Правила выдачи расчетных листков по зарплате

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Правила выдачи расчетных листков по зарплате" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Оформляем расчетный лист (Калмыкова Ю.Н.)

Дата размещения статьи: 06.10.2015

Каждый сотрудник организации за свою работу, как правило, два раза в месяц получает денежное вознаграждение . Но, увы, далеко не каждый знает, из каких частей состоит его заработок, хотя ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Тема нашей сегодняшней статьи — расчетный лист.

Часть 6 ст. 136 ТК РФ.

Расчетный лист представляет собой выписку из зарплатной ведомости. Выписка выдается сотруднику при каждой выплате заработка. Этот документ необходим для того, чтобы работник знал сумму причитающейся ему заработной платы и ее составные части, а также размеры и основания произведенных удержаний.

Сделай сам.

Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому она утверждается руководителем с учетом мнения представительного органа работников в приложении к учетной политике.

Часть 2 ст. 136 ТК РФ.

При наличии представительного органа работодатель направляет проект локального нормативного акта с предполагаемой формой расчетного листка ему на рассмотрение. Представительный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения документа направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Работодатель с замечаниями и предложениями представительного органа либо соглашается, либо в течение трех дней после получения мотивированного мнения проводит дополнительные консультации с выборным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения (ст. 372 ТК РФ).

Таким образом, при достижении согласия в локальном акте об утверждении формы расчетного листка делается следующая ссылка (образец): «Мнение представительного органа учтено, протокол от 15.08.2012 N 87».

Если представительного органа в организации нет, работодатель при утверждении рассматриваемой формы производит следующую запись: «На момент утверждения типовой формы расчетного листка представительный орган работников организации не создан».

После согласования с представительным органом по организации издается приказ об утверждении формы расчетного листка.

Образец приказа об утверждении расчетного листка

МБДОУ «Детский сад N 35»

15.08.2012 г. Екатеринбург

Об утверждении формы расчетного листка

В соответствии с требованием ч. 2 ст. 136 ТК РФ

1. Утвердить и ввести в действие с 15.08.2012 форму расчетного листка (прилагается).

2. Кассиру Е.А. Волгиной при выплате заработной платы выдавать каждому работнику расчетный листок под роспись в журнале учета выдачи расчетных листков.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера А.В. Лодыгину.

Заведующая МБДОУ N 35 Г.Ф. Морозова /Морозова/

С приказом ознакомлены:

А.В. Лодыгина /Лодыгина/

Е.А. Волгина /Волгина/

В большинстве организаций в процессе работы бухгалтерия использует автоматизированные бухгалтерские программы. Поэтому, прежде чем использовать форму расчетного листка, имеющуюся в автоматизированной бухгалтерской программе по расчету заработной платы, рекомендуем ее все-таки утвердить. Иначе при проверке организации трудовой инспекцией за неутвержденную форму расчетного листка могут привлечь к административной ответственности.

Составные части расчетного листка

Расчетный лист несет информацию о произведенных работодателем в отношении работника начислений и удержаний. Поэтому в расчетном листке необходимо отразить:

— фамилию, имя, отчество работника;

— период, за который производятся начисления;

— отработанные дни (часы);

— составные части заработной платы;

— основания и размеры произведенных удержаний;

— общую сумму, подлежащую выплате.

Обращаем ваше внимание на то, что все виды выплат и удержаний в расчетном листке должны быть дифференцированы. На это указывает ч. 1 ст. 136 ТК РФ. Норма данной статьи обязывает работодателя извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период.

Согласно ст. 135 ТК РФ система оплаты труда в организации включает в себя размеры:

— тарифных ставок, окладов (должностных окладов);

— доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных;

— доплат и надбавок стимулирующего характера, премий.

Также в организации могут осуществляться выплаты в натуральной форме, которые тоже необходимо включать в расчетный листок.

К сведению. Согласно ст. 131 ТК РФ в соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству РФ и международным договорам РФ. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме (в том числе натуральной), не может превышать 20% начисленной месячной заработной платы.

Таким образом, в расчетном листе должна быть отражена оплата по окладу, доплата (например, за работу в выходные дни или за работу сверхурочно), премиальные (каждый вид премии отдельно), выплаты в натуральной форме и т.д.

То есть при утверждении формы расчетного листка необходимо предусмотреть возможность всех выплат, имеющихся в организации.

Все виды удержаний также необходимо расписывать отдельно, например: НДФЛ, алименты, невозвращенные подотчетные суммы, удержание за неотработанные дни отпуска, дополнительные страховые взносы на пенсию и т.п. Таким образом, форма расчетного листка должна включать все виды удержаний.

Помните, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы работника (ст. 138 ТК РФ).

Даже если работникам компании установлены фиксированные оклады и никаких дополнительных выплат нет, бухгалтерия все равно обязана оформлять расчетные листки, ТК РФ в данном вопросе никаких исключений не предусматривает.

Пример заполнения расчетного листка

Ф.И.О.: Воронина А.Н.

