В каких случаях требуется оформление этого документа

Сегодня вы можете ознакомиться со статьей на тему: "В каких случаях требуется оформление этого документа" с комментариями профессионалов и списком дополнительных источников. Если возникнут вопросы, то задавайте их нашему дежурному юристу.

Раскрываем секреты подписания договора

Что нужно знать при подписании любого договора?

Прежде чем подписать договор не забудьте про нюансы

Ведь вы не желаете оказаться обманутыми? Мы предлагаем ознакомиться с основными требованиями, правилами и нюансами, позволяющими определять степень сотрудничества, способы оплаты и сроки исполнения.

  1. Если договор заключается между юридическим и физическим лицами, то указываются все реквизиты фирмы, контактные данные, налоговый статус, полномочия для подписанта.
  2. Если между физлицами заключается договор, то следует указывать адреса, телефоны, паспортные данные.
  3. При заключении договорных обязательств четко прописываются все условия для выполнения работ, налоговые последствия при расторжении договора или срывов сроков исполнения.
  4. Если оформляется сделка или услуга, то указываются все возможные последствия и конкретные требования. В том числе стоит прописывать размеры изделий, сроки, проценты, материалы.
  5. На последнем листе документа проставляются подписи сторон и юрлицо ставит оттиск печати. При этом требуется проследить, чтобы все данные, располагаемые на оттиске были читабельны.

Одновременно с подписанием договора между юридическим и физическим лицами оформляются в двойном экземпляре чек на сумму полученных денег, счет-фактуры, накладные на товар.

При заключении договора возможно оформление нотариального удостоверения. Это необходимо, если оформляется документ:

  1. купли/продажи,
  2. бартера,
  3. аренды земельных участков, недвижимости, транспортных средств,
  4. займа,
  5. договор, касающийся выполнения конкретных услуг,
  6. по желанию одной из сторон.

5 особенностей подписания договорных обязательств между физ. лицами

Что если договор между физ. лицами?

Между физическими лицами может заключаться письменный и устный договора. В любом случае оговариваются условия сделки, сроки исполнения, методы оплаты.

  1. Подписанты встречаются для обсуждения и составления документа. По обоюдному соглашению сторон допускается совершать сделку между уполномоченными представителями и физлицами.
  2. Договор может скрепляться как подписями сторон, так и печатями. Допускается оформление на специальных бланках.
  3. Уполномоченные лица вправе регулировать условия соглашения, сроки и требования.
  4. Если сумма сделки превышает десятикратный размер оплаты труда, то требуется нотариальное заверение.
  5. Так же посещение нотариуса необходимо, если заключается договор по ипотеке, при залоге имущества, уступках прав требований или рента. Нотариально заверять требуется все завещания и оформления доверенностей. Этот шаг необходим, чтобы исключить возможную недействительность.

4 особенности подписания договорных обязательств между юр. лицами

Что если договор между юр. лицами?

Предприятия, предприниматели, компании вынуждены оформлять любые сделки официально. Для этого заключаются договора, в которых имеются четкие требования, условия сделок и сроки.

  1. Договора/контракты оформляются в юридических отделах одной из сторон. Крупные предприятия до заключения сделки анализируют финансово-хозяйственную деятельность партнеров, изучают информацию налоговых деклараций и балансов, проверяют документы государственной регистрации, учредительные бумаги, выписки из ЕГРН.
  2. В договоре указываются данные компаний, права и обязанности, стоимость и порядок расчетов, материалы, товары, форс-мажорные обстоятельства, реквизиты, варианты разрешения споров.
  3. Подписывают договорные обязательства представители предприятий, уполномоченные директором, учредителями, предпринимателями.
  4. Договоры скрепляются печатями в обязательном порядке.

Формальности при подписании договора

При подписании договора нужно учесть все формальности и риски

Оформление сделки, поставки товаров или выполнение услуг сопровождается подписанием договора. Однако существуют правила, которыми не стоит пренебрегать.

