Состав расходов при направлении сотрудника в заграничную командировку

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "Состав расходов при направлении сотрудника в заграничную командировку" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Заграничные командировки: учет и подтверждение затрат

Расчет суточных при заграничной командировке

Пример 2. Сотрудник ООО «Элекс-ком» направлен в командировку в Латвию, день начала и день окончания командировки — 4 мая 2011 г.
В положении о командировках — локальном нормативном акте, действующем в организации, — установлено, что размер суточных для командировок за рубеж составляет 2500 руб. в сутки.
За 4 мая 2011 г. сотруднику начислены суточные в размере 50% от установленной нормы, то есть 1250 руб.

Иные расходы, возмещаемые работнику при заграничной командировке

Оформление командировочного удостоверения

Теперь рассмотрим вопрос оформления командировочных удостоверений при зарубежной командировке.
По общему правилу на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его фактического пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него).
Исключение — загранкомандировки. Согласно п. 15 Положения N 749 направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.
Но обратите внимание, что это исключение не распространяется на случаи командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
А вот при командировке в страны, с которыми нет межправительственных соглашений, день выезда и въезда на территорию РФ определяется согласно отметкам пограничных органов. Ко времени командировки прибавляется время, необходимое на проезд от или до места отправления транспортного средства.

Пример 3. Сотрудник организации, расположенной в г. Нижнем Новгороде, командирован в Италию. Билет на самолет приобретен из Москвы на 16 мая 2011 г. Чтобы сотрудник доехал до Москвы, на его имя приобретен билет на поезд на 15 мая 2011 г. Следовательно, заграничная командировка сотрудника начинается 15 мая 2011 г.

Пример 4. Сотрудник организации, расположенной в г. Санкт-Петербурге, направлен в заграничную командировку, вылет из Санкт-Петербурга 13 мая 2011 г. в 00:30. Чтобы зарегистрироваться на рейс, сотрудник обязан прибыть в аэропорт не позднее 23:30 12 мая 2011 г. Следовательно, командировка начинается 12 мая 2011 г. и за данное число сотруднику необходимо начислить суточные в размере, предусмотренном для российских командировок.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
В общем случае фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении, заверенном подписью должностного лица организации, куда командирован сотрудник, и печатью. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
Представим случаи, когда оформляется или не оформляется командировочное удостоверение (таблица N 1).

По территории РФ

За рубеж, в страны СНГ, с которыми
заключены межправительственные соглашения

За рубеж, в иные страны

Отчет о командировке

Как выплатить аванс на загранкомандировку

Признание командировочных расходов в налоговом учете в случае, если аванс был выплачен в рублях

Несостоявшиеся командировки

Командировочные расходы: нестандартные ситуации

Ситуация 1. Работник организации направлен в однодневную командировку на территории РФ. Следует ли ему оплатить суточные и расходы на питание (счет из кафе, ресторана)? Изменится ли ситуация в случае однодневной зарубежной командировки?

Для признания однодневной поездки командировкой необходимо одновременное выполнение следующих условий:

  • поездка не носит постоянного характера;
  • работник не относится к категории лиц с разъездным характером работы;
  • имеется правильно оформленное командировочное удостоверение.

Ситуация 2. Работник живет в 70 км от места работы, куда он добирается на личном транспорте. Иногда в связи с производственной необходимостью он вынужден задерживаться на работе, и в таких случаях организация оформляет ему командировку на сутки с проведением ночи в расположенной рядом с работой гостинице. Как правильно учесть и оплатить командировочные расходы?

Ситуация 3. Организация заключила договор подряда на выполнение реставрационных работ. Можно ли в качестве компенсации оплатить командировочные расходы сотрудникам, работающим по договору подряда, и, соответственно, учесть их при исчислении налога на прибыль? Необходимо ли с суммы компенсации удержать НДФЛ?

Ситуация 4. Иностранная организация открыла филиал в России по продаже мобильных средств связи (телефонов, смартфонов и т.д.) и пригласила работников филиала на конференцию с целью обмена опытом. Расходы оплачивались за счет принимающей стороны: перелет, проживание и питание. Можно ли выплатить российским работникам еще и суточные за время пребывания на конференции? Правомерно ли включить суточные и оплату обратных билетов в расходы при расчете налога на прибыль, если работники задержались на несколько дней для отдыха и проведения экскурсионной программы? Место проведения конференции — Лондон (Великобритания), экскурсионной программы — Лондон и Париж (Франция).