Расчетный листок за июль 2012 года

Воспитатель Оклад: 21 472,00

Удержано и перечислено

Всего удержано и

Долг за сотрудником

Долг за предприятием

Выдача расчетных листков

Заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Тогда возникает вопрос, сколько раз в месяц организация должна выдавать расчетные листки. Статья 136 ТК РФ обязывает выдавать расчетный листок при выдаче заработной платы. Поэтому из дословного прочтения этой нормы следует, что как минимум два раза в месяц бухгалтер должен представить расчетный листок сотрудникам. Однако Роструд в Письме от 24.12.2007 N 5277-6-1 уточнил, что расчетные листки выдаются работникам при начислении и выплате второй части заработной платы, как правило, в конце месяца. Причем распространяется это правило и на те месяцы, когда работник уходит в отпуск.

Поэтому, чтобы облегчить работу бухгалтерии, при утверждении локального нормативного акта об утверждении формы расчетного листка следует прописать в нем еще и периодичность, с которой сотрудники организации будут получать расчетные листки. Например, один раз в месяц при выдаче второй части заработной платы.

А вы «расчетку» получали?

Когда зарплата выдается через кассу, подтвердить факт выдачи расчетного листка просто: достаточно завести журнал выдачи расчетных листков для регистрации листков, полученных сотрудниками под роспись. Порядок работы с расчетными листками определяется порядком документооборота, который должен быть разработан в каждой организации.

Но многие организации сейчас перечисляют на банковскую карту сумму к выплате по заявлению работника. В этом случае выдачу расчетных листков работодателю, у которого трудится небольшое количество сотрудников, можно поручить работнику бухгалтерии. При наличии же в организации структурных подразделений возможно поручение выдачи листков их начальникам.

Читайте так же:  Как восстановить свидетельство инн через интернет

Обратите внимание, что доходы физического лица отнесены к его персональным данным (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»). Поэтому третьи лица, получающие доступ к персональным данным, должны обеспечивать конфиденциальность таких данных (ст. 7 указанного Закона).

В любом случае лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности) . Поэтому в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных. Необходимость введения в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ.

Статья 88 ТК РФ.

Поэтому при поручении выдачи расчетных листков начальникам подразделений их нужно предупредить (под роспись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).

Также можно воспользоваться и современными технологиями, направляя работнику информацию из расчетных листков, например, по электронной почте либо посредством мобильной связи.

Так, сотрудники крупных организаций имеют доступ к просмотру и печати электронных версий своих расчетных листков с использованием уникального пароля доступа. Преимущества подобной услуги:

— повышение конфиденциальности зарплатной информации сотрудников;

— снижение издержек на доставку расчетных листков;

— хранение и доступ к архиву расчетных листков;

— печать расчетных листков сотрудниками компании в режиме онлайн;

— доступность услуги для сотрудников 24 часа в день семь дней в неделю;

— поддержка сервера хранения данных и электронного архива расчетных листков.

Ответственность перед законом

Многим сотрудникам расчетные листы не требуются. Поэтому в бухгалтерии их зачастую выдают не всем сотрудникам, а лишь по индивидуальной просьбе, что является нарушением трудового законодательства, за которое наказывают довольно строго.

Так, за то, что сотрудникам не выдаются расчетные листки, организация-работодатель может быть привлечена к административной ответственности с наложением штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб., для руководителя организации предусмотрен штраф в размере от 1000 до 5000 руб.

Вместо штрафа к организациям может быть применена такая мера, как административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Мы не призываем вас бегать за каждым работником с целью вручить ему расчетный листок. Однако предоставить им возможность его получения все же необходимо. Поэтому рекомендуем издать приказ, когда и где сотрудники могут получить расчетный лист. Если работники нуждаются в детальной информации о выплачиваемой им заработной плате, они его получат. Если нет, они будут знать, что у них есть такая возможность. А чтобы впоследствии факт их осведомленности можно было подтвердить документально, с упомянутым приказом персонал целесообразно ознакомить под роспись.

Ведомость выдачи расчетных листков

Для того чтобы вести учет выдачи расчетных листков работникам, в организации формируется специальная ведомость.

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это особый внутренний документ предприятия, в который вносится полная информация о заработной плате сотрудника. Он формируется индивидуально под каждого работника и выключает в себя сведения о причитающихся выплатах, в том числе окладе, различных надбавках, премиях, вознаграждениях, компенсациях, а также производимых удержаниях (налогах и отчислениях во внебюджетные фонды) и окончательном размере зарплаты. Расчетный листок составляется ежемесячно и передается тому работнику предприятия, под которого он рассчитывался.

Расчетный листок составляется в произвольном виде и передается на руки работнику предприятия непосредственно в момент выдачи заработной платы. При этом не имеет значения, получает сотрудник оплату за свой труд наличным путем или через перечисление на банковскую карту.

Процедура выдачи расчетных листков определяется в каждом конкретном случае индивидуально. Она обязательно должна быть отражена в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы. В числе прочего в них прописывается форма расчетного листка, день его передачи работнику (как уже было сказано выше, он должен совпадать в днем выплаты второй части заработной платы), обязанность ответственного лица выдавать листок сотрудникам под роспись. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что работодатель исполнил свои обязательства перед законом по информированию подчиненного о зарплате в полном объеме.