Совет 1: Как утверждать документы

  • Как утверждать документы
  • Какие документы относятся к распорядительным документам
  • Как написать регламент
  • — авторучка;
  • — печать (не во всех случаях);
  • — утверждаемый документ.

В идеале руководитель должен прочитать или хотя бы бегло просмотреть каждый такой документ.

Конечно, на практике они могут быть достаточно объемными, а босс, особенно в крупной фирме, просто не располагать временем для вдумчивого чтения.

Однако ознакомиться с каждой бумагой надежнее: кто знает, что подсунули сотрудники.

В крупных компаниях, впрочем, часто достаточно наличия подписей ответственных лиц более низкого ранга. Хотя не исключены и варианты, когда все они подписали документ, не глядя.

Типовая форма многих корпоративных документов автоматически предполагает место для визы первого лица в верхней части первой страницы — текст «Утверждаю» и место для даты и подписи.

В этом случае достаточно расписаться, при необходимости расшифровать подпись и поставить, если требуется печать.

Если же форма иная, желательно написать «Утверждаю» от руки, поставить дату и расписаться.

Но на практике нередко первое лицо организации ограничивается лишь датой и подписью (ее наличие подразумевает, что документ одобрен), а то и только своим автографом.

Как правильно заверить копию документа

  • Как правильно заверить копию документа
  • Как заверить копию трудовой книжки верно
  • Как заверить сертификат

В каких случаях нужно заверять документы

Копии документов необходимо заверять в любом случае, иначе они будут считаться просто бумажками, даже если их содержание в точности соответствует оригиналу. Но то, кем будет заверена копия, во многом зависит от того, в какую организацию вам необходимо предъявить ее. В некоторых случаях достаточно будет, если документ будет заверен печатью вашей организации, в некоторых – за эту процедуру придется заплатить нотариусу.

Копии документов могут потребоваться вам для предоставления в налоговые органы и во внебюджетные фонды, при оформлении гражданско-правовых сделок, а также для предъявления в суды и т.п. Так, в частности, п.8 ст.75 Административно-Правового кодекса РФ устанавливается норма, в соответствии с которой в судебные инстанции должны предъявляться подлинники документов или их копии, заверенные надлежащим образом. В противном случае, если копии не заверены правильно, судебное решение может быть оспорено и даже отменено.

Как заверить копию документа у нотариуса

При отсутствии нотариуса к его подписи может быть приравнена заверяющая подпись главы администрации муниципального образования или специально уполномоченного должностного лица.

Как заверить копию документа самостоятельно

Если копия на нескольких листах, заверить можно каждый из них по отдельности или прошить и пронумеровать листы и в заверяющей надписи указать: «Копия на 3 листах верна».

Поэтому и документы самой организации, и ее сотрудников имеет право заверять руководитель или то должностное лицо, которое имеет полномочия на это. Юридическую силу такой копии, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, придадут необходимые реквизиты: отметка о том, где находится оригинал документа, дата выдачи и надпись «Копия верна», подтвержденная фамилией, инициалами, подписью должностного лица-заверителя. Подлинность подписи заверителя подтверждается оттиском печати организации.

Глава 5. Правила оформления и выдачи копий документов

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.

Как правило, при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).

Читайте так же:  Правила охраны труда в электроустановках и по электробезопасности

Подлинник официального документа — это «первый или единичный экземпляр официального документа»24.

В единичном экземпляре изготавливаются такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др.

Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии.

Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии.

Копия документа — это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»25. Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под установленным порядком подразумеваются четко определенные действующими нормативными правовыми актами правила о том, кто и какие виды копий официальных документов имеет право заверять.

Так, например, свидетельствовать верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.

Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:

1. Организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация.

2. Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

3. Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело.

4. Запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки (шрифт, например).

