.
  6. После завершения инвентаризации склада магазин закрывается и переходят к инвентаризации товара в торговом зале.
Читайте так же:  Увольнение по уходу за ребёнком

Методические указания по инвентаризации на складе и в торговом зале

  1. Каждый стеллаж считают 2 сотрудника. Вначале один сотрудник проходит и сканирует штрихкоды всех единиц на стеллаже. После этого второй сотрудник повторно проходит и также пересчитывает товар. Получается: каждый товар считается в два прохода.
  2. Все позиции считаются слева направо и сверху вниз. Товар может стоять в разных местах – на верхней и на нижней полке. Перескакивать с одного ряда на другой не разрешено.Например, на верхней полке стоит Молоко “Домик в деревне” и на нижней полке стоит это же молоко. Молоко не переносят с нижней полки на верхнюю, а считают там, где оно стоит.
  3. Весовой товар считается один раз, так как существует погрешность в завешивании.
  4. Результаты за два независимых прохода вносятся в программу, и формируется сличительная ведомость. В ней сверяются ошибки и несостыковки первого и второго проходов. Если расчеты расходятся, то делают пересчет по расхождениям. Не допускается переход к следующему стеллажу до тех пор, пока итоги двух проходов не будут признаны одинаковыми.
  5. Очень просто в большом супермаркете забыть и не рассчитать какой-то стеллаж. Поэтому после подтверждения одинаковых данных по стеллажу на схеме магазина стеллаж отмечается “просчитанным”. Отметки на схеме позволяют наглядно увидеть, какие зоны просчитаны.
  6. Локальная инвентаризация товара проводится так же, как полная, но на уровне товарной группы.

Результаты проведения инвентаризации

Первые результаты проведения инвентаризации необходимо перепроверить

После расчета всего магазина формируется общая сличительная ведомость с ошибками расчетов – насколько информация в программе отличается от фактической. Эта контрольная проверка составляет около 5 % от инвентаризации магазина.

Вначале проверяются наибольшие расхождения от 5000 руб., далее – от 1000 руб. Например, в программе на остатках 24 бутылки коньяка, а по результатам инвентаризации было посчитано 36 бутылок: сумма расхождения составляет более 5000 руб. Пересчитываем коньяк еще раз.

Магазин не открывают до тех пор, пока не проверят расхождения по результатам инвентаризации до 1000 руб. Проверку результатов лучше осуществлять новой сменой сотрудников. Большие магазины считаются всю ночь, и к утру сотрудники уже очень уставшие и допускают много ошибок. Выход двух-трех новых сотрудников в утреннюю смену позволит с новыми силами завершить проведение инвентаризации.

Если в период инвентаризации был найден некачественный товар – с истекшим сроком годности, разбитый, испорченный товар, – он включается в инвентаризацию и списывается после ее закрытия .

Норма потерь по результатам инвентаризации

В каждой торговой точке существует свой процент потерь, допустимый по результатам проведения инвентаризации магазина. Процент варьируется, в зависимости от формата магазина, 1,7 – 2,3% от общего товарооборота. Процент потерь зависит от специфики торговой точки, но первый сигнал, что в магазине имеются проблемы – это резкий рост процента. Например, из года в год супермаркет отчитывался по результатам инвентаризации 2,4 % потерь, и резкий рост до 3 % свидетельствует, что в супермаркете существуют проблемы.

Зачастую основная причина резкого роста потерь по результатам инвентаризации магазина – это неправильная организация работы.

Излишки при инвентаризации магазина.

Излишками называют количество товара большее, чем в программе. Излишки по результатам инвентаризации могут позволить достигнуть нормативный показатель, но радоваться им не стоит. Текущие излишки сегодня – это возможная недостача завтра. В большинстве случаев излишки – это ошибки расчетов.

Если товара физически нет, а на остатках он будет числиться, автозаказ будет работать некорректно. В результате ошибочные излишки приводят к некорректным заказам.

Недостача инвентаризации магазина

Недостача – это когда товар присутствует в программе и должен быть на остатках, но по результатам инвентаризации его физически не нашли. Причинами недостачи могут быть естественная убыль (усушка, утряска) и воровство. Наибольший процент недостачи приходится на воровство персоналом. Подробнее про недостачу можно найти тут.

Видео (кликните для воспроизведения).

Если в результате инвентаризации товара была выявлена недостача, ее также важно перепроверить. Если недостача ошибочная – товар физически есть, но по результатам инвентаризации его не посчитали (забыли, потеряли). Нулевые остатки в программе приведут к формированию заказа на поставку. Но физически товар есть на остатках, а излишние объемы поставки могут привести к тому, что его не успеют реализовать до истечения срока годности.

Источники


  1. Скворцова, М.В. Англо-русский словарь сокращений. Бизнес, банки, финансы, статистика, экономика, юриспруденция / М.В. Скворцова. — М.: Филоматис, 2014. — 527 c.

  2. Практика адвокатской деятельности. Практическое пособие. В 2 томах (комплект); Юрайт — М., 2015. — 792 c.

  3. ред. Качанов, А.Я.; Забарин, С.Н. Сборник постановлений Пленумов Верховных Судов СССР и РСФСР (Российской Федерации) по гражданским делам; М.: СПАРК; Издание 2-е, перераб. и доп., 2011. — 389 c.
  4. Катрич, С. В. Юридическое пятикнижие российского бизнеса. Правовые основы предпринимательства / С.В. Катрич. — М.: Дело, 2012. — 528 c.
  5. Рассказов, Л. П. Теория государства и права / Л.П. Рассказов. — М.: РИОР, 2009. — 464 c.
Потребность в инвентаризации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here