Профстандарт секретаря

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Профстандарт секретаря" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

32. Профстандарт секретаря руководителя обобщенные и трудовые функции

32. Профстандарт секретаря руководителя: обобщенные и трудовые функции

План: — определение профстандарта, его назначение — профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» — определение квалификации работника; — какие должности подпадают под действие этого профстандарта — по каким обобщенным трудовым функциям распределены должности, закрепленные в профстандарте

Профессиональный стандарт — характеристика квалификации, необходимой для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения определенной трудовой функции.

Профессиональные стандарты можно использовать при: формировании кадровой политики и в управлении персоналом, в том числе для определения трудовой функции работника; организации обучения и аттестации работников; тарификации работ и присвоении тарифных разрядов работникам; установлении систем оплаты труда.

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г № 276н. В стандарте прописана квалификация работников в области ДОУ.

Квалификация работникаэто степень его профессиональной обученности, т. е. уровень подготовки, опыта, знаний, навыков, необходимых для выполнения конкретного вида работы.

Под действие профстандарта подпадают следующие должности: Секретарь – администратор; Делопроизводитель; Секретарь руководителя; Помощник руководителя. В стандарте трудовые функции распределены на трудовые функции и обобщенные трудовые функции.

К обобщенным трудовым функциям относятся:

– организационное обеспечение деятельности организации: некоторые функции: прием и распределение телефонных звонков организации; организация работы с посетителями организации; выполнение координирующих и обеспечивающих функций.

– документационное обеспечение деятельности организации: организация работы с документами; организация текущего хранения документов; организация обработки дел для последующего хранения;

– организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации: оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени; организация телефонных переговоров руководителя; организация командировок руководителя; обеспечение руководителя информацией; составление и оформление управленческой документации;

– информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации: формирование информационного взаимодействия руководителя с организацией; анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов; организация деловых контактов и протокольных мероприятий.

37. Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

37. Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г № 276н.

Структура стандарта: Общие сведения; Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности); Характеристика обобщенных трудовых функций; Сведения об организациях – разработчиках профессионального стандарта.

В стандарте описываются:

[1]

Трудовые функции секретаря – администратора: Прием и распределение телефонных звонков организации; Организация работы с посетителями организации; Выполнение координирующих и обеспечивающих функций; Документационное обеспечение деятельности организации;

Трудовые функции секретаря руководителя: Организация командировок руководителя; Организация работы с посетителями в приемной руководителя; Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий; Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя; Составление и оформление управленческой документации; Организация работы с документами в приемной руководителя; Организация хранения документов в приемной руководителя; Обеспечение руководителя информацией; Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации; Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации.

Трудовые функции делопроизводителя: Организация работы с документами; Организация текущего хранения документов; Организация обработки дел для последующего хранения;

Трудовые функции помощника руководителя: Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями; Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов; Организация деловых контактов и протокольных мероприятий; Организация исполнения решений руководителя.

Деятельность работников в конце концов распределена на следующие обобщенные трудовые функции:

– организационное обеспечение деятельности организации;

– документационное обеспечение деятельности организации;

[3]

– организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации;

– информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации.

Должностная инструкция секретаря согласно профстандарту

Секретарь – ответственная профессия. К специалисту, занимающему данную должность, предъявляется огромное количество требований. Их перечень отражен в профессиональном стандарте и должностной инструкции.

Что это такое

Профессиональный стандарт – именно такое название получил важнейший на любом предприятии документ. В нем отражены следующие нормы:

  • трудовые функции сотрудника согласно его квалификационному уровню и занимаемой должности;
  • базовые требования, предъявляемые к знаниям, опыту, практическим навыкам.

Профстандарт секретаря, как и любой другой аналогичный документ, традиционно включает описание качественного уровня специалиста, которому он обязуется в полной мере соответствовать, чтобы иметь возможность работать в штате компании. Об этом написано в ст. 195.1 Трудового кодекса РФ.