Для чего нужна ведомость

Роль ведомости проста, но в то же время значительна: она позволяет проконтролировать выдачу расчетных листков сотрудникам компании.

Кроме того, она является доказательством того, что все эти документы были переданы заинтересованным работникам предприятия своевременно. После выдачи расчетного листка каждый из них именно в ведомости расписывается о его получении.

Кто заполняет документ

Документ формирует бухгалтер или кассир организации, который составляет расчетные листки и вместе с заработной платой передает их на руки персоналу. Он же обязательно следит за тем, чтобы каждый сотрудник, получивший расчетный листок обязательно за него расписался.

Надо сказать, что на предприятии за отчетный период времени может быть заполнена не одна ведомость, а несколько (на каждое структурное подразделение в отдельности).

Как составить ведомость

Ведомость формируется в свободном виде, поскольку унифицированного образца ее на сегодняшний день нет. Но если внутри компании есть свой разработанный и утвержденный в учетной политике шаблон – ведомость следует делать по его типу.

Как оформить документ

Как в отношении формата ведомости, так и в плане ее оформления все отдается на откуп составителю. Документ можно сформировать на простом обыкновенном листке бумаги или же на бланке с фирменными реквизитами и логотипом предприятия. Также ведомость можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере (в подавляющем большинстве случаев используется второй вариант).

Ведомость делается всегда в одном оригинальном экземпляре. Ее объем может быть различным, но если она содержит несколько листов, они должны быть пронумерованы по порядку и скреплены при помощи толстой суровой нити. На последней странице на узелок наклеивается листок бумаги, на котором указывается количество страниц, дата и подпись ответственного работника.

Учет и регистрация ведомостей

Ведомости подлежат обязательному учету. Информация о каждой из них должна быть внесена в специальный учетный журнал.

В него достаточно включить номер бланка и дату его формирования. Журнал хранится у составителя ведомостей и в случае надобности он не только удостоверяет сам факт создания документа, но и позволяет быстро его отыскать.

Порядок и сроки хранения

Период хранения ведомости определяется индивидуально. Он может зависеть от внутренних нормативно-правовых актов компании или же рассчитываться исходя из законодательных норм (но не меньше трех лет). После того, как значимость документа будет утрачена, его можно уничтожить, но также только при соблюдении определенной процедуры, прописанной в законе.

Можно ли обойтись без ведомости

Без составления ведомости обойтись можно, но это крайне рискованно. В случае проводимых контролирующими надзорными структурами проверок, с их стороны могут возникнуть претензии, которые в свою очередь могут привести к наложению административного штрафа за нарушение порядка выдачи расчетных листков и заработной платы.

Образец ведомости

Если вам понадобилось сформировать ведомость выдачи расчетных листков, которую вы прежде никогда не делали, воспользуйтесь приведенными ниже рекомендациями и посмотрите ее пример – на его основе вы без особых усилий создадите то, что вам требуется.

  1. Первым делом укажите в бланке наименование компании (сокращенное или полное без разницы).
  2. Затем напишите название документа, присвойте ему номер (если необходимо), внесите месяц, за который он составляется.
  3. Не лишним будет вписать и структурное подразделение, на которое оформляется документ.
  4. Дальнейшую часть лучше делать в виде таблицы. Количество строк и столбцов ней определяется в зависимости от потребностей организации. Но в их числе обязательно должны быть дата выдачи расчетного листка, должность и ФИО работника, который его получил. В отдельном столбике сотрудники предприятия должны ставить свои автографы. После заполнения ведомости ответственный работник также должен расписаться в бланке.
Читайте так же:  Что лучше ипотека или рассрочка — рассчитаем что выгоднее

Правила выдачи расчетных листков по зарплате

На федеральном уровне утверждены основы предоставления расчетного листка по зарплате. Они конкретизируется локальными актами работодателя.

Главный принцип – строгая формальность, своевременность, достоверность информации.

У работника должно быть представление о начисленной заработной плате, включая взносы и отчисления, которые производит за него работодатель.

Когда зарплату за работника по доверенности получает другой человек, следует поинтересоваться предусмотрена ли в доверенности возможность получать расчетные листы. Если содержание доверенности носит универсальный характер, то работодатель должен выдать лист на руки доверителю сотрудника.

Исходя из содержания документа, сотрудник видит:

  • из каких компонентов складывается его зарплата;
  • размер чистого дохода;
  • величину дополнительных платежей и премий;
  • удержания и отчисления.

В сумму оплаты по расчетным листам включены: оклад, сверхурочные, оплата работы в праздники, больничные и др.

Большинство организаций по-прежнему не выдают сотрудникам ежемесячно на руки такие документы, что формально считается правонарушением.

Расчетный листок предоставляет не только основной работодатель, но руководитель предприятия, где работник трудится по совместительству.

Документ также могут получить надомные сотрудники или работники, сотрудничающие с предприятием на дистанционной основе.