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 25 «Отметка о заверении копий» по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов:

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом), например:

Начальник канцелярии

Н.М.Сергеева

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»;

воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;

из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);

проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Образец оформления выписки из документа (приказа) приведен в прил. 33.

Отпуск — это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т.е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи. Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.

От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника (например, свидетельства о рождении, аттестата или диплома и др.) на таком же бланке, что и подлинник. На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дублика

Какие существуют требования к оформлению документов

Оформление документов, в том числе и договоров, требует определенных знаний. Как минимум, это тщательное соблюдение ГОСТов, нормативов и общепринятых требований. Конечно, даже нотариусы не всегда знают все правила оформления. Поэтому следует досконально проверять каждый пункт.

При оформлении любого документа нужно соблюсти определенные требования

Прежде, чем разбираться в оформительских требованиях, следует определиться, что такое документ. Также надо понимать тот факт, для чего необходимо соблюдать заключение сделки в письменном виде.

Документом является любой материальный носитель, в котором «заложена» конкретная информационная база. Поэтому договором может служить не только печатная форма, но и обычный компьютерный диск, пленка или фотография. Подобные документы подписываются цифровою подписью и считаются действительными.

Структурные элементы документа

Любой документ должен состоять из структурных элементов

Документ представляет собою информацию, относящуюся к конкретной сделки. Поэтому, независимо от тематики, сферы услуг и выполнения работ официальная бумага должна содержать в себе основную информацию.

  1. Титульный лист, в котором прописываются наименования компаний, физлица.
  2. Предисловие – основная мысль заключения договорных обязательств.
  3. Содержание включает в себя список разделов.
  4. Введение.
  5. Наименования, которые имеют отношение к заключению сделки. Здесь прописываются материалы, размеры, цвета и прочие характеристики.
  6. Требования.
  7. Приложения, если такие имеются (графики, чертежи, эскизы, фотографии).
  8. Библиографические данные при необходимости.

Основные требования к оформлению документов

К разным документам — разные требования. А что же есть общего?

В России разработаны специальные ГОСТы, накладывающие ограничения и правила на все типы документов. Поэтому не стоит пренебрегать общепринятыми требованиями.

  1. Нумерация разделов и их наименование располагается по центру листа.
  2. Размер листа должен быть А4. При этом не зависит объем текста, его содержание. Реже встречаются специальные бланки формата А6, которые используются в определенных сферах деятельности.
  3. Поля документа – это важная часть оформления официальных бумаг. Их необходимо выдерживать в определенных рамках. Это позволяет подкалывать документы в папки без боязни проколоть/прошить часть подписанного текста.
  4. Шрифт документа должен соответствовать размеру 12.
  5. Абзацы в документах не отделяются отдельной строкою.
  6. Подпись под документом должна быть обязательна. Если документ заключается юридическим лицом, то печать и должность должны быть проставлены вместе с подписью. Физическому лицу предписывается указывать фамилию и инициалы.
  7. Дата документа всегда проставляется в 2-х местах. На титульном листе указывается сразу под шапкой. Далее требуется указать дату в самом конце документа.
  8. Реквизиты юридических лиц и физических указываются в самом конце документа. В ГОСТе Р.6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» имеются формуляры-образцы документов. Из них можно понять, как правильно оформлять документ.
Читайте так же:  Примерный расчет стоимости страховки по ипотеке

Расписка в получении документов

Передачу документов от одного лица другому рекомендуется сопровождать составлением соответствующей расписки. Данный документ может применяться как в отношениях между рядовыми гражданами, так и при передаче каких-либо бумаг в государственные и коммерческие структуры – налоговую инспекцию, регистрационные службы, внебюджетные фонды, банковские кредитные учреждения и т.п.

Для чего нужна расписка

Расписка в получении документов – это письменное свидетельство того, что те ли иные официальные бумаги были переданы от одного человека другому.

Применять расписку допустимо вне зависимости от того, является ли принимающее лицо сотрудником какой-либо организации или простым гражданином РФ.