Согласно ст. 168 ТК РФ суточные представляют собой возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с его проживанием вне постоянного места жительства. Поскольку суточные выплачиваются дополнительно к сумме возмещения расходов на проживание, чаще всего их отождествляют именно с компенсацией расходов на питание. Однако суточные — это компенсация расходов не только на питание, но и любых других, возникающих в связи с временным проживанием вне дома (например, расходов на междугородние переговоры, химчистку и глаженье одежды, оплату услуг носильщика).
Перечень подобных расходов законодательно не утвержден. Следовательно, оплата принимающей стороной питания командированного работника не лишает его права на получение суточных от организации, в которой он работает.
Чтобы определиться с размером выплачиваемых суточных, рекомендуем взять за основу порядок, предусмотренный для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета (п. 7 Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 в ред. от 12.08.2008):

  • если принимающая сторона обеспечивает работника, направленного в служебную командировку на территорию зарубежного государства, иностранной валютой на личные расходы, то суточные в иностранной валюте ему не выплачиваются;
  • если принимающая сторона не выплачивает командированному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, то суточные в иностранной валюте выплачиваются в сумме 30% от установленных Правительством РФ размеров.

Ввиду того что законодательное регулирование данного вопроса для коммерческих организаций отсутствует, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должны определяться локальным нормативным актом.
Обратите внимание на то, что если зарубежная конференция проходила, например, в Лондоне, а после ее окончания российские сотрудники переехали в Париж для отдыха и экскурсионной программы, то расходы на проезд, проживание и суточные за время пребывания в Париже работодатель оплачивать не обязан.
Аналогично решается вопрос с оплатой расходов на экскурсионные программы и личный отдых после выполнения служебного задания в тех случаях, когда командировка осуществляется на территории РФ.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации организация вправе выплатить своим работникам суточные и суммы возмещения иных расходов, связанных с командировкой, в порядке и размерах, предусмотренных коллективным договором или иным локальным нормативным актом.

Читайте так же:  Преимущества и недостатки ипотеки и какие плюсы и минусы ипотеки нужно знать для принятия важного ре

Ситуация 5. Руководящий состав организации выезжает в командировку. Можно ли учесть в составе расходов организации оплату билетов бизнес-класса, стоимость такси, услуг VIP-залов и иных сервисных услуг?

Состав расходов при направлении сотрудника в заграничную командировку

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

[3]

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Организация периодически направляет сотрудников в заграничные командировки, для чего требуется оформление соответствующих виз. Саму стоимость виз организация учитывает на счете 97 «Расходы будущих периодов», постепенно списывая в течение срока действия визы. При этом в учетной политике организации ничего не говорится о методах учета расходов на оплату виз.
Учитывать ли в составе расходов будущих периодов (счет 97) командировочные расходы (суточные, средний заработок за время командировки, сопутствующие зарплатные налоги и сборы, а/билет, гостиница и прочие) одного сотрудника в Москву с целью получения виз для нескольких сотрудников организации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемой ситуации мы не видим оснований для отнесения к расходам будущих периодов командировочных расходов, связанных с поездкой сотрудника в Москву.

К сведению:
В целях налогообложения прибыли в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, которые могут включать в себя в том числе расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 28.09.2012 N 16-15/[email protected]).
Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, смотрите также письма Минфина России от 03.06.2014 N 03-03-РЗ/1/26511, от 29.11.2013 N 03-03-06/1/51808, от 18.07.2013 N 03-03-06/1/28117, ФНС России от 25.11.2012 N ЕД-4-3/19756).

Рекомендуем ознакомиться с материалом:
— Энциклопедия решений. Учет компенсации иных расходов в командировках.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

[1]

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

19 февраля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Командировка заграничная, налоги отечественные: учитываем расходы на выезд работника за рубеж

В большинстве фирм заграничные командировки если и случаются, то не часто. А это значит, что у бухгалтера нет опыта оформления расходов, связанных с подобными поездками. Тогда как инспекторы при проверках уделяют таким затратам повышенное внимание. Давайте разберемся, на что бухгалтеру стоит обратить внимание при оформлении расходов, связанных с зарубежными командировками.