Что это такое?

Расчетный лист считается документом, подтверждающим правильность и полноту начисления сотруднику зарплаты. В нем обозначены размеры отчислений и удержаний, которые работодатель должен проводить по закону.

В их перечень включены:

  • НДФЛ;
  • отчисления в страховой, пенсионный фонды;
  • удержание алиментов по решению суда или соглашению.

Когда выдается?

Расчетный лист должен выдаваться ежемесячно. Вместо документа получение зарплаты может подтверждаться подписью в платежной ведомости или электронным способом.

Иногда предусмотрена форма листа в виде отрывного документа – как составной части основной ведомости для оплаты труда сотрудников на предприятии (в качестве квитанции).

Законодательная база

Обязанность работодателя выдавать расчетный лист обозначена в ст. 136 ТК РФ.

Защита персональных данных сотрудника проводится согласно ФЗ № 152.

Правила, регулирующие порядок оформления расчетного документа, устанавливаются в письмах Минтруда. Среди них – Письмо от 21.02.2017 № 14, которое позволяет рассылать расчетные листы сотруднику по электронной почте.

Гарантия получения расчетных листов для дистанционных работников установлена в ТК РФ – ст. 312.1.

Расчетный листок по зарплате сотрудникам

Расчетный листок по зарплате должен быть разработан работодателем и оформлен его письменным распоряжением. Единой формы документа не предусмотрено. Но бланк есть в учетных программах, например, в 1C Зарплата.

Готовая форма удобна для заполнения. Записи в нее вносятся исходя из ведомостей, первичных документов. Бланк распечатывается на принтере.

Правила выдачи расчетных листов могут быть согласованы в коллективном договоре и принимаются с учетом позиции профсоюзного органа.

Сроки выдачи

Трудовым законодательством предусмотрена обязанность выплачивать сотруднику зарплату 2 раза в месяц.

Расчетный лист может быть предъявлен каждый раз после перечисления работника заработанной суммы.

Специалисты рекомендуют выдавать его после окончательного расчета за месяц или другой согласованный период.

Конкретного срока передачи работнику расчетного листа в бумажной или электронной форме не предусмотрено.

Документ обязателен при расторжении трудового договора с сотрудником. При выдаче отпускных расчетный лист сотруднику не передается.

Зарплата на карту

Перечисление денег на карту не освобождает работодателя от обязанности передавать расчетный лист. Он оформляется под роспись сотрудников.

Распространено использование журнала для учета расчетных листков, хотя обязанность оформления такого документа на общероссийском уровне не предусмотрена.

На больничном

Начисленные и выплаченные суммы больничных также учитываются. Вычислениями занимается бухгалтер. При необходимости, он обязан разъяснять сотруднику содержание полученного документа.

У расчетного листа нет прямой юридической силы, но он может служить в качестве доказательства на судебном процессе.

В электронном виде

В 2019 году предусмотрена возможность направлять расчетные листы на электронную почту сотрудника.

Документ можно отправить на корпоративную почту или разместить на сайте организации – на личной странице сотрудника. До этого следует взять у работника согласие на обработку персональных данных.

Как читать?

Чтобы выяснить, как разобраться в содержании расчетного листа, нужно обратить внимание на таблицу и суммы, указанные в ней.

Информация в расчетном листе размещена в специальных графах и представлена в цифровой форме.

В каждой графе указано наименование выплаты (удержания, отчисления) и его суммы.

Расшифровка

Под таблицей бланка расчетного листа указаны формулы подсчета платежей в каждой графе (гр.):

  1. Гр. 1 = Гр. 6 – Гр. 9 – Гр. 10.
  2. Гр. 6 = Гр. 3 + Гр. 4 + Гр.5.
  3. Гр. 7 = Гр. 6 – Гр. 2) × 13%.
  4. Гр.9= Гр. 7 + Гр. 8.
  5. Гр. 10 = Гр. 3 × 40%.
  6. Гр. 11 = Гр. 1.
  7. Гр.12 = Гр. 10 + Гр. 11.
Видео (кликните для воспроизведения).

Где:

  • гр. 1 – общая выплата;
  • гр. 2 – суммы социальных и имущественных вычетов;
  • гр. 3 – суммы оклада НДФЛ;
  • гр.4 – ежемесячная доплата (премия);
  • гр.5 – доплата за руководство структурным подразделением;
  • гр.6 – общая сумма начислений;
  • гр. 7 – НДФЛ;
  • гр. 8 – добровольные страховые суммы;
  • гр.9 – общая сумма удержания;
  • гр. 10 – первая сумма, перечисленная через кассу в банк (аванс);
  • гр. 11 – последующая сумма, начисленная сотруднику (получка);
  • гр. 12 – общая сумма выплат.

В расчетном листе указывается наименование организации, ФИО сотрудника, его номер по рабочему табелю. Могут быть указаны структурное подразделение, отдел, филиал организации, где трудится работник.

Единого образца расчетного листка по зарплате не существует. Работодатель должен разработать свою форму расчетного листа или утвердить своим распоряжением форму шаблона, предусмотренную в учетных программах.