С того момента, как документы переходят в другие руки, ответственность за их сохранность перекладывается на принявшего их человека.

В некоторых случаях расписка в получении документов является обязательной (обычно, когда речь идет о государственных учреждениях), а иногда – добровольной, хотя и рекомендованной.

При этом, пренебрегать составлением расписки, если по каким-то причинам понадобилось передать кому-либо свои документы, все же не стоит – дело в том, что при порче или утрате указанных в расписке бумаг, восстанавливать их, ровно как и оплачивать различные штрафы и государственные пошлины, должен будет непосредственный виновник.

Особенно это важно, если были переданы такие важные бумаги, как:

  • личные документы (паспорты, свидетельства о рождении, СНИЛСы, ИНН и пр.);
  • свидетельства о праве на недвижимость;
  • свидетельства о постановке на учет в налоговую и т.п.

Не надо забывать и о том, что в ситуациях, когда между сторонами, участвовавшими в составлении расписки, возникают споры и конфликты, в результате которых кто-то из них решает обратиться в суд, именно расписка становится той официальной бумагой, которая доказывает факт передачи документов.

Когда чаще всего используется документ

Обстоятельств, по которым требуется передать какие-либо документы в чужие руки, находится немало:

  • регистрация по месту жительства;
  • купля-продажа недвижимости;
  • взаимодействие с налоговыми органами по различным вопросам;
  • передача права на представительство своих интересов в различных учреждениях другому гражданину;
  • получение кредита в банке и т.д.

Надо сказать, что иногда передача документов оформляется актом приема-передачи, но обычно такая практика используется в отношениях между юридическими лицами (предприятиями и организациями), хотя суть и структура обоих документов по большей части очень похожи и обладают они практически равнозначной юридической силой.

Кто пишет расписку

Формирование расписки всегда происходит от лица человека, который принимает документы – именно его персональные данные указываются в бланке расписки.

Надо ли заверять у нотариуса

Обязанность по удостоверению расписки в получении документов у нотариуса в законодательстве РФ не прописана, поэтому в каждом случае стороны самостоятельно решают, надо ли им это делать.

Мы отметим лишь то, что факт наличия автографа работника нотариальной конторы придает расписке весомое значение, поэтому пренебрегать ею не стоит, особенно если документы передаются не в официальные государственные органы, а на руки гражданину РФ.

Некоторое неудобство здесь представляют лишь временные затраты и дополнительные денежные расходы.

Свидетели. Нужны ли они?

Некоторые люди, при передаче кому-либо своих документов, предусмотрительно заручаются поддержкой свидетелей. Таковыми могут выступать любые незаинтересованные лица (совершеннолетние и дееспособные), информация о которых также вносится в расписку (их ФИО, паспортные данные и адрес прописки).

Своими подписями свидетели подтверждают то, что те или иные бумаги были переданы именно в том количестве и состоянии, которые указаны в расписке.

Таким образом, в определенном роде, свидетели выполняют роль нотариуса.

Как составить и оформить расписку

Если вам понадобилось составить расписку в получении документов, воспользуйтесь приведенными ниже советами и обратите внимание на наш образец.

Общие сведения

Расписка в получении документов формируется в простой письменной форме в произвольном виде на обычном листе бумаги или на фирменном унифицированном бланке (если документы принимаются в государственной или коммерческой организации).

Допускается печатать расписку и на компьютере, но если речь идет о физических лицах, то такой способ оформления не самый лучший, поскольку в случае возникновения разногласий между сторонами провести почерковедческое исследование будет затруднительно.