На практике все профессиональные стандарты идентичны и обладают единой структурой (на базе Приказа Минтруда РФ №147н от 12.04.2013 «Об утверждении макета профессионального стандарта».

В сравнении со специализированными справочниками, содержащими квалификационные требования и достижения, профессиональные стандарты предоставляют наиболее четкое представление о трудовых опциях работника. Есть предположение, что с течением времени профстандарты станут полноценной заменой квалификационным справочникам как документы, имеющие наибольшее соответствие современным требованиям.

Читайте так же:  Виды налогов (прямые и косвенные налоги)

Кроме того, профессиональный стандарт секретаря используется для достижения следующих целей:

  • организация процесса обучения и аттестации работников;
  • формирование политики, применяемой в отношении штата;
  • проведение управленческих мероприятий;
  • облегчение градации разрядов квалификации;
  • выработка собственных систем оплаты труда.

Это далеко не весь перечень задач, которые могут быть решены с помощью данного документа. Но они являются приоритетными для каждой организации.

Профстандарт в 2018 году

В рамках профессионального стандарта секретаря 2018 года представлены следующие данные:

  • список трудовых функций, которые должен выполнять секретарь руководителя или его заместителя, иного сотрудника;
  • перечень знаний, практических навыков и умений, актуальных для конкретного предприятия;
  • обязательный стаж работы и квалификационный уровень для каждой трудовой задачи.

Профессиональный стандарт подразумевает проведение оперирования кодировками ОКЗ и ОКВЭД в целях рационального ведения статистики. По сути, профстандарт представляет инструмент, используемый для унификации всех критериев и требований, которым обязуются отвечать сотрудники, занимающие должность секретаря.

Цель его существования – оптимизация политики кадров в рамках рабочего процесса.

Содержание и структура

В официальном документе профессиональный стандарт, разработанный для секретаря руководителя, находится под номером 447. Структурно он включает несколько основных частей:
  1. Общие сведения. Содержат конкретные материалы относительно кодирования и обозначения цели должности. Здесь же содержатся сведения о полном наименовании должности.
  2. Функциональная карта. В этом пункте полностью отражен весь список функций и указана категория, которой должен соответствовать сотрудник.
  3. Описание трудовых функций. Здесь детально представлен перечень практических навыков и теоретических знаний, которыми должен владеть специалист.
  4. Выходные сведения о разработчиках. В рамках пункта фигурирует указание лица, которое разработало стандарт.

Условия применения

От того, какую степень собранности и организованности имеет сотрудник, находящийся на должности, зависит упорядоченность функционирования всей организации. Его профессиональной подготовкой определяется степень состоятельности руководителя как лидера, способного приводить фирму к успеху.

Использование стандарта позволяет внедрить в рабочий процесс современные наработки в различных областях и оптимизировать хозяйственную деятельность в целом.

Трудовые функции по ЕКС

В соответствии с единым квалификационным справочником (ЕКС), специалист, занимающий эту должность, имеет следующие функции и обязательства:

Что делать, пока не утвержден

Регистрация профессионального стандарта произошла в Министерстве юстиции 2 июня 2015 года №37509.

Цель – регламентирование работы сотрудников, которые занимаются подобной деятельностью. В соответствии с данным документом помощники руководителей, делопроизводители, администраторы обязуются обеспечить эффективный процесс реализации управленческих функций и поспособствовать внедрению прогрессивных технических разработок.

Пока новый профессиональный стандарт не вступил в силу, придерживаться его норм необязательно. Тем не менее, работодатели в процессе регламентирования деятельности своих подчиненных могут брать его текст за основу.

Квалификационные требования

Принимаемый на работу сотрудник должен владеть информацией о нормативных документах, постановлениях, распоряжениях, приказах, которые касаются деятельности организации.

Немаловажную роль играет знание структуры и руководящего состава, основ организации делопроизводства, способов оформления и обработки документации.

Предъявляется требование, связанное с правилами пользования устройствами переговоров, печати деловых писем и делового общения, а также нормами охраны труда.