Вводная информация

Заграничная командировка помимо понятных и достаточно детально регламентированных в Налоговом кодексе расходов по выплате суточных в иностранной валюте, влечет еще и другие затраты. Так, выезжающему сотруднику нужно будет оформить визу. А если у него нет действующего загранпаспорта, то еще и понести расходы на его оформление. А эти затраты часто «обрастают» попутными — курьерская доставка, помощь в оформлении и т п. Давайте посмотрим, как правильно отразить все эти расходы в налоговом учете.

Расходы на загранпаспорт подтверждает сам паспорт

Расходы на обычные, внутри страны, командировки бухгалтеры традиционно подтверждают кадровыми документами и авансовым отчетом. Но в случае с загранкомандировкой этих документов для подтверждения расходов может оказаться недостаточно. Ведь, например, по расходам на оформление виз и паспортов такие документы будут подтверждать лишь обоснованность расходов, то есть их относимость к служебной поездке. Тогда как требование статьи 252 НК РФ о документальном подтверждении сути расхода останутся невыполненными.

Командировочное удостоверение

Обратите внимание, что при заграничных командировках командировочное удостоверение не оформляется, достаточно распоряжения (приказа) работодателя. Исключение составляет командирование в государства — участники СНГ, при въезде и выезде в которые в загранпаспорте не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749).

А какие документы могут подтвердить затраты по оплате консульского сбора и тарифов, в т.ч. и госпошлины, взимаемой при выдаче заграничного паспорта? На этот, казалось бы, трудный вопрос ответ оказывается очень простым: эти расходы подтверждают сам факт наличия загранпаспорта или визы (см. определение ВАС РФ от 02.03.07 № 1535/07). Так что для документального обоснования расходов организации по получению визы или оформлению загранпаспорта для командируемого бухгалтеру достаточно будет снять копии с полученных документов (скопировать страницу с данными работника и страницу с визой). Данные копии нужно заверить и быть готовым предъявить инспекторам при возникновении вопросов.

Тут нужно обратить внимание еще на один момент. Данные суммы расходуются, как правило, не напрямую с расчетного счета организации, а опосредовано, через самого командируемого работника. Ему либо выдаются деньги под отчет, либо компенсируются уже произведенные расходы. Так вот, ни в том, ни в другом случае НДФЛ с данных выплат удерживать не нужно (определение ВАС РФ от 06.07.07 № 7487/07).

Читайте так же:  Открытие веб-студии с нуля регистрация компании и необходимая документация

Доставка, организация и прочие сопутствующие услуги

Курьерская доставка готовых виз — услуга, которую сегодня предоставляют, наверное, все визово-консульские центры. Более того, многие компании, стремясь обеспечить скорость и своевременность получения всех документов, необходимых для командировки, обращаются за помощью к специализированным организациям, которые самостоятельно готовят все необходимое для получения визы; отвозят в визово-консульские центры; забирают готовые документы и доставляют их организации-заказчику.

Можно ли учитывать такие «сервисные» расходы? Тут контролирующие органы занимают «соломонову позицию». С одной стороны, они отмечают, что затраты на курьерскую доставку визы не могут рассматриваться в качестве обязательных платежей или сборов в рамках организации служебной командировки. А значит, учесть их нельзя. Однако налоговики тут же подсказывают возможный выход, отмечая, что законодательство не запрещает работодателю возместить сотруднику иные расходы, связанные с командировками. Но для этого случаи и размеры такого возмещения должны быть закреплены в локальном нормативном акте (см. письмо ФНС России от 25.11.11 № ЕД-4-3/[email protected]).

Таким образом, для учета различных «сервисных» расходов бухгалтеру надо позаботиться о следующем:
1. Закрепить виды подобных расходов в положении о командировках или ином локальном акте организации, как «иные, компенсируемые работнику».
2. Осуществлять данные расходы не напрямую от имени организации, а через работника, либо выдавая ему деньги под отчет, либо компенсируя ему данные расходы.
3. Обеспечить получение сотрудниками и представление в бухгалтерию документов, подтверждающих получение и оплату данных услуг. Особо позаботьтесь, чтобы в документах четко было указано наименование оплаченных услуг. Это, кстати, также можно зафиксировать в положении о командировках именно как условие компенсации «иных расходов».

Соответственно если все будет оформлено надлежащим образом, организация может учесть данные расходы на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ наряду с консульскими сборами и оформлением и выдачей визы.