Содержание расписки на передачу документов

  1. В содержании расписки обязательно должны быть указаны:
    • дата и место ее составления;
    • фамилия-имя-отчество человека, который принимает документы, его паспортные данные, адрес регистрации и места проживания;
    • точно также в расписку вносятся сведения о том, кто отдает бумаги.
  2. Далее вписывается тип передаваемых документов – здесь важно написать не только их наименование, но и номер (если таковой имеется) и прочие идентификационные характеристики – при желании эту часть бланка можно оформить в виде таблицы.
  3. Важно отметить и то, для каких целей передаются документы, в каком количестве и на скольких листах, а также то, когда они должны быть возвращены владельцу.
  4. В завершение расписку следует заверить автографом человека, который берет документы (при этом надо удостовериться в том, что подпись соответствует той, что стоит в его паспорте) и подписями свидетелей, если они присутствовали при передаче документов.

Расписка, как правило, делается в единственном экземпляре и остается на руках у того, кто передавал документы. После того, как бумаги будут возвращены, во избежание дальнейших недоразумений, расписку следует отдать тому, кто ее писал.

В каких случаях требуется оформление этого документа?

Единая система конструкторской документации

ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

Unified system of design documentation. Rules of making modifications

МКС 01.100.01
ОКСТУ 0002

Дата введения 1991-01-01

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по управлению качеством продукции и стандартам

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 26.04.90 N 1031

Изменение N 1 принято Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации по переписке (протокол N 23 от 28 февраля 2006 г.)

За принятие изменения проголосовали национальные органы по стандартизации следующих государств: AZ, AM, BY, KZ, KG, MD, RU, TJ, TM, UZ, UA [коды альфа-2 по МК (ИСО 3166) 004]

Читайте так же:  Гражданство детей при смене гражданства родителей

4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Обозначение НТД, на который дана ссылка

Номер пункта, приложения

2.3, приложение 3

2.6, приложения 1, 2, 3, 5

1.4, приложения 2, 9

Приложения 1, 2, 3

Приложения 1, 2, 3, 5

1.4, 3.2.1, приложения 2, 9

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Под изменением документа понимается любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в этот документ.

1.3. Любое изменение в документе, вызывающее какие-либо изменения в других документах, должно одновременно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы.

1.4. Если изменяемый документ на изделие входит в состав документов других изделий, то должна быть обеспечена возможность внесения изменений в документы всех изделий, указанных в карточках учета документов по ГОСТ 2.501 или в карточке учета применяемости документов по ГОСТ 3.1201. Если хотя бы для одного изделия изменение документа окажется неприемлемым, то на изменяемое изделие должен быть выпущен новый документ с новым обозначением*.
________________
Под изделием в настоящем стандарте понимается любая продукция, изготавливаемая по конструкторской, технологической и программной документации.

Допускается не вносить в документы изделий народно-хозяйственного назначения изменения, связанные с изменением стандартов и технических условий на материалы и изделия, когда в измененном стандарте (технических условиях) сохраняется применяемая марка (сортамент) и условное обозначение материала (изделия), а новая характеристика качества и параметры, определяющие его взаимозаменяемость, соответствуют требованиям данного документа, до переиздания документов (выпуска новых подлинников) или до передачи подлинников другой организации*.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

Видео (кликните для воспроизведения).

1.6. Выпускать ИИ и вносить изменения в подлинники изменяемых документов имеет право только организация — держатель подлинников этих документов.

1.7. Изложенные в извещении указания обязательны для всех подразделений организации, выпустившей извещение, а также организаций, применяющих изменяемую документацию.

1.8. Необходимые исправления документов, вызванные внесением ошибочных изменений по ранее выпущенным ИИ, должны оформляться новыми ИИ.

1.9. При необходимости изменения информации, указанной в графах ИИ (кроме графы «Содержание изменения»), к нему выпускают дополнительное извещение (ДИ) (приложение 4).

1.10. В копии документов, находящихся в производстве, допускается вносить изменения на основании предварительного извещения (ПИ) (приложение 5).

ПИ имеет право выпускать как организация — держатель подлинников, так и организация — держатель учтенных копий или дубликатов в случаях, когда необходимо:

исправить в документе ошибку, которая может вызвать брак изделия;

проверить предлагаемые изменения в производстве;

произвести технологическую подготовку производства.