Специалист должен иметь диплом о получении высшего профессионального образования без предъявления особых требований к рабочему стажу или документ, подтверждающий наличие среднего образования с требованием к стажу, который должен составлять от двух лет.

Немаловажную роль играет наличие определенных личностных качеств:

  • добросовестность;
  • честность;
  • исполнительность;
  • трудолюбие;
  • упорство;
  • усидчивость;
  • опрятный внешний вид.

В классическом представлении профессиональный стандарт схож с должностной инструкцией и имеет аналогичную с ней структуру.

Обязательные атрибуты, которые должны присутствовать в документе, следующие:

  • функциональные обязанности, выполняемые в процессе пребывания на рабочем месте;
  • квалификационные требования;
  • необходимые практические навыки и теоретические знания;
  • порядки проведения проверок знаний (аттестации) и определения их результатов.

Нормативная регламентация

Деятельность делопроизводителя, старшего помощника руководителя, администратора, секретаря регламентируется федеральным (Трудовой кодекс РФ), региональным (приказы, издания, постановления региональных властей) и местным (локальные нормативные акты, распоряжения руководства, должностные инструкции) законодательством.

Видео, на котором рассказывается о том, как составлять и вносить изменения в должностные инструкции.

Профстандарт секретаря руководителя с 2016 года

Профстандарт секретаря руководителя с 2016 года входит в число документов, которые необходимо применять в установленных трудовым законодательством случаях. Разберемся, что собой представляет этот профессиональный стандарт и что он включает.

Чем является профессиональный стандарт секретаря руководителя?

Процесс подготовки и утверждения профессиональных стандартов длится уже несколько лет. Первоначально эти документы носили такой же рекомендательный характер, как и квалификационные справочники ЕКС (для специалистов) и ЕТКС (для рабочих профессий). Однако с июля 2016 года ситуация изменилась: вступили в действие новые статьи ТК РФ, и теперь профессиональные стандарты обрели силу нормативных актов.

К числу прочих документов этого рода относится и профстандарт секретаря. Он представляет собой официальное описание исполняемых этим специалистом трудовых функций, а также указание на то, какие именно знания, образование и опыт работы требуются для каждой из них. Кроме того, в профстандарте имеется и информация о кодировке работы секретаря по роду занятий (ОКЗ) и видам экономической деятельности (ОКВЭД). Эти сведения могут оказаться весьма полезными для статистического учета.

Читайте так же:  Все способы перевода средств на карту физическому лицу

Описывая требуемую от секретаря квалификацию, профстандарт тем самым служит нескольким целям:

  • Унифицирует требования, предъявляемые к секретарям. В результате становится проще определять, чем конкретно должны заниматься работники на этой должности в разных организациях.
  • Задает ориентиры для системы профессионального образования. Как следствие, разного рода учебные заведения или курсы, готовящие секретарей, могут сразу ориентировать учащихся именно на то, что от них реально потребуется при трудоустройстве.

Из каких частей состоит профессиональный стандарт секретаря?

Как и любые другие документы этого рода, профстандарт № 447, утвержденный для секретарей руководителей, имеет следующую структуру:

  1. Общие сведения о виде деятельности и ее основной цели.
  2. Функциональная карта для деятельности секретаря.
  3. Характеристика отдельных профессиональных функций, возложенных на этого специалиста.
  4. Перечисление организаций, принимавших участие в подготовке профстандарта.

А теперь рассмотрим содержание основных разделов, за исключением последнего, подробнее.

Общие сведения, включенные в профстандарт

Первый раздел профстандарта секретаря руководителя включает в себя именно основные сведения о том, какой конкретно деятельностью должен заниматься секретарь. В частности, здесь указаны:

  • регистрационный номер по общему реестру профстандартов и код;
  • название вида деятельности («Организационное и документационное обеспечение управления организациями»);
  • ее основная цель (обеспечение управления и внедрение новых разработок в этой области);
  • классификация по ОКЗ и ОКВЭД.