Образец расчетного листка здесь.

Расчетные лист хранятся согласно правилам ФЗ № 125 «Об архивном деле». Если у организации есть лицевой счет, то расчетные листы хранятся в течение 75 лет. При отсутствии такого счета такие документы могут храниться в течение 5 лет.

Утеря архивной документации для сотрудников может повлечь дисциплинарную ответственность.

Ответственность работодателя

Она наступает по ст. 5.27 КоАП РФ. Может повлечь предупреждение, административный штраф, дисквалификацию на 1-3 года.

Правоприменительная практика свидетельствует о том, что за нарушение правил выдачи и оформления расчетных листов работодатель чаще подвергается штрафам.

Для ИП их размер составляет 1-5 тысяч рублей. Для юридических лиц – 30-50 тыс. рублей.

При повторном совершении нарушений для должностных лиц штраф составляет 10-20 тыс. рублей, для юридических лиц – 50-70 тыс. рублей. Штрафы устанавливаются инспекцией по труду или в судебном порядке.

Расчетный лист по заработной плате — бланк

Расчетный лист по заработной плате— обязательный элемент кадрового документооборота. Изучим особенности его применения подробнее.

Для чего нужен расчетный листок по заработной плате?

В соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ работодатель обязан письменно информировать работника о том, каким образом рассчитана его заработная плата. А именно о том, как учтены при ее исчислении оклад, надбавки, различные удержания и прочие показатели.

На уровне федеральных нормативных актов не определено, каким образом должно осуществляться такое информирование (за исключением указанного предписания предоставлять информацию работнику в письменном виде). На практике это происходит посредством предоставления работнику расчетного листка по зарплате. В нем отражаются все необходимые сведения.

Читайте так же:  Гарантийное письмо о прохождении практики. оформление

Листок может быть представлен в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). При этом порядок применения электронного способа выдачи листков (например, посредством отправки на корпоративный e-mail сотрудника) должен быть закреплен в трудовом договоре или локальном нормативе.

Выдавать листок достаточно при выплате последней части зарплаты (после всех выплаченных авансов). Отдельный расчетный лист оформляется при увольнении.

Расчетный лист и персональные данные

В расчетном листе по заработной плате отражаются данные о доходах физического лица. Такие данные относятся к персональным и не могут быть разглашены без разрешения гражданина (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Таким образом, бухгалтер или другой ответственный сотрудник, предоставляющий (рассылающий) работникам расчетные листы, будет лицом, ответственным за неразглашение сведений, отражаемых в таких листах. Данная функция ответственного сотрудника может быть закреплена в локальном положении о персональных данных.

Безопасная с точки зрения закона 152-ФЗ передача расчетных листов по заработной плате может быть осуществлена:

  • если листки бумажные — в отдельном кабинете (в бухгалтерии) при поочередном его посещении сотрудниками;
  • если листки электронные — посредством их отправки на e-mail, принадлежность которого конкретному лицу достоверно установлена.

Не лишним будет запросить у работника отдельное разрешение на обработку персональных данных, представленных сведениями о доходах — несмотря на то, что в соответствии с подп. 2.3 п. 2 ст. 10 закона 152-ФЗ работодателям можно не запрашивать разрешение на обработку персональных данных наемных работников. Дело в том, что доступ работодателя к таким данным может потребоваться и после увольнения работника (например, при подготовке запрошенной им справки об удержаниях).

Организовать оборот расчетных листков на предприятии с учетом требований законодательства о защите персональных данных и иных норм — ответственная задача. Изучим, на что предприятию имеет смысл обратить внимание при ее решении.

Порядок оборота расчетных листков в организации: нюансы

Внимания заслуживают следующие обстоятельства:

1. Расчетные листки как источники персональных данных хранятся не менее 5 лет (при проведении ревизий), не менее 75 лет — если не используются расчетные счета (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

2. Учет выдачи листков можно вести, используя отдельный журнал. В нем работники могут удостоверять факт получения расчетного документа своей подписью.

Однако при рассылке расчетных листов в электронном виде их получение может подтверждаться только при использовании квалифицированной ЭЦП — как аналога собственноручной подписи (п. 1 ст. 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

На практике это может означать отправление работником бухгалтеру копии файла расчетного листа, которая подписывается применяемой в фирме криптографической программой.

Порядок применения ЭЦП, как мы отметили выше, закрепляется в отдельных положениях трудового договора или локального норматива, регламентирующего оплату труда на предприятии. В частности, в таких положениях может быть указано, что при неиспользовании ЭЦП работнику следует явиться в бухгалтерию и получить бумажный вариант листка.

3. Форму расчетного листа работодатель утверждает:

  • с учетом мнения профсоюза, если он учрежден;
  • в соответствии с локальными нормативами, регулирующими оборот кадровых документов.

Если работникам выдается расчетный лист, не прошедший установленную законом и локальным нормативом процедуру утверждения работодателем, то его выдача приравнивается к невыдаче (постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3). В этом случае в отношении работодателя могут быть применены штрафные санкции.