При обнаружении ошибки допускается немедленно вносить в копии, находящиеся в производстве, необходимые исправления за подписью ответственных лиц с последующим выпуском ПИ или ИИ.

1.11. При необходимости изменения информации, указанной в графах ПИ (кроме графы «Содержание изменения»), к нему выпускают дополнительное извещение (ДПИ) (приложение 6).

1.12. Предложения об изменении (ПР) (приложение 7) рекомендуется оформлять в организации — держателе учтенных копий или дубликатов на формах ИИ и направлять их для дальнейшего оформления организации — держателю подлинников.

На основании ПР не допускается изменять документацию и проводить доработку изделия.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

1.13. Организация — держатель подлинников по всем поступившим от других организаций ПИ и ПР в течение месяца после их получения обязана направить ответ или о принятии предлагаемых изменений, или об их отклонении с указанием конкретных причин отклонения или задержки предлагаемых изменений.

1.14. Порядок согласования изменений с заказчиком (представительством заказчика) изложен в приложении 8.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

1.15. Правила учета ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР изложены в приложении 9.

2. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ

2.1. Изменения в документы вносят рукописным, машинописным или автоматизированным способом.

2.2. Внесение изменений в документы производят:

зачеркиванием;

подчисткой (смывкой);

закрашиванием белым цветом;

введением новых данных;

заменой листов или всего документа;

введением новых дополнительных листов и (или) документов.

исключением отдельных листов документа*.

2.1, 2.2. (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.3. После внесения изменений подлинники должны быть пригодны для микрофильмирования (ГОСТ 13.1.002-2003), а дубликаты и копии соответствовать своему назначению по ГОСТ 2.102*.

2.4. Внесение изменений зачеркиванием размеров, знаков, надписей, отдельных слов и строк производят сплошной тонкой линией с проставлением новой информации в непосредственной близости от зачеркнутого.

При изменении части изображения его обводят сплошной тонкой линией, образующей замкнутый контур, и крестообразно перечеркивают сплошными тонкими линиями. Измененный участок изображения выполняют на свободном поле документа. Новое изображение измененного участка должно быть выполнено в прежнем масштабе без поворота. Обозначают перечеркнутый и вновь изображенный участки так же, как выносные элементы. Над новыми изображениями указывают: «Взамен перечеркнутого».

Если изменяется все изображение (вид, разрез или сечение), то его перечеркивают и выполняют заново. Над вновь выполненным изображением, при необходимости, помещают надпись, например: «Вид слева», «Вид снизу».

Допускается вносить изменения в изображение зачеркиванием изменяемого контура короткими штрихами с нанесением нового контура на этом же изображении*.

2.5. Изменение в копию документа в бумажной форме, выполненного с документа в электронной форме, осуществляют заменой (перевыпуском) всего документа в целом или его отдельных листов (страниц), а также добавлением или исключением отдельных листов.

Допускается вносить изменения в эти документы рукописным или машинописным способом.

Замена (перевыпуск) копий документа в бумажной форме, полученных с электронного документа, осуществляется с периодичностью, устанавливаемой организацией*.

2.6. Изменения, вносимые в подлинники документов в электронной форме, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов (ГОСТ 2.104). При внесении изменений в подлинник электронного документа изменяется версия этого документа.

2.5, 2.6. (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.7. Изменения обозначают порядковыми номерами арабских цифр (1, 2, 3 и т.д.). Один порядковый номер изменения присваивают всем изменениям, которые вносят в документ по одному извещению. Его указывают для всего документа, независимо от того, на скольких листах он выполнен*.

3. ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

3.1. ИИ составляют на один или несколько документов. Одно ИИ составляют на несколько документов при условии одновременного проведения изменений во все изменяемые документы.

Для электронных документов ИИ составляют на каждый документ*.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

[2]

3.2. Каждое ИИ должно иметь обозначение, состоящее из кода организации, выпустившей ИИ, и отделенного точкой порядкового регистрационного номера*.