Функциональная карта секретаря

Вторым разделом является функциональная карта, то есть описание обобщенных трудовых функций с входящими в них конкретными обязанностями. Для каждой из них профстандарт устанавливает необходимый уровень (или подуровень) квалификации, требуемый от работника. Уровни кодируются по принятой для профессиональных стандартов системе в зависимости от сложности функции — от 3 до 6.

Профстандарт устанавливает для секретаря руководителя следующие обобщенные функции:

  1. Организационное обеспечение работы организации в целом.
  2. Документационное обеспечение.
  3. Обеспечение деятельности конкретно лица, управляющего организацией.
  4. Аналитика и административная поддержка этого лица.

Функции перечисляются в порядке возрастания сложности и требуемого квалификационного уровня.

Характеристика отдельных функций

Каждая из обобщенных функций раскладывается на ряд более конкретных, именно их описанию и посвящен третий раздел профстандарта. Так, к примеру, функция по организационному обеспечению компании в целом включает:

  • прием телефонных звонков и их распределение по сотрудникам-адресатам;
  • работу с посетителями, пришедшими в организацию;
  • координацию и обеспечение работы организации.

Однако это еще не всё. Дело в том, что структура профстандарта предусматривает, что помимо общего перечисления функций для каждой из них указывается, какие конкретно трудовые действия должен совершить секретарь. В частности, упомянутая выше функция по координации и обеспечению раскладывается на следующие виды действий:

  • ведение журналов перемещений и разъездов сотрудников;
  • координация труда курьеров и водителей;
  • составление справок о разъездах и маршрутах.

При этом для каждой конкретной функции дополнительно еще указывается, каким именно объемом знаний и умений должен обладать секретарь. Объемы эти пересекаются для разных функций (к примеру, знание деловой этики требуется практически всегда), но благодаря такой структуре профессионального стандарта легко разобраться, что именно можно требовать от секретаря в различных случаях.

Помимо характеристики функций третий раздел профстандарта имеет еще одну нужную особенность — в нем для каждой из обобщенных функций дополнительно указывается следующая информация:

  1. О возможных названиях должностей, которые может занимать секретарь.
  2. О требованиях по образованию.
  3. О необходимом стаже трудовой деятельности.
Видео (кликните для воспроизведения).

Для простых функций от секретаря требуется только среднее образование и программа профессиональной подготовки. Однако начиная с обобщенной функции по обеспечению деятельности руководителя профстандарт предусматривает уже высшее образование не ниже бакалавриата (хотя допускается и среднее профессиональное). А вот для аналитической и административной поддержки выбора уже нет: секретарь в этом случае обязан иметь только высшее образование.

Что же касается необходимого стажа, то для секретаря, обеспечивающего организацию в целом, он не требуется. Но в том случае, когда он выполняет обязанности помощника руководителя, требования ужесточаются:

  • для функции по организационной и документационной поддержке руководителя требуется стаж не менее 2 лет именно в качестве секретаря;
  • для аналитической и административной поддержки — уже не меньше 3 лет, однако здесь достаточно любой работы, относящейся к той области, в которой действует организация.

Названия должностей профстандарт устанавливает следующие (в порядке возрастания требований по квалификации):

  1. Секретарь-администратор.
  2. Делопроизводитель.
  3. Секретарь руководителя.
  4. Помощник руководителя.

Возможные названия следует учитывать при составлении штатного расписания и оформлении документов по кадрам. Профстандарты для секретаря с 2016 года становятся обязательными, а их соблюдение в тех случаях, когда это предусмотрено ТК РФ, будет контролироваться. Несоответствие названий вполне может рассматриваться как нарушение.

Профстандарты секретаря

Статьи по теме

В каждой организации в задачи секретаря входит разный круг функционала. Обязательно ли применение профстандарта? Как его использовать во благо?

Из статьи вы узнаете:

Профстандарты секретаря – это описание навыков, которыми должен обладать секретарь, описание функциональных обязанностей, требований по образованию и уровню квалификации, набора должностных обязанностей.