Когда признавать расходы

Идем далее — в какой момент можно учесть расходы на загранкомандировки? Тут Налоговый кодекс не делает различий между командировками внутри страны и выездом за ее пределы. Это значит, что затраты на заграничные поездки учитываются при налогообложении на дату утверждения соответствующего авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Обратите внимание, что эти положения применяются ко всем расходам, связанным с командировкой, а не только к суточным, оплате проезда и проживания (см. письмо Минфина России от 03.06.14 № 03-03-06/1/26511). Так что затраты по оформлению и выдаче паспортов, виз, приглашений, ваучеров и прочие подобные затраты, организация сможет включить в расходы при налогообложении прибыли только по завершении командировки и утверждении авансового отчета. Не забудьте проконтролировать, чтобы к авансовому отчету была приложена копия страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 08.08.08 № 28-11/074505).

Если командировка не состоялась

Ситуация, когда расходы учитываются только на дату утверждения авансового отчета, вызывает логичный вопрос: как быть, если командировка не состоялась? Минфин, рассматривая подобный случай, отвечает четко: затраты по несостоявшейся командировке учесть при налогообложении нельзя. Такой подход авторы письма обосновывают тем, что эти расходы не соответствуют критериям статьи 252 НК РФ (письмо от 06.05.06 № 03-03-04/2/134). Но при этом в том же письме Минфин разрешает не удерживать НДФЛ по компенсациям расходов сотрудников в связи с такими несостоявшимися командировками. Обоснование: отмена командировки не влияет на квалификацию данных затрат в отношении работников.

На наш взгляд, точно такую же логику можно применить и в отношении налога на прибыль. Ведь НК РФ нигде не говорит, что затраты на оформление и выдачу виз, паспортов и т п. учитываются при налогообложении прибыли только по состоявшимся командировкам. Единственное условие — наличие авансового отчета. А его работнику придется составить и при отмене командировки, так как без авансового отчета он не получит от работодателя компенсации понесенных затрат. Заметим, кстати, что в правовых базах можно найти старое разъяснение столичных налоговиков (от 23.12.05 № 20-12/95309б), где сказано, что расходы по отмененной командировке, в том числе и на оформление и выдачу виз, можно учесть, если у организации соответствующие первичные документы.

Выезд на учебу или выставку

Отдельно стоит рассмотреть вопрос достаточно распространенных поездок «в теплые края» на различные образовательные мероприятия и выставки. Понятно, что такое совмещение приятного с полезным всегда будет вызывать повышенный интерес со стороны проверяющих. А значит, и документами надо запастись, как говорится, по полной. Итак, для того, чтобы обезопасить данные расходы, помимо обычных документов, связанных с командировкой, необходимо:
— указать в распоряжении (приказе) о направлении сотрудника в командировку цели поездки — участие в образовательном мероприятии, наименование мероприятия и длительность, сослаться на программу обучения и повышения квалификации, действующую в организации;
— иметь программу обучения и повышения квалификации сотрудников на текущий год, утвержденную руководителем организации;
— иметь договор с организатором обучения, программу мероприятия, «закрывающий» акт и счет-фактуру;
— получить письменный отчет работника, принявшего участие в семинаре, где должен быть не только перечислен состав вопросов, рассмотренных в ходе мероприятия, но и указано, как планируется применять эти знания и навыки при работе в организации.

Состав расходов при направлении сотрудника в заграничную командировку

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Видео (кликните для воспроизведения).

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Организация периодически направляет сотрудников в заграничные командировки, для чего требуется оформление соответствующих виз. Саму стоимость виз организация учитывает на счете 97 «Расходы будущих периодов», постепенно списывая в течение срока действия визы. При этом в учетной политике организации ничего не говорится о методах учета расходов на оплату виз.
Учитывать ли в составе расходов будущих периодов (счет 97) командировочные расходы (суточные, средний заработок за время командировки, сопутствующие зарплатные налоги и сборы, а/билет, гостиница и прочие) одного сотрудника в Москву с целью получения виз для нескольких сотрудников организации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемой ситуации мы не видим оснований для отнесения к расходам будущих периодов командировочных расходов, связанных с поездкой сотрудника в Москву.

Читайте так же:  Декретные на второго ребёнка

К сведению:
В целях налогообложения прибыли в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, которые могут включать в себя в том числе расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 28.09.2012 N 16-15/[email protected]).
Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, смотрите также письма Минфина России от 03.06.2014 N 03-03-РЗ/1/26511, от 29.11.2013 N 03-03-06/1/51808, от 18.07.2013 N 03-03-06/1/28117, ФНС России от 25.11.2012 N ЕД-4-3/19756).