Нарушения при выдаче расчетных листков: какие санкции получит работодатель

Если работодатель не выдаст расчетный лист в установленный срок, то Трудинспекция получит право оштрафовать (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • должностное лицо работодателя — на 1000–5000 руб.;
  • работодателя как юрлицо — на 30 000–50 000 руб.

Если работодатель допустит нарушения в части обеспечения законного оборота персональных данных (представленных в данном случае сведениями о доходах сотрудников), то инспекторы ФСТЭК могут оштрафовать работодателя по различным основаниям, прописанным в ст. 13.11 КоАП РФ. Например, если они решат, что работодатель использовал персональные данные работника в неустановленных целях, то могут применить санкции по п. 1 ст. 13.11 КоАП РФ в виде:

  • штрафа на должностное лицо — в сумме 5000–10 000 руб.;
  • штрафа на юридическое лицо — в сумме 30 000–50 000 руб.

Как мы уже отметили выше, применение неустановленной формы расчетного листка приравнивается к его неприменению. Но как должен выглядеть документ? На какие форматы ориентироваться работодателю?

Как выглядит расчетный листок и где можно скачать образец?

Унифицированной формы документа, о котором идет речь, федеральным законодательством не утверждено. В целях включения данной формы в кадровый документооборот работодатель вправе задействовать собственные бланки. При этом их нужно составлять, учитывая тот факт, что в нем должен приводиться перечень сведений, поименованных в ст. 136 ТК РФ.

Общераспространенным можно назвать формат расчетного листка, в котором указываются:

1. Расчетный месяц.

2. Ф. И. О., должность получателя зарплаты, подразделение, в котором он работает.

3. Сведения о суммах, из которых складывается зарплата. Например:

4. Сведения об НДФЛ.

5. Сведения об удержаниях (например, алиментах по исполнительному листу).

6. Сведения о выданных авансах.

7. Сведения о сумме, которая подлежит выплате по состоянию на конец расчетного месяца (с учетом аванса и удержаний).

Отметим, что в отношении расчетного листка законом не установлено требований по его заверению подписью какого-либо из ответственных лиц фирмы-работодателя или печатью. Но документироваться могут, как мы уже знаем, факты получения расчетных листов работниками.

Скачать бланк расчетного листка по заработной плате вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.

Расчетный листок при выплате зарплаты выдается каждому работнику — в бумажном или электронном виде. Использование листков бухгалтерией регламентируется законодательством о защите персональных данных. За невыдачу листков и за нарушения конфиденциальности отражаемых в них сведений предусмотрены штрафы.

Узнать больше о применении расчетных листков вы можете в статьях:

Минтруд внес изменения в расчетные листки по зарплате

Бухгалтерам, которые выдают расчетные листки по зарплате работникам, надо быть особо внимательными. Минтруд утвердил изменения по расчетным листкам.

Что сказал Минтруд

Работодатель должен проинформировать работника о том, из каких сумм состоит зарплата, сколько фирма удержала и за что и какую сумму работник получит на руки (ст. 136 ТК РФ). Для этой цели компания оформляет расчетный листок. В статье 136 ТК сказано, что зарплату нужно выдавать не реже чем каждые полмесяца. Но это не означает, что расчетный листок следует выдавать дважды в месяц.

Минтруд разъяснил, что ТК не устанавливает порядок, по которому фирма должна извещать работников о составных частях зарплаты. Работодатель должен утвердить приказом форму расчетного листка. В этом же приказе можно записать, как часто фирма выдает документ. Обычно листок вручают раз в месяц, при выдаче остатка зарплаты за месяц (письмо Минтруда № 14-1/ООГ-4375).

Как подготовить расчетный листок

Унифицированной формы расчетного листка нет. Бланк компания вправе разработать сама или взять готовый образец из своей бухгалтерской программы. Выбранную форму утвердите приказом. Убедитесь, что в ней есть все необходимые реквизиты: ФИО работника, период начислений, начисленные суммы (оклад, надбавки, премии и др.), удержания (НДФЛ, алименты и т. п.), итоговая сумма к выплате.

Расчетный листок выдавайте на бумаге или по «электронке». Минтруд это разрешает (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже не видят нарушения в рассылке листков через Интернет (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 13.08.12 № 33-6671/2012). Порядок выдачи выберите сами и закрепите в положении об оплате труда или приказе руководителя (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

Читайте так же:  Партнерская программа для тех, кто часто покупает на алиэкспресс

Фирма не обязана хранить вторые экземпляры расчетных листков. Но если вы не сможете подтвердить, что выдавали документ, трудинспекторы могут оштрафовать фирму на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП). Судьи поддержат проверяющих (решение Свердловского областного суда от 20.01.2016 № 72-98/2016).

Поэтому если выдаете листки на бумаге, ведите отдельный журнал учета выдачи или просите работников расписываться в отрывной части листка. Трудинспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчетных листков.

Скачайте инструкцию, как подтвердить выдачу расчетных листков в Школе главбуха малого предприятия>>

Расчетный листок: новые требования к содержанию, порядок утверждения и выдачи (Куревина Л.)