3.2.1. Код организации разработчика для обозначения ИИ, выпущенного на технологическую документацию, определяется ГОСТ 3.1201.

3.2.2. Порядковый регистрационный номер обозначения ИИ устанавливают в пределах организации.

3.2.3. Допускается к обозначению ИИ добавлять год выпуска ИИ, отделенные знаком тире, например, АБВГ.16-2004; К.137-2004.

Допускается для бумажных документов указывать год двумя последними цифрами.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

3.3. Извещения об изменении при необходимости оформляют в виде комплекта извещений. При этом для всех выпускаемых в комплекте ИИ должен быть одинаков срок внесения изменений.

Читайте так же:  Форма мх-19 ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения, что собой пре

Каждому ИИ в комплекте присваивают один регистрационный номер с добавлением дробного числа, в числителе которого указывают порядковый номер ИИ в комплекте, в знаменателе — общее число ИИ, например, АБВГ.136.2/6; К.281.1/4-2004.

3.4. ИИ выполняют в бумажной и (или) электронной форме.

3.3, 3.4. (Измененная редакция, Изм. N 1).

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 (рекомендуемое). КОММЕНТАРИИ К ПУНКТАМ СТАНДАРТА

а) При нарушении взаимозаменяемости изменяемого изделия с изделиями, изготовленными ранее, изменения в документы последних не вносят, а выпускают новые документы с новыми обозначениями или единичные конструкторские документы преобразуют в групповые по ГОСТ 2.113.

На изделия единичного производства и на опытный образец (опытную партию) допускается не выпускать конструкторские документы с новыми обозначениями, если их применяют не более чем в одном документе, электронные документы в групповые документы не преобразуют.

б) Для программных средств под взаимозаменяемостью следует понимать совместимость с программами и техническими средствами, в среде которых функционировали изменяемые программные средства.

Пункт 1.5.

а) Внесение изменений в копии эксплуатационных и ремонтных конструкторских документов, переданных заказчику или потребителю, производят по ГОСТ 2.603, а в копии программных документов, переданных потребителю, — по ГОСТ 19.603.

б) Изменения, внесенные в подлинник, указывают:

в таблице изменений основной надписи по ГОСТ 2.104 и (или) в ЛР (приложение 3) — для конструкторских документов;

в блоке внесения изменений по ГОСТ 3.1103 — для технологических документов;

в соответствии с ГОСТ 19.603 — для программных документов или в листе регистрации изменений (ЛР) (приложение 3).

В документах, не имеющих ЛР, таблицу изменений (блок внесения изменений) заполняют на листах (листе):

первом (заглавном) нового подлинника, изготовленном в целом взамен старого;

измененных;

выпущенных вместо замененных;

добавленных вновь.

В документах, имеющих ЛР, заполняют ЛР, а таблицу изменений (блок внесения изменений) заполняют только на листах, выпущенных вместо замененных и добавленных вновь, при этом при автоматизированном способе внесения изменений заполняют только ЛР. При замене всех листов подлинника при ручном способе внесения изменений заполняют только ЛР, а при автоматизированном — ЛР и таблицу изменений, при ее наличии, на каждом листе нового подлинника.

в) В таблице изменений конструкторских документов (ГОСТ 2.104) указывают:

в графе «Изм.» — порядковый номер изменения документа.

При замене подлинника новым очередной порядковый номер проставляют, исходя из последнего номера изменения, указанного в замененном подлиннике;

в графе «Лист» на листах, выпущенных вместо замененных, — «Зам.», на листах, добавленных вновь, — «Нов.».

При замене всех листов подлинника:

1) при ручном внесении изменений на первом (заглавном) листе указывают «Все»;

2) при автоматизированном способе внесения изменений таблицу изменений, при ее наличии, заполняют на каждом листе, при этом в графе «Лист» указывают «Зам.».