Так как действующее законодательство пошло по пути формализации (нормативного закрепления) круга обязанностей по различным должностям, то это коснулось и такой должности как секретарь. Документ с вышеописанным содержанием принят на уровне нормативного акта (ст. 195.2 ТК РФ) – Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

Читайте так же:  Компенсация за задержку выплаты зарплаты

Содержание стандарта

Как видим, в наименовании документа и самого стандарта слово «секретарь» отсутствует. Называют эту должность специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией.

[2]

Но проблема в том, что секретарь в каждой конкретной компании выполняет порой совершенно разный набор функций. А в некоторых крупных организациях так вообще созданы целые отделы секретарей, где функционал разделен. Поэтому применить профстандарт секретаря буквально, описав четко его в должностной инструкции работника в соответствии с Приказом – практически нереально.

Работу секретаря можно разделить на несколько направлений:

  • работа непосредственно с руководителем (организация его деятельности, помощь, ведение его документации, планирование и т.д.) – тогда мы будем применять профстандарт секретаря руководителя;
  • работа с документацией и делопроизводством (в трудовые обязанности по данной должности зачастую входит работа с входящей и исходящей документацией, регистрация, хранение, ведение различных журналов, оформление документации по сфере деятельности); в этом случае говорим про профессиональный стандарт делопроизводителя.

В документе (профстандарте) трудовые функции скомпонованы как раз исходя из разных направлений: организационное обеспечение, документационное обеспечение, информационно-аналитическая деятельность и сочетания их.

Профстандарты секретаря, согласно Приказу, содержат, например, такие трудовые функции:

  1. Организация телефонных переговоров руководителя;
  2. Организация работы с посетителями в приемной руководителя;
  3. Составление и оформление управленческой документации;
  4. Обеспечение руководителя информацией;
  5. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий и др.

К каждому описанному трудовому действию прилагается описание необходимых навыков, умений и знаний. Указываются также требования к опыту, уровню образования.

Для работы секретарем необходимо наличие среднего специального либо неоконченного высшего образования. Помимо этого, в профстандартах секретаря 2016 года указано, что необходим опыт практической работы. Именно наличие опыта работы для секретаря является обязательным условием, в виду того, что планирование и организация деятельности руководителя в каждой компании по своему уникальна и во многом зависит от деятельности и направленности предприятия.

Следует отметить, что навыки и умения секретаря по профессиональным стандартам достигаются путем получения профессионального опыта. Таким образом, можно сделать вывод, что длительный срок работы секретаря на занимаемой должности является одним из главных путей достижения соответствия профессиональным стандартам.

Профессиональные стандарты секретаря руководителя содержат такой функционал:

организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий (совещаний, заседаний, переговоров, конференций и т.п);

осуществление контроля исполнения поручений руководителя;

организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;

составление и оформление организационных документов.

Профессиональный стандарт делопроизводителя указывает на такие трудовые функции:

  1. организация работы с документами;
  2. организация текущего хранения документов в организации;
  3. организация обработки дел для последующего хранения.

Обязательность использования профстандарта

Данный документ обязаны использовать в работе государственные и муниципальные учреждения, а также компании, где более половины собственности принадлежит государству. Коммерческие организации используют его по желанию.

Никаких требований в части того, что описанным требованиям должен соответствовать один человек, как и выполнять весь описанный функционал, не установлено. Один человек вправе совмещать несколько направлений (т.е. быть и секретарем руководителя и специалистом по документообороту, например), либо функционал может быть распределен среди нескольких сотрудников секретариата.

Порядок применения профстандарта

Итак, как же могут применить на практике описанный функционал и требования по должности коммерческие структуры, для которых внедрение его необязательно? В любом случае, в компании должна быть разработана должностная инструкция, а при ее разработке профстандарты секретаря – лучший помощник. Оттуда вполне можно взять формулировки трудовых функций, понять, подходят ли они к специфике данной конкретной компании. Возможно расширять или наоборот сужать функции, примеряя на свою сферу деятельности, на свою структурную организацию, свои задачи. Это наиболее правильный путь использования данного документа.