Рекомендуем ознакомиться с материалом:
— Энциклопедия решений. Учет компенсации иных расходов в командировках.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

19 февраля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Оформление служебной командировки в 2019 году

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

В соответствии со статьей 166 ТК РФ , служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как оформить командировку сотруднику в 2019 году и какие формы для этого использовать?

Оформление командировки в 2019 году: документы

Оформление командировочных документов в 2019 году вытекает из норм Трудового кодекса РФ. Поэтому, при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание.

При этом, начиная с 8 января 2015 года, согласно постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки” (далее- Постановление №749) организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Однако для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сорудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно ото него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Требования к первичным учетным документам определены Федеральным законом от 6.1.2 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”. Поэтому оформление командировочных документов в 2019 году должно отвечать следующим стандартам:

  • формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем;
  • командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете закона, к которым относятся:
  1. наименование регистра;
  2. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  3. дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  4. хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
  5. величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  6. наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  7. подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Итак, мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2019 году. После этого, по возвращению сотрудника, обязательно нужно правильно оформить итоги командировки.

Оплата расходов сотрудника

По возвращению работника необходимо правильно оформить и оплатить произведенные им расходы. При этом, как было отмечено выше, к расходам относяться и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании, а также порядок расчета и выплаты суточных определен постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих локальных нормативных документах. При этом, в соответствии с нормами Налогового кодекса РФ , при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей, и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке, не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных, а также подтверждает произведенные расходы документами — проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма N АО-1. Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течении 3-х дней по возвращению из командировки. В противном случае, расходы ему могут быть не возмещены.

Образец приказа о направлении в командировку (подготовлен с помощью коммерческой версии Консультант Плюс):

Образец заполненного авансового отчета (подготовлен с помощью коммерческой версии Консультант Плюс):

Заграничные командировки и споры по расходам

Автор: Павел Хлебников

С учётом деятельности компании, в целях заключения договоров или проведения переговоров, отстаивания позиции в судах иностранных государств, российские компании направляют своих сотрудников в зарубежные командировки. Понятия «зарубежная» или «заграничная» командировка законодательство РФ не содержит, а значит, на них распространяются общие правила ст. 166-168 ТК РФ, с особенностью для такой деятельности за пределами страны. Итак, заграничная служебная командировка ― поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, за пределами Российской Федерации. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Это относится и к любым командировкам.

Читайте так же:  Генеральное соглашение

Поскольку командировка предполагает расходы компании, направление сотрудника должно быть правильно отражено в кадровой документации и бухгалтерском учёте. Учёт командированных работников (как убывших, так и прибывших в командировку), ведётся в специальном журнале. Командировка должна быть оформлена первичными документами: служебным заданием, в котором указывается цель командировки; приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку. Командировочное удостоверение при направлении работника в командировку за границу оформлять не нужно, фактическое время нахождения за границей возможно отследить на основании отметок, сделанных пограничными органами о пересечении государственной границы. Казалось бы, всё не так сложно, однако заграничные командировки предполагают ряд нюансов, и здесь часто возникают споры, которые часто заканчиваются в суде или на различных «согласительных» комиссиях при работодателе. Рассмотрим наиболее частые из них относительно предмета спора.

Споры по отчёту и фактическому расходу

По возвращении из командировки работник обязан предоставить работодателю в течение трёх рабочих дней: авансовый отчёт с приложением документов о расходах и отчёт о работе, выполненной в командировке. Если документы, подтверждающие командировочные расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский язык. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202). Не все и не всегда делают такие переводы, а значит, учесть командировку в бухгалтерском учёте в составе расходов не получится. Позиция по этому вопросу ФНС однозначная: раз не ясен смысл документа, значит, он не может подтвердить понесённые расходы. При выписке авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета (Письмо Минфина России от 24.03.2010 № 03-03-07/6). ФНС России в Письме от 26.04.2010 № ШС-37-3/[email protected] уточнила, в каких случаях нет необходимости переводить на русский язык электронный билет.

Споры о выдаче денежных средств на командировочные расходы

При направлении работника в командировку выдается денежный аванс. Сумму аванса организация определяет самостоятельно исходя из срока командировки, норм суточных расходов, норм расходов на наём жилого помещения, стоимости проезда к месту командировки и обратно. Выдача наличных денежных средств оформляется расходным кассовым ордером. Организация может выдать ему денежные средства посредством предоставления банковской корпоративной карты, а работник может осуществлять необходимые расходы либо с использованием банковской карты в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счёта карты.

Часто возникает вопрос о возможности перечисления денежных средств на зарплатную карту. Минфин России не запрещает перечисление денежных средств на зарплатные карты (Письмо от 29.12.2011 № 14-01-07/1396-1966). Он рекомендует минимизировать наличное денежное обращение путём введения безналичных расчётов с подотчётными лицами с применением банковских карт работников (Письмо от 05.10.2012 № 14-03-03/728). Казначейство РФ в Письме от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2-500 пояснило, что нет правовых оснований для отказа в перечислении командировочных расходов на банковские счета работников, открытые для совершения операций с использованием зарплатных карт.

Выплата среднего заработка

Расчёт среднего заработка сотрудника, находящегося в командировке, производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за расчётный период, под которым понимаются 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. Порядок расчёта установлен ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Если работник по распоряжению работодателя выехал в командировку в нерабочий день (выходной или праздничный), то работодатель обязан оплатить ему этот день не менее чем в двойном размере среднего заработка или по желанию работника в одинарном размере, но с обязательным предоставлением ему другого дня отдыха. Данное правило распространяется, если работник в командировке был привлечён к работе в праздничный день и вернулся из неё в один из таких дней (Письмо Минтруда России от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

К аналогичному выводу пришёл Московский городской суд (Апелляционное определение от 28.08.2012 по делу № 11-14545/2012), указав, что дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно ст. 153 ТК РФ в не менее чем двойном размере, ненадлежащее же оформление командировочных документов не может являться единственным надлежащим и достаточным основанием для лишения работника гарантированной Конституцией РФ и нормами трудового законодательства платы за труд. (Апелляционное определение от 18.04.2012 № 33-1500/2012).

Суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути (в том числе за время вынужденной остановки). Выплата суточных при направлении работника в командировку за пределы территории нашей страны имеет свои особенности. В отличие от командировок по территории России, при однодневных командировках за рубеж суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы суточных, установленной работодателем для загранкомандировок. Для целей обложения НДФЛ размер суточных, не облагаемых НДФЛ, составляет за каждый день нахождения в заграничной командировке 2 500 руб.

При направлении сотрудника в загранкомандировку следует учитывать, что, когда сотрудник пересекает границу в день направления в служебную командировку, суточные за этот день, выплаченные в размере, не превышающем 2 500 руб., не облагаются НДФЛ. Для последнего дня командировки из-под налогообложения будут выводиться суточные в размере только 700 руб. Дело в том, что, когда сотрудник убывает с территории России, дата пересечения государственной границы засчитывается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При возвращении на территорию России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. (Письмо Минфина России от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135). Минфин России в Письме от 07.10.2013 № 03-03-06/1/41508 подчеркнул: в целях исчисления НДФЛ суточные не требуют документального подтверждения. Денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с Постановлением Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12 освобождаться от налогообложения в пределах 2 500 руб. и при нахождении в заграничной командировке.

Читайте так же:  Образец заполнения сличительной ведомости по форме инв-19

Расходы на проезд

Фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы на проезд до места назначения и обратно признаются компенсационными выплатами и не подлежат обложению НДФЛ. Проездные билеты для поездки работника в командировку часто оформляются в электронном виде. Согласно Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134 в гражданской авиации маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции является документом строгой отчётности. Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, произведённые расходы подтверждаются маршрут-квитанцией электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочным талоном (Письма Минфина России от 29.08.2013 № 03-03-07/35554, от 07.06.2013 № 03-03-07/21188 и др.). Для электронного пассажирского билета установлен перечень обязательных реквизитов. Маршрут-квитанция, не содержащая хотя бы один реквизит, не может являться основанием для признания расходов (Письмо Минфина России от 26.09.2012 № 03-07-11/398).

Если работник добирался до аэропорта на такси, такие расходы на проезд могут учитываться при расчёте налога на прибыль лишь при условии их экономической обоснованности. Они должны быть документально подтверждены, оформлены в соответствии с требованиями действующего законодательства (Письма Минфина России от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621). Если имели место поездки на такси не в аэропорт (до вокзала), а по городу, то в случае, если понесённые при этом расходы экономически обоснованы, они также могут быть приняты в целях уменьшения базы по налогу на прибыль (Письмо УФНС России по г. Москве от 11.11.2011 № 16-15/[email protected]).

Обоснованность расходов, учитываемых при расчёте налоговой базы, должна оцениваться с учётом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. Если командировочному лицу по каким-либо причинам необходимо было передвигаться по городу на такси, например перевозя тяжелый или ценный груз, такие расходы можно признать экономически обоснованными и включить в расходы в целях исчисления налога на прибыль. При этом необходимо, чтобы работник разъяснил производственную необходимость этих расходов в служебной записке. ФАС Московского округа указал, что, если расходы на такси произведены не на проезд до аэропорта (из него), а по городу, они не могут быть освобождены от НДФЛ (Постановление от 04.04.2013 по делу № А40-51503/12-90-279).

Также суды разъяснили позицию, признавая обоснованными расходы на аренду автомобиля сотрудником, находящимся в командировке, если он переезжает из одного города в другой. (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22.09.2010 по делу № А32-49229/2009). Кроме того, поскольку расходы на аренду автомобиля относятся к компенсационным выплатам, связанным с исполнением гражданами трудовых обязанностей, они не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742, Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 22.09.2010 № А32-49229/2009, ФАС Уральского округа от 03.09.2007 № Ф09-7059/07-С2). Однако имеются и судебные решения, вынесенные не в пользу налогоплательщиков. Так, ФАС Московского округа счёл, что расходы командированного работника по прокату машин не относятся к расходам, не подлежащим обложению НДФЛ (Постановление от 04.04.2013 по делу № А40-51503/12-90-279).

Расходы на проживание

[2]

Согласно ст. 264 НК РФ наём жилого помещения организация может признать в качестве командировочных расходов. Однако в случае, если в счёте от зарубежной гостиницы выделен НДС, его также нужно включить в расходы. Минфин России разъяснил, что расходы работника на проживание в гостинице, включая НДС, уплаченный за границей, можно учитывать в качестве расходов на командировку (Письмо от 30.01.2012 № 03-03-06/1/37). Если работник проживал в номере класса люкс, то контролирующие органы могут счесть такие расходы экономически необоснованными. В этом случае организация может сослаться на то, что НК РФ не предусмотрены ограничения расходов на проживание в гостинице по классу номеров. Главное ― наличие оправдательного документа. Такими документами могут служить: счёт (инвойс) гостиницы и ваучер, подтверждающий расходы на онлайн-бронирование. В счете гостиницы должны быть указаны время проживания командированного, стоимость проживания в день и за весь период, также должна стоять отметка об оплате услуг гостиницы. Счёт должен быть подписан уполномоченными лицами и заверен печатью. В счетах, выставляемых гостиницами, довольно часто указывается не только стоимость услуг по проживанию, но и дополнительных услуг (Интернет, телефоном и т. п.).

Стоимость дополнительных услуг, оказываемых гостиницами, включается в состав расходов по найму жилого помещения в месте командирования, поэтому такие дополнительные услуги отелей могут учитываться в составе командировочных расходов. Расходы на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, пользование бассейнами, саунами и т. п. учесть в составе расходов по найму жилья нельзя. На это прямо указано в ст. 264 НК РФ. Нельзя учесть в составе расходов по найму жилья стоимость завтраков, подаваемых в номер, т. к. стоимость питания в командировке покрывается за счёт суточных. Если командировка работника носит производственный характер, то стоимость брони может быть учтена для целей налогообложения. (Письма от 18.10.2011 № 03-03-06/1/672, от 10.03.2011 № 03-03-06/1/131).

Видео (кликните для воспроизведения).

Затронутая тема обширна, а практика по ней сложилась и устоялась. Главное, что нужно помнить: все расходы в заграничной командировке должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы.

Источники


  1. Виктор, Дмитриевич Перевалов Теория государства и права 5-е изд., пер. и доп. Учебник и практикум для прикладного бакалавриата / Виктор Дмитриевич Перевалов. — М.: Юрайт, 2016. — 690 c.

  2. Миронов Иван Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн; Книжный мир — М., 2015. — 672 c.

  3. Ло, Реймонд Фен-Шуй и анализ судьбы; София, 2011. — 224 c.
  4. Кучерена, А. Г. Адвокатура в условиях судебно-правовой реформы в России: моногр. / А.Г. Кучерена. — М.: Юркомпани, 2017. — 432 c.
  5. Неосновательное обогащение. Судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2014. — 375 c.
Состав расходов при направлении сотрудника в заграничную командировку
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here