В остальных случаях графу «Лист» прочеркивают;

в графе «N докум.» — обозначение ИИ, при этом код организации, выпустившей ИИ, допускается не проставлять;

в графе «Подп.» — подпись лица, ответственного за правильность внесения изменения;

в графе «Дата» — дату внесения изменения.

Графы блока внесения изменений технологических документов (ГОСТ 3.1103) заполняют аналогично основной надписи конструкторских документов.

При составлении одного ИИ на несколько документов желательно, чтобы у этих документов были одинаковые внешние абоненты.

Пункт 3.2.

При необходимости обозначение ИИ может состоять из кода организации, отделенного точкой кода (номера) подразделения организации, выпустившей ИИ и отделенного точкой порядкового регистрационного номера, например, АБВГ.42.107; К.05.49. Регистрационные номера допускается присваивать в пределах подразделения организации, выпустившей ИИ.

В случае, если ИИ не рассылают внешним абонентам, то порядок присвоения ему обозначения допускается устанавливать самой организацией, выпустившей ИИ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 (рекомендуемое). ФОРМЫ ИЗВЕЩЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИИ И ЖУРНАЛА ИЗМЕНЕНИЙ И ПРАВИЛА ИХ ЗАПОЛНЕНИЯ

ФОРМЫ ИЗВЕЩЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИИ И ЖУРНАЛА ИЗМЕНЕНИЙ И ПРАВИЛА ИХ ЗАПОЛНЕНИЙ

1. Извещение об изменении

1.1. ИИ выполняют на формах 1 и 1а на листах формата А5, А4, А3 по ГОСТ 2.301 или по ГОСТ 2.004.

ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ
(первый или заглавный лист)

13. Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.

Требования, предъявляемые к оформлению документов

Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа » Утверждено» на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле » бессильными» [4,36].

Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.

Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов [13,34].

Реквизиты, определяющие наименование вида документа

Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.

Дата документа является важнейшим реквизитом, т.к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т.к. создание документа «задним числом”, равно как и издание документа с «опережением”, например, следующим днем, приводит к искажению данных регистрации (т.к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Кроме того, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений.

Государственным стандартом установлены три способа оформления даты. Цифровым способом оформляются даты, содержащиеся в тексте документа; даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации — арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) — дата утверждения; для актов и протоколов — дата события [13,36].

Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации — авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится и как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).

Читайте так же:  Что значит эмиссия ценных бумаг цели процедуры, задачи и условия проведения

Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа. Документ без регистрационного номера (индекса) лишен юридической силы [13,38].

Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).

Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:

утверждение документа руководителем;

[3]

утверждение изданием специального распорядительного документа.

В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения.

Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом: Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек [13,40].

Подпись Подпись — это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.

При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией. Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например: Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов — протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации — автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы «И. О.» или «зам» и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога «за” или сокращения «врио” не допускается.

В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога «за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это лишает документ юридической силы.

Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования.

Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.

Например: В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), наименование организации, дата и номер.

Например: Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек [6,78].

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Видео (кликните для воспроизведения).

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Источники


  1. Суворов, Н. Об юридических лицах по римскому праву / Н. Суворов. — М.: Книга по Требованию, 2011. — 362 c.

  2. Мазарчук, Д. В. Общая теория государства и права. Ответы на экзаменационные вопросы / Д.В. Мазарчук, Н.А. Глыбовская. — М.: ТетраСистемс, 2011. — 144 c.

  3. Пауков, В.С. Лекции по судебной медицине / В.С. Пауков. — М.: Практическая медицина, 2018. — 372 c.
  4. Грот, Н.Я. О нравственной ответственности и юридической вменяемости / Н.Я. Грот. — Москва: ИЛ, 2017. — 144 c.
  5. Марченко, М. Н. Сравнительное правоведение / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2013. — 784 c.
В каких случаях требуется оформление этого документа
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here