Дата размещения статьи: 20.10.2015

Заработная плата и ее составные части

В соответствии со ст. ст. 22 и 136 ТК РФ работодатель обязан не реже чем каждые полмесяца выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.

К сведению. Заработная плата (оплата труда работника) — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы (ст. 129 ТК РФ).

Заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. При этом система оплаты труда устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Составляющими заработной платы являются (ст. 135 ТК РФ):

— фиксированный размер оплаты труда (тарифная ставка, должностной оклад, базовый должностной оклад);

— компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера);

— стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Обязанность для работодателей извещать работников о составных частях заработной платы предусмотрена ст. 136 ТК РФ с 2002 г. (то есть с момента принятия Трудового кодекса), и до недавнего времени в ней ничего не изменялось. Однако в апреле текущего года в нее были внесены дополнения, касающиеся содержания документа, которым работодатель извещает работника о его зарплате, — расчетного листа.

Новые требования к расчетному листку

Итак, до принятия Федерального закона от 23.04.2012 N 35-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 122 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации» ст. 136 ТК РФ гласила, что при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника:

— о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

— о размерах и основаниях произведенных удержаний;

— об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Но в связи с тем, что Трудовым кодексом установлена материальная ответственность работодателя за задержку выплаты работникам заработной платы, которая нередко имеет место, были внесены соответствующие изменения.

Напомним, что в силу ст. 236 ТК РФ при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с процентами (денежной компенсацией) в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

С 24.04.2012 (момента вступления изменений в силу) в расчетном листке, кроме установленных ранее выплат, работодатель должен указывать размер денежной компенсации за нарушение им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику. При этом форма расчетного листа законодателем до сегодняшнего дня не установлена, это право он предоставил самим работодателям.

Теперь рассмотрим более конкретно, что нужно указывать в расчетном листе с учетом требований законодательства. Это:

1) Ф.И.О. работника, должность, подразделение, табельный номер;

2) период, за который производятся начисления;

3) отработанные дни (часы);

4) составные части заработной платы:

— оклад (тарифная ставка, должностной оклад, базовый должностной оклад);

— надбавки за работу во вредных условиях, за работу в особых климатических условиях, районный коэффициент, за совмещение профессий (должностей), за выслугу лет, интенсивность работы и т.д.;

— премии (единовременные, квартальные, годовые, за достижения в работе и др.);

5) пособие по временной нетрудоспособности;

7) денежная компенсация за задержку заработной платы и других выплат работнику;

8) общая начисленная сумма;

9) сумма, подлежащая выплате;

10) удержания из заработной платы:

— суммы НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды;

— неотработанный и (или) полученный работником аванс;

— суммы, излишне выплаченные работнику в результате счетных ошибок;

— взыскания по исполнительным листам;

Приведем примерный образец расчетного листа.

Расчетный листок за июнь 2012 года

Организация: ГКУ «Центр занятости населения»

Работник: Королева Марина Ивановна

Подразделение: отдел кадров

Табельный номер: 25

Должность: начальник отдела

Сумма к выплате:

Утверждение формы расчетного листка

В силу ч. 2 ст. 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Таким образом, если в организации есть профсоюз (иной представительный орган работников), работодатель разрабатывает проект расчетного листка и направляет его в этот орган на согласование. Тот, в свою очередь, в течение пяти рабочих дней рассматривает проект и направляет работодателю мотивированное мнение. Если профсоюз не согласен с проектом листка, в течение трех дней стороны проводят переговоры для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия разногласия оформляются протоколом, и работодатель имеет право принять проект данного документа, который может быть обжалован профсоюзом в инспекции труда или в суде.

Форма расчетного листка утверждается и вводится в действие приказом руководителя. При этом если в ее разработке принимал участие профсоюз, то в приказе следует сделать отметку: «мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (представительного органа) учтено». Кроме того, по мнению автора, форму расчетного листа можно утвердить одновременно с положением об оплате труда как его приложение с учетом порядка, установленного ст. 372 ТК РФ.

[1]

Далее приведем образец приказа об утверждении формы расчетного листа.

Государственное казенное учреждение «Центр занятости

населения» (ГКУ «Центр занятости населения»)

«Об утверждении формы расчетного листка»

В соответствии с требованием ч. 2 ст. 136 Трудового кодекса РФ

1. Утвердить и ввести в действие с 06.07.2012 форму расчетного листка (приложение 1 к настоящему приказу).

Читайте так же:  Бенефициары восточного экспресс банка на текущий момент

2. Бухгалтеру-кассиру Ивановой Л.П. при выплате заработной платы выдавать каждому работнику расчетный листок под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Голубеву Т.В.

Мнение представительного органа работников учтено (Протокол N 5 от 03.07.2012, копия прилагается).

Руководитель Орлов /Ф.М. Орлов/

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер Иванова /Л.П. Иванова/

бухгалтер-кассир Голубева /Т.В. Голубева/

При этом обязанность по выдаче расчетных листков работником бухгалтерии (или другим должностным лицом) следует закрепить в должностной инструкции, положении об оплате труда или трудовом договоре.

Ответственность работодателя

Во многих организациях применяются расчетные листы, которые формируются в программе 1С. Зачастую содержание таких листков не совсем понятно работникам и вызывает много вопросов с их стороны. Поэтому рекомендуем работодателям скорректировать предлагаемые программой формы для того, чтобы информация, предоставляемая работнику, была доступна и понятна. В любом случае, какая бы форма расчетного листка ни применялась, она должна быть утверждена локальным актом работодателя.

Так, ВС РФ было вынесено Постановление от 23.12.2010 N 75-АД10-3 по жалобе организации, которая была привлечена к административной ответственности за совершение административного правонарушения, предусмотренного п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и подвергнута административному наказанию в виде штрафа в размере 30 000 руб.

Одним из оснований привлечения организации к ответственности было применение ею в течение четырех месяцев формы расчетного листа, которая не была ею утверждена. При этом данное основание было квалифицировано всеми судебными инстанциями, вплоть до Верховного Суда РФ, как правонарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП РФ.

В некоторых организациях создалась порочная практика выдачи расчетных листков только по требованию работников. Это неправильно — представить расчетный лист с информацией о всех выплатах и удержаниях работодатель обязан каждому работнику независимо от того, попросил он его или нет.

Напомним, что за нарушение законодательства о труде (в том числе за невыдачу работникам расчетных листков, их отсутствие или применение неутвержденной формы) налагается штраф на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. При повторном аналогичном нарушении должностное лицо организации может быть дисквалифицировано судом на срок от одного года до трех лет (п. п. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Выдача расчетного листка работникам

Сколько раз в месяц работодатель должен выдавать работникам расчетные листки: каждые полмесяца или один раз в месяц? Как правило, работникам организаций любой формы собственности выплачивается заработная плата в фиксированном размере за первую половину месяца в виде аванса, а окончательный расчет осуществляется при начислении и выплате второй части заработной платы, когда уже будут известны все суммы, подлежащие выплате и удержанию. Кроме того, поскольку расчетный листок должен содержать информацию обо всех видах выплат, входящих в заработную плату, то и выдавать его нужно один раз в месяц при начислении второй части зарплаты. Не нужно отдельно выдавать расчетный лист и при начислении отпускных. На этот счет есть разъяснение в Письме Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1, в котором говорится, что оплата отпуска не является заработной платой, поскольку исходя из определения «заработная плата», приведенного в ст. 129 ТК РФ, оплата отпуска выплатой заработной платы не является и работодатель не должен специально выдавать расчетный листок при выплате отпускных сумм.

Нужно ли фиксировать получение листка работником и если да, то каким образом? Поскольку за невыдачу работникам или отсутствие расчетных листков работодатель может быть привлечен к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, лучше иметь подтверждение получения работниками расчетных листков. Сделать это можно или путем проставления сотрудниками подписей в специальном журнале учета выдачи расчетных листков, или путем внесения дополнительного столбца в расчетные (расчетно-платежные, платежные) ведомости, где работники будут расписываться отдельно за получение расчетного листка. Если заработная плата перечисляется работникам на банковские карты, оптимальным вариантом будет ведение журнала учета выдачи расчетных листов.

[2]

На кого из работников организации возлагается обязанность по выдаче расчетных листков, может ли это делать, например, руководитель подразделения? Сразу отметим, что сведения о заработной плате относятся к персональным данным работника. В силу ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессия, доходы.

Согласно ст. 88 ТК РФ работодатель разрешает доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом они должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Кроме того, работодатель не имеет права сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Видео (кликните для воспроизведения).

Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись. Таким локальным актом может быть положение о персональных данных организации, в котором необходимо указать лиц, имеющих доступ к персональным данным, порядок обработки этих сведений, защиты и т.д.

Следовательно, если в таком положении среди лиц, имеющих доступ к персональным данным работников (работники отдела кадров, бухгалтерии и т.д.), будет указана должность руководителя подразделения (отдела, филиала и др.), он также может выдавать расчетные листки работникам своего отдела. И, конечно же, все лица, имеющие доступ к персональным данным, должны быть под подпись ознакомлены с положением организации о персональных данных.

Источники


  1. Кучерена, А. Г. Адвокатура в условиях судебно-правовой реформы в России: моногр. / А.Г. Кучерена. — М.: Юркомпани, 2017. — 432 c.

  2. Будяну В. А., Мытарев С. А., Сумская Е. Г. Правоведение за 24 часа; Феникс — Москва, 2009. — 288 c.

  3. Головистикова, А.; Дмитриев, Ю. Проблемы теории государства и права. Учебник; М.: Эксмо, 2012. — 832 c.
  4. Баранов, Д. П. Адвокатское право. Адвокатская деятельность и адвокатура в России / Д.П. Баранов, М.Б. Смоленский. — М.: Дашков и Ко, 2014. — 368 c.
  5. Ивакина, Н.Н. Основы судебного красноречия (риторика для юристов); М.: Юристъ, 2012. — 384 c.
Правила выдачи расчетных листков по зарплате
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here