С профстандартом руководитель коммерческой структуры может сверить уровень квалификации своих секретарей, проверить, обладают ли они навыками, умениями, знаниями, которые предъявляет профстандарт к данной должности. При необходимости может быть принято решение о повышении квалификации, обучении, перераспределении обязанностей и т.д.

Как вводить профстандарт

Процедура введения требует длительных подготовительных действий. Если же вы решитесь заняться внедрением ПС, то рекомендуем вам делать это в соответствии с алгоритмом. Для начала рекомендуем создать рабочую группу, которая будет заниматься процедурой введения профессиональных стандартов. Далее следует назначить ответственное лицо или группу лиц в обязанности которых будет входить отслеживание обязательных к применению ПС. Согласовать штатное расписание организации с ПС и определить, работа каких сотрудников должна вестись в согласовании с ПС. На данный момент может отправить любого сотрудника на экзаменацию для определения соответствия его навыков профстандартам его должности. В случае несоответствия рекомендуем направить работника на обучение либо оформить перевод на должность, соответствующую знаниям и навыкам.

Профстандарт секретаря

Российское трудовое законодательство предусматривает случаи, в которых предписано использование профстандарта секретаря руководителя. Данные положения действуют с 2016 года, когда профстандарты обрели полномочия нормативного акта.
Читайте так же:  Максимальный срок больничного листа – от чего зависит максимальный больничный

Что представляет собою данный стандарт

Профессиональный стандарт секретаря включает в себя:

  • перечень трудовых функций, выполнение которых предусматривает данная профессия;
  • перечень знаний, умений и навыков, актуальных для каждой из трудовых функций;
  • указание образовательного уровня и стажа работы, актуального для каждой из трудовых функций.

Кроме того, профстандарт предусматривает оперирование кодировками: ОКЗ и ОКВЭД, что особенно важно для ведения статистики.

По сути, это инструмент унификации всех требований и критериев, которым должны отвечать работники в должности секретаря руководителя компании.

Какова цель создания профстандарта секретаря

Целью создания стандарта является оптимизация кадровой политики на производстве. Руководителю легче оценивать профессиональные качества работников, ориентируясь на требования стандарта.

При этом стандарт актуален и для системы профессионального образования. Методика преподавания в тех учебных заведениях, где реализуются учебные программы по подготовке секретарей, ориентирована именно на профстандарт. Студенты данных заведений имеют возможность четко представлять круг своих обязанностей в дальнейшей работе.

Им будет легче ориентироваться в нюансах будущей профессии. Кроме того, знание действующего стандарта на момент трудоустройства — это дополнительный бонус при составлении собственного резюме.

Структурные особенности профстандарта секретаря

В официальном перечне профстандарт секретаря руководителя имеет номер 447 и официально называется Профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Структурно он подразделяется на несколько частей:

  • Общие сведения. В данном подразделе конкретизируется кодировка и обозначается цель создания самой должности секретаря. Здесь же приводится полное название должности.
  • Функциональная карта. В данном подразделе приводится в полный список трудовых функций. Здесь же отмечается, какой квалификационной категории должен соответствовать работник, состоящий в данной должности.
  • Описание трудовых функций. В данном подразделе конкретизируется перечень работ, навыков и обязанностей, предписываемых работнику.
  • Выходные данные о разработчиках. Подраздел содержит указание, кем и когда разрабатывался стандарт.

Секретарь задает тон деловому общению и рабочий ритм будней офиса. По его профессиональной подготовленности во многом зависит профессиональная состоятельность руководителя.

Часто секретарь является связующим звеном между всеми производственными подразделениями. К нему стекаются разнообразные потоки информации, которые, в свою очередь, должны быть классифицированы и распределены соответствующим образом.

Цель создания профстандарта секретаря предполагает также внедрение инновационных наработок в области распределения и хранения конфиденциальной информации. В частности, секретарь любой квалификационной категории должен уметь использовать технические средства или ПО для организации голосовой или конференц-связи, а также владеть техническими приемами защиты конфиденциальной информации.

В чем своеобразие функциональной карты секретаря

В третьей части отражается подробный перечень профессиональных обязанностей. Для успешного выполнения каждой из предписанных обязанностей предусмотрены квалификационные категории, которым должен соответствовать работник в данной должности.

Квалификационных уровней всего 6. Их градация зависит от опыта, профессиональных навыков и общего стажа работника. Они фиксируются по определенной системе, предусмотренной стандартом.

Основными функциями, представленными в обобщенном виде, являются:

  1. Информационная поддержка руководителя по текущим вопросам.
  2. Организация и обслуживание конферентных мероприятий.
  3. Организованный сбор профессиональной информации.
  4. Документирование поступающей информации и ее систематизация.
  5. Создание оптимальных рабочих условий для руководителя компании, фирмы или предприятия.
  6. Подготовка рабочего места руководителя и создание деловой атмосферы в кабинете.

Аналитический подход к сбору профессиональной информации заключается в том, что секретарь ранжирует поступаемые сведения по степени важности и выделяет на представление руководителю самые безотлагательные.

Административная поддержка руководителя

Кроме того, функциональной обязанностью секретаря является административная поддержка руководителя. То есть, руководитель имеет право затребовать рабочую документацию за любой истекший период и провести параллели с сегодняшним днем.

Задача секретаря в этом случае — обеспечить администрирование без задержек. Он должен выполнить принятые руководителем решения, будь то кадровый или производственный вопрос.

При этом профстандарт секретаря предписывает не только исполнение решений руководителя, но и обеспечивает своевременный контроль над исполнением этих поручений. Это возможно только при владении определенными методами классификации и хранения информации.

Стандартные функции озвучиваются по степени возрастания их сложности. Детализированный подход в составлении стандарта заключается в том, что под каждую функцию, приписываемую к исполнению работнику в должности секретаря, расписывается ряд конкретных работ.

Так, самая распространенная и наиболее часто выполняемая организаторская функция предполагает работу с посетителями. Это могут быть клиенты, записанные заранее на прием к руководителю или потенциальные партнеры компании. Секретарь должен обеспечить комфортные условия ожидания в приемной, проявляя максимальную вежливость и доброжелательность.

Создание функционального пространства в приемной — важная трудовая обязанность. Здесь должно быть не только уютно. Приемная руководителя должна быть максимально насыщенной корпоративной символикой и информацией. Выставочные стенды с рабочей информацией или графиками дадут возможность посетителям, дожидаясь своего времени, проникнуться духом компании и составить представление о ее профиле.

Среди всех обязанностей секретаря профессиональный стандарт особое отношение уделяет координационным мероприятиям. Они включают в себя:

  • Фиксацию перемещения сотрудников. По индивидуальному распоряжению руководителя секретарь может вести учет временных потерь персоналом (отметка о своевременности прихода на работу, о простоях). Данные сведения вносятся в специальный журнал перемещений.
  • Координацию перемещений курьеров и водителей. В этом отношении особенно важно соблюдение документального подтверждения перемещения данных категорий сотрудников.
  • Формирование графиков разъездов и их маршрутов.
Читайте так же:  Что такое интенсивность труда, как измеряется

Осуществление коммуникаций также является частью административной поддержки руководителя. От своевременного приема телефонных звонков зависит полноценное функционирование офиса. Секретарь должен не просто фиксировать каждый звонок, но распределять их адресатам.

Секретарь: воплощение деловой этики

Выполнение любого вида работ требует от секретаря знания деловой этики. Безупречная вежливость, офисный дресс-код являются профессиональным требованиям для секретаря любой квалификационной категории.

Стандарт предписывает умение устанавливать контакт с любым собеседником и способность поддерживать деловую беседу. Имеется в виду не только телефонные переговоры, но и личное общение в приемной с клиентами. При этом, согласно положениям стандарта, секретарь должен уметь урегулировать конфликтные моменты без непосредственного участия руководителя.

Соблюдение служебного этикета предполагает также знание информационно-коммуникационных технологий. Расположить клиента или посетителя к диалогу, значит, создать благоприятное впечатление о компании.

От владения речевым и поведенческим этикетом во многом зависит имидж организации в целом и личная репутация руководителя.

Какое образование должно быть у секретаря руководителя

Простейшие функции, которые должен выполнять работник в данной должности, предписывают наличие среднего образования. Кроме того, большим плюсом при приеме на работу будет документальное подтверждение прохождения программы профессиональной подготовки. Это полезные курсы, которые включают, помимо изучения базовых обязанностей, владение офисной техникой.

Диплом пользователя компьютера — неотъемлемая часть компетенции секретаря любого уровня, даже для сотрудника со средним образованием. Если же секретарю вменяется в обязанность обеспечение деятельности руководителя, то в профстандарте особо оговаривается: он должен иметь диплом о высшем образовании, причем не ниже бакалавриата.

Однако работа с людьми во многом ориентирована на человеческий фактор. Если сотрудник проявил организаторские способности и имеет задатки программиста, то, согласно профстандарту секретаря руководителя, на данную должность может быть утвержден работник со средним профессиональным образованием. Что касается административной поддержки руководителя, то эта функция может быть доверена только сотруднику с высшим образованием.

Требования по стажу не актуальны для секретаря, отвечающего только за организацию и сбор информации. Однако если речь идет о должности секретаря для руководителя, профессиональный стандарт предписывает соблюдение следующих требований, касающихся стажа:

  • для формирования базы данных (документационной поддержки) соискатель должности обязан проработать 2 года секретарем;
  • административная поддержка и аналитика требует 3-х лет присутствия в профессии.

Секретарь руководителя: как профстандарт помогает в работе с кадрами

Профстандартом предусматривается градация должностей по возрастанию предъявляемых к ним квалификационных требований:

  1. Секретарь-администратор (минимальный функционал).
  2. Делопроизводитель (основной акцент на сборе профильной документации).
  3. Секретарь руководителя (администрирование и аналитика).
  4. Помощник руководителя (составление расписания работы; редактирование документов; организация деловых встреч с партнерами и коллегами; организация протокольных мероприятий; ведение протокола; бронирование переговорных комнат).

Часто помощник руководителя берет на себя обязательства референта. В этом случае расширенный круг обязанностей предусматривает особую оплату и особые квалификационные требования.

На практике градация должностей оптимизирует составление штатного расписания. Работа с кадрами, ориентированная на профстандарт, принимает логическую завершенность. Руководителю легче выносить решения относительно участия каждого члена коллектива в решении какой-либо производственной задачи.

Обратите внимание — профстандарты, принятые в 2016 году, обязательны к исполнению. Контролю подлежит соблюдение функциональных требований, возложенных и на сотрудника в должности секретаря, и на работодателя.[/attention]

Согласно положениям Трудового кодекса Российской Федерации, несоответствие названий должностей вменяемому объему работ может быть квалифицировано как должностное нарушение.

Видео (кликните для воспроизведения).

Следует отметить, что использование профстандарта — это кратчайший путь к составлению объективной картины соответствия работников занимаемой должности. Унифицированные требования позволяют классифицировать производственную ситуацию, отталкиваясь от положений стандарта.

Источники


  1. Хаин, В. Е. История и методология геологических наук / В.Е. Хаин, А.Г. Рябухин, А.А. Наймарк. — М.: Academia, 2017. — 416 c.

  2. Матузов, Н. И. Теория государства и права / Н.И. Матузов, А.В. Малько. — М.: Издательский дом «Дело» РАНХиГС, 2011. — 528 c.

  3. Савюк, Л.К. Правоохранительные и судебные органы / Л.К. Савюк. — М.: ЮРИСТЪ, 2013. — 464 c.
  4. Горшенева, И.А. Теория государства и права. Гриф МВД РФ / И.А. Горшенева. — М.: Юнити-Дана, 2013. — 910 c.
  5. Скуратовский, М. Л. Подготовка дела к судебному разбирательству в арбитражном суде первой инстанции / М.Л. Скуратовский. — М.: Wolters Kluwer, 2018. — 200 c.
Профстандарт секретаря